Ở nhà máy chế biến thuỷ sản, cửa tiếp nhận nguyên liệu là nơi chuỗi truy xuất phía trước nối vào chuỗi truy xuất bên trong nhà máy. Lô nguyên liệu được nhận với hồ sơ nào, được gán mã lô nội bộ ra sao, và tổng khối lượng thành phẩm có khớp với nguyên liệu đã nhận theo định mức hay không là ba câu hỏi mà mọi đoàn kiểm tra, trong nước lẫn nước nhập khẩu, đều đặt ra.
Bài này viết cho nhân viên chất lượng, thu mua và kho của nhà máy chế biến, cũng như chủ xưởng sơ chế muốn lên quy mô xuất khẩu. Nội dung tập trung vào thủ tục và hồ sơ ở khâu tiếp nhận và cách đối chiếu khối lượng, không đi vào kỹ thuật chế biến hay chương trình quản lý chất lượng nói chung. Yêu cầu cụ thể của từng thị trường và của cơ quan quản lý chất lượng trong nước bạn đối chiếu văn bản hiện hành.
Hồ sơ đầu vào theo loại nguyên liệu
Nhà máy thường quy định trong thủ tục tiếp nhận những giấy bắt buộc cho từng loại nguồn. Bảng dưới là khung tham khảo; thị trường đích và yêu cầu của người mua có thể đòi thêm.
| Loại nguyên liệu | Hồ sơ cần có khi nhận | Hồ sơ cần có trước khi xuất khẩu lô thành phẩm |
|---|---|---|
| Thuỷ sản khai thác | Thông tin tàu, chuyến, số biên nhận bốc dỡ, khối lượng từng loài, chứng từ mua | Giấy xác nhận nguyên liệu; giấy chứng nhận khai thác nếu thị trường yêu cầu |
| Thuỷ sản nuôi | Mã số cơ sở nuôi, mã ao, mã lô thu hoạch, giấy cam kết sử dụng thuốc, phiếu kiểm tra trước thu hoạch | Hồ sơ lô thu hoạch đầy đủ, kết quả kiểm tra tại nhà máy |
| Nhuyễn thể hai mảnh vỏ | Giấy xuất xứ ghi vùng thu hoạch và ngày thu, tình trạng vùng vào ngày thu | Hồ sơ xử lý theo loại vùng: làm sạch, nuôi lưu hoặc xử lý nhiệt |
| Nguyên liệu nhập khẩu | Chứng từ nhập khẩu, giấy nguồn gốc ở nước xuất xứ, kết quả kiểm tra khi nhập | Giấy tờ riêng cho hàng chế biến từ nguyên liệu nhập, theo quy định của thị trường đích |
Nguyên liệu thiếu hồ sơ bắt buộc không nên bị từ chối âm thầm. Ghi vào sổ tiếp nhận lý do từ chối hoặc lý do nhận có điều kiện, chẳng hạn chỉ dùng cho hàng nội địa. Sổ từ chối cũng là bằng chứng cho đoàn kiểm tra thấy thủ tục tiếp nhận được thực hiện thật.
Quy trình ở cửa tiếp nhận
Mỗi nhà máy có thủ tục riêng trong chương trình quản lý chất lượng của mình. Các bước dưới là phần cốt lõi về truy xuất mà thủ tục nào cũng nên có.
- Kiểm hồ sơ trước khi cân: đủ giấy theo loại nguồn chưa, thông tin trên giấy có khớp với người giao, xe chở, ngày giờ không.
- Kiểm cảm quan và nhiệt độ lô hàng, lấy mẫu kiểm nhanh theo kế hoạch của nhà máy. Ghi kết quả lên phiếu tiếp nhận.
- Cân và ghi khối lượng theo từng nguồn trong chuyến. Nếu vựa giao một chuyến gồm nhiều mã nhập, cân và ghi riêng từng phần nếu có thể, hoặc dùng bản kê của vựa.
- Gán mã lô nội bộ cho lô nguyên liệu. Mã này nối với mọi giấy nguồn gốc vừa nhận và sẽ đi theo nguyên liệu qua các công đoạn.
- Chuyển nguyên liệu vào khu chờ hoặc dây chuyền với thẻ mã lô. Không để lô chưa có mã nằm chung với lô đã có mã.
- Cập nhật sổ theo dõi nguồn gốc: với hàng khai thác, khối lượng còn lại của giấy xác nhận; với hàng nuôi, lô thu hoạch nào đã vào nhà máy.
Việc kiểm hồ sơ trước khi cân không phải hình thức. Một lô đã cân, đã đổ đá, đã đưa vào khu chờ mới phát hiện thiếu giấy thì rất khó trả lại, và áp lực "lỡ nhận rồi" thường dẫn tới những quyết định sai.
Mã lô nội bộ theo nguyên liệu qua các công đoạn
Sau tiếp nhận, nguyên liệu đi qua sơ chế, phân cỡ, chế biến, cấp đông, bao gói. Ở mỗi công đoạn, một lô có thể bị chia ra hoặc gộp với lô khác. Mã lô nội bộ phải được ghi lại ở mỗi lần chia, gộp, để từ một thùng thành phẩm có thể lần ra những lô nguyên liệu nào đã góp vào, và ngược lại, từ một lô nguyên liệu có thể lần xuôi ra những thùng thành phẩm nào chứa nó.
Nguyên tắc thực tế là giữ đơn vị lô càng nhỏ càng tốt trong giới hạn sản xuất cho phép. Một ca sản xuất chạy nguyên liệu của một nguồn thì lô thành phẩm của ca đó chỉ gắn với một nguồn. Khi buộc phải gộp nguồn để đủ một mẻ, ghi rõ tỷ lệ và thời điểm gộp. Đừng để sự tiện lợi của sản xuất làm phạm vi một sự cố phình to ra cả ngày, cả tuần sản xuất.
Thùng thành phẩm mang mã lô in hoặc dán theo cách nhà máy quy định và theo yêu cầu của người mua. Mã này là điểm bắt đầu khi nhà nhập khẩu hay cơ quan kiểm tra muốn lần ngược. Hồ sơ nội bộ phải cho phép đi từ mã trên thùng về tới tàu hay ao trong thời gian ngắn, thường được đòi trong vài giờ chứ không phải vài ngày.
Cân bằng khối lượng: con số mà đoàn kiểm tra luôn tính
Cân bằng khối lượng là việc đối chiếu tổng nguyên liệu đã nhận với tổng thành phẩm, phụ phẩm và hao hụt, theo định mức chế biến của từng loại sản phẩm. Nếu nhà máy nhận một lượng tôm nguyên con và làm ra tôm bóc vỏ, phần vỏ, đầu và hao hụt phải giải thích được phần chênh lệch. Thành phẩm nhiều hơn mức nguyên liệu cho phép là dấu hiệu có nguyên liệu không khai báo đi vào dây chuyền.
Với hàng khai thác xuất sang thị trường đòi chứng nhận khai thác, cân bằng khối lượng còn gắn với cơ chế trừ lùi: khối lượng nguyên liệu dùng cho lô thành phẩm, quy đổi theo định mức, phải nằm trong phần còn lại của các giấy xác nhận nguyên liệu. Một định mức ghi quá đẹp, chẳng hạn hao hụt thấp bất thường so với thực tế sản xuất, sẽ bị hỏi.
Nhà máy nên xây định mức từ số liệu thực tế của chính mình, đo định kỳ theo loài, theo cỡ, theo mùa, và lưu biên bản đo. Ví dụ giả định: một nhà máy đo định mức tôm thẻ bóc vỏ chừa đuôi ở ba cỡ khác nhau trong hai mùa, ghi rõ ngày đo, số mẫu, người đo. Khi đoàn kiểm tra hỏi vì sao định mức tháng này khác tháng trước, nhà máy có biên bản để giải thích bằng số liệu thay vì bằng lời.
Kế toán kho và bộ phận chất lượng nên đối chiếu cân bằng khối lượng theo kỳ, hằng tuần hoặc hằng tháng, chứ không chỉ khi có đoàn kiểm tra. Chênh lệch phát hiện sớm thường là lỗi ghi chép có thể sửa; chênh lệch tích tụ cả năm thì rất khó giải trình.
Đánh giá nhà cung cấp để giảm rủi ro ở cửa tiếp nhận
Lập danh sách nhà cung cấp được chấp nhận. Chỉ nhận nguyên liệu từ vựa, hộ nuôi, tàu đã được đánh giá. Nhà cung cấp mới phải qua đánh giá trước khi giao lô đầu tiên.
Đánh giá cả sổ sách, không chỉ điều kiện vệ sinh. Một vựa sạch sẽ nhưng không có sổ nhập xuất theo lô vẫn là rủi ro truy xuất lớn.
Theo dõi lịch sử từng nhà cung cấp. Số lô bị từ chối, số lần thiếu giấy, kết quả kiểm tra. Nhà cung cấp hay thiếu giấy nên bị giảm hạn mức hoặc tạm ngưng.
Đưa yêu cầu truy xuất vào thoả thuận mua bán. Ghi rõ giấy phải giao kèm, trách nhiệm khi thiếu giấy, quyền của nhà máy được kiểm tra sổ sách của vựa.
Hỗ trợ nhà cung cấp nhỏ. Nhiều nhà máy tổ chức hướng dẫn ghi sổ cho vựa và hộ nuôi. Chuỗi đầu vào tốt hơn thì nhà máy đỡ rủi ro hơn.
Lưu hồ sơ tiếp nhận: ai giữ, giữ bao lâu, giữ thế nào
Hồ sơ tiếp nhận gồm phiếu tiếp nhận, giấy nguồn gốc của từng lô, phiếu cân, kết quả kiểm tra tại cửa nhận, sổ theo dõi khối lượng còn lại của giấy xác nhận và sổ từ chối. Nên có một bộ phận chịu trách nhiệm chính, thường là bộ phận chất lượng, và một người dự phòng biết cách tra cứu khi người phụ trách vắng mặt.
Thời gian lưu tối thiểu theo quy định an toàn thực phẩm, theo yêu cầu của thị trường đích và theo thoả thuận với người mua có thể khác nhau. Nguyên tắc thận trọng là giữ hồ sơ ít nhất lâu hơn hạn sử dụng của thành phẩm dài nhất làm từ lô nguyên liệu đó, vì hàng đông lạnh có thể nằm ở kho nước ngoài rất lâu trước khi có khiếu nại.
Lưu dạng giấy hay dạng số đều được, miễn tra cứu nhanh và không bị sửa sau khi đã lập. Nếu dùng phần mềm, cần có nhật ký ai sửa gì, lúc nào, và bản sao lưu định kỳ ở nơi khác. Một hệ thống cho phép xoá hay sửa số liệu mà không để lại dấu vết sẽ làm giảm giá trị của toàn bộ hồ sơ trước mắt đoàn kiểm tra, dù nhà máy không hề có ý gian lận.
Khi đoàn kiểm tra hỏi hồ sơ và khi nào cần tư vấn
Đoàn kiểm tra của cơ quan quản lý chất lượng trong nước hoặc của nước nhập khẩu thường chọn ngẫu nhiên một vài lô thành phẩm và yêu cầu nhà máy lần ngược tới nguồn nguyên liệu, đồng thời kiểm cân bằng khối lượng của một giai đoạn. Nhà máy nên chuẩn bị sẵn một người nắm hồ sơ, một bảng tra cứu từ mã thùng tới mã lô nguyên liệu, và tập hồ sơ nguồn gốc xếp theo mã lô.
Tập lần ngược nội bộ định kỳ là cách tốt nhất để sẵn sàng. Chọn một mã thùng bất kỳ trong kho, bấm giờ, và lần tới ao hoặc tàu. Ghi lại thời gian và những chỗ phải tìm lâu. Chỗ nào chậm là chỗ cần sửa thủ tục.
Nếu lô hàng xuất khẩu bị cảnh báo, bị trả về, hay nhà máy bị nghi dùng nguyên liệu không rõ nguồn, việc giải trình có thể kéo dài và ảnh hưởng tới tư cách xuất khẩu của nhà máy. Lúc đó bạn nên gom đủ hồ sơ tiếp nhận, sổ cân bằng khối lượng, thoả thuận với nhà cung cấp, và hỏi cơ quan quản lý chất lượng ngành nông nghiệp và môi trường về trình tự giải trình trước khi gửi văn bản. Thủ tục cấp giấy cho từng loại hàng có thể xem thêm hồ sơ từng loại giấy phép trên GiayPhep.com.
Câu hỏi thường gặp
Nhà máy có được nhận nguyên liệu thiếu giấy để làm hàng nội địa không?
Có thể, nếu nguyên liệu vẫn đáp ứng an toàn thực phẩm và được tách riêng hoàn toàn khỏi dòng hàng xuất khẩu, ghi rõ trong sổ tiếp nhận. Không được để nguyên liệu này lẫn vào lô xuất khẩu đòi hồ sơ nguồn gốc.
Định mức chế biến do ai quy định?
Nhà máy tự xây định mức từ số liệu sản xuất thực tế và lưu biên bản đo. Cơ quan kiểm tra và người mua sẽ đánh giá định mức đó có hợp lý không. Định mức chênh nhiều so với thực tế ngành sẽ bị hỏi.
Một lô thành phẩm gộp từ nhiều lô nguyên liệu có vi phạm không?
Không vi phạm nếu hồ sơ ghi rõ những lô nguyên liệu nào, mỗi lô bao nhiêu, gộp lúc nào. Gộp mà không ghi mới làm mất truy xuất và mở rộng phạm vi khi có sự cố.
Lần ngược một lô thành phẩm cần nhanh tới mức nào?
Không có con số chung cho mọi trường hợp, nhưng người mua và đoàn kiểm tra thường kỳ vọng nhà máy lần được trong vài giờ. Tập lần ngược định kỳ giúp biết hệ thống của mình mất bao lâu.
Nhà máy có nên kiểm sổ sách của vựa không?
Nên, và nên ghi quyền này vào thoả thuận mua bán. Sổ nhập xuất theo lô của vựa là mắt xích để nhà máy lần từ lô nguyên liệu về tới ao hoặc tàu.
Cân bằng khối lượng lệch thì xử lý thế nào?
Trước hết rà lỗi ghi chép như cân sai, ghi nhầm mã lô, định mức cũ. Nếu không tìm ra nguyên nhân, ghi biên bản và báo cho bộ phận quản lý chất lượng để điều tra, không tự điều chỉnh số cho khớp.