Nhật ký khai thác thuỷ sản là sổ ghi lại từng mẻ lưới của một chuyến biển: thả ở đâu, lúc nào, thu được loài gì, bao nhiêu, có chuyển tải hay không. Thuyền trưởng là người ghi và chịu trách nhiệm về nội dung. Khi tàu cập cảng, nhật ký được nộp cho tổ chức quản lý cảng cá; từ đó mới có giấy biên nhận bốc dỡ, giấy xác nhận nguyên liệu và, nếu lô cá đi xuất khẩu sang thị trường đòi hỏi, giấy chứng nhận thuỷ sản khai thác.
Nhiều chủ tàu coi cuốn sổ này là thủ tục cho có, ghi bù vào đêm cuối trước khi về bờ. Cách làm đó từng trôi qua được, nhưng bây giờ dữ liệu nhật ký được đối chiếu với vị trí của thiết bị giám sát hành trình, với sản lượng cân ở cảng và với khối lượng mà nhà máy khai khi xin chứng nhận. Một con số lệch ở trang đầu có thể làm cả lô cá không đi được đường xuất khẩu, dù cá hoàn toàn được đánh bắt hợp pháp. Bài này viết cho chủ tàu, thuyền trưởng và người thu mua muốn hiểu vì sao trang giấy trên ca bin lại nặng ký như vậy.
Vì sao nhật ký khai thác là gốc của mọi giấy tờ phía sau
Truy xuất thuỷ sản khai thác khác hẳn thuỷ sản nuôi ở một điểm: không có ao, không có vùng nuôi cố định để đến kiểm tra. Bằng chứng duy nhất về việc con cá được bắt ở đâu, bằng nghề gì, vào lúc nào là những gì người trên tàu ghi lại và những gì máy định vị ghi được. Vì thế pháp luật thuỷ sản đặt nghĩa vụ ghi nhật ký lên thuyền trưởng, và các cơ quan phía sau đều dựa vào đó để xác nhận.
Thử hình dung chuỗi giấy của một lô cá ngừ đi châu Âu. Nhà máy cần giấy chứng nhận thuỷ sản khai thác. Để có giấy đó, nhà máy phải có giấy xác nhận nguyên liệu do cảng cá cấp. Cảng chỉ xác nhận được khi đã có biên nhận bốc dỡ, và biên nhận bốc dỡ chỉ lập được khi tàu nộp nhật ký khai thác và số liệu bốc dỡ khớp với nhật ký. Mỗi tầng dựa vào tầng dưới. Nếu tầng dưới cùng sai, mọi tầng trên đều sai theo.
Ngoài chuyện giấy tờ, nhật ký còn là thứ bảo vệ chính chủ tàu. Khi có tranh chấp về vùng biển, khi tàu bị nghi xâm phạm vùng cấm hay khai thác vượt hạn ngạch theo giấy phép, một cuốn nhật ký ghi đúng, khớp với dữ liệu hành trình, là bằng chứng mạnh nhất để chứng minh tàu làm đúng. Ngược lại, nhật ký ghi bù, ghi đại khái thì đến lúc cần lại không giúp được gì.
Nội dung thường phải có trong nhật ký một chuyến biển
Mẫu nhật ký do cơ quan quản lý thuỷ sản ban hành và có thể được điều chỉnh theo từng giai đoạn, nên bạn dùng đúng mẫu mà cảng cá hoặc cơ quan thuỷ sản tỉnh đang phát. Bảng dưới gom các nhóm thông tin mà mẫu nào cũng có, để bạn hiểu ý nghĩa từng phần.
| Nhóm thông tin | Ghi gì | Dùng để đối chiếu với |
|---|---|---|
| Thông tin tàu và chuyến | Số đăng ký tàu, tên thuyền trưởng, nghề khai thác, số giấy phép khai thác, cảng đi, ngày giờ xuất bến | Giấy phép khai thác, sổ đăng ký tàu, dữ liệu xuất bến của cảng hoặc trạm kiểm soát |
| Từng mẻ lưới hoặc mẻ câu | Thời điểm thả và thu, vị trí bằng toạ độ, sản lượng ước theo loài chính | Dữ liệu thiết bị giám sát hành trình, vùng được phép khai thác |
| Loài nguy cấp, quý hiếm bắt gặp | Loài gì, số lượng, đã thả lại hay chưa và tình trạng khi thả | Danh mục loài cấm khai thác, yêu cầu của thị trường nhập khẩu |
| Chuyển tải trên biển | Nhận hoặc chuyển cho tàu nào, thời điểm, vị trí, khối lượng theo loài | Nhật ký thu mua chuyển tải của tàu dịch vụ hậu cần |
| Tổng sản lượng chuyến | Tổng theo loài khi kết thúc chuyến | Khối lượng cân tại cảng khi bốc dỡ |
Tàu có chiều dài nhỏ hơn một ngưỡng nhất định thì thường được ghi theo mẫu báo cáo khai thác đơn giản hơn thay cho nhật ký đầy đủ. Ngưỡng chiều dài và loại mẫu áp dụng cho từng cỡ tàu do văn bản hướng dẫn quy định và đã được sửa vài lần, nên bạn hỏi lại cơ quan thuỷ sản thuộc Sở Nông nghiệp và Môi trường nơi tàu đăng ký để biết tàu mình thuộc nhóm nào.
Ghi nhật ký đúng cách trong một chuyến biển
Cách ghi dưới đây không phải mẫu bắt buộc mà là thói quen giúp nhật ký khớp với các dữ liệu khác. Thuyền trưởng nào cũng làm được, kể cả trên tàu nhỏ ít người.
- Trước khi xuất bến, kiểm cuốn nhật ký còn đủ trang, đúng mẫu đang dùng, ghi sẵn phần thông tin tàu, giấy phép và ngày giờ rời cảng. Đừng để tới giữa biển mới phát hiện mang theo sổ cũ hết trang.
- Ghi mỗi mẻ ngay sau khi thu lưới, khi con số còn trong đầu. Toạ độ thả và thu lấy từ máy định vị trên tàu, không ước bằng trí nhớ.
- Sản lượng mỗi mẻ ghi theo loài chính và ghi ước tính trung thực. Pháp luật chấp nhận sai số giữa sản lượng ước trên biển và sản lượng cân ở cảng trong một biên độ nhất định; vượt quá biên độ đó là lý do để cảng yêu cầu giải trình.
- Gặp loài nguy cấp, quý hiếm mắc lưới thì ghi lại và thả về biển nếu còn sống. Việc ghi này không làm bạn bị phạt; giấu đi mới là rủi ro.
- Có chuyển tải thì ghi đầy đủ tàu nhận hoặc tàu chuyển, và cả hai bên phải ghi khớp nhau. Đây là chỗ hay lệch nhất trong cả chuỗi.
- Trước khi cập cảng, cộng tổng sản lượng theo loài, kiểm lại từng trang, ký tên thuyền trưởng. Nộp nhật ký hoặc gửi dữ liệu nhật ký điện tử theo hướng dẫn của cảng cá nơi cập.
Một mẹo đơn giản mà nhiều thuyền trưởng lâu năm vẫn làm: chụp ảnh từng trang nhật ký bằng điện thoại sau mỗi ngày. Nếu sổ ướt, rách hoặc thất lạc khi về bờ, bạn còn bản ảnh để giải trình với cảng thay vì phải ghi lại toàn bộ theo trí nhớ.
Nhật ký giấy và nhật ký điện tử
Trong vài năm gần đây, ngành thuỷ sản đẩy mạnh việc ghi nhật ký và truy xuất thuỷ sản khai thác bằng phần mềm. Thuyền trưởng ghi trên điện thoại hoặc thiết bị trên tàu; dữ liệu được gửi về hệ thống chung, cảng cá và cơ quan thuỷ sản nhìn thấy ngay, không phải nhập lại từ giấy. Hệ thống này được triển khai dần theo từng tỉnh và từng cảng, nên tình trạng ở mỗi nơi khác nhau: có cảng đã bắt buộc dùng bản điện tử, có cảng vẫn nhận song song cả giấy lẫn điện tử.
Với chủ tàu, lợi ích lớn nhất của nhật ký điện tử là không phải chép đi chép lại và giảm lỗi cộng sai. Toạ độ có thể được lấy trực tiếp từ thiết bị, thời gian được ghi tự động. Bất lợi là phải có điện thoại, phải có tài khoản, phải biết thao tác, và vùng biển xa không có sóng thì dữ liệu chỉ gửi đi được khi về gần bờ. Người lớn tuổi trên tàu thường lúng túng ở những bước đầu.
Dù dùng loại nào, nguyên tắc vẫn như nhau: ghi đúng lúc, ghi trung thực, khớp với hành trình. Nhật ký điện tử không tự làm cho số liệu đúng hơn nếu người ghi vẫn ghi bù cuối chuyến. Nếu cảng của bạn đang chuyển sang bản điện tử, hãy xin hướng dẫn trực tiếp từ cán bộ cảng hoặc tổ chức hội nghề cá địa phương, và tập ghi thử trên bờ trước một chuyến để tránh luống cuống giữa biển.
Những lỗi làm hồ sơ lô cá bị trả lại
Toạ độ mẻ lưới nằm ngoài vùng được phép. Có khi do ghi nhầm một chữ số, có khi do tàu thực sự đi lệch. Nếu là ghi nhầm, bạn cần giải trình kèm dữ liệu hành trình để chứng minh. Nếu tàu thực sự vào vùng cấm, đó không còn là chuyện giấy tờ mà là vi phạm.
Thời gian các mẻ chồng lên nhau hoặc vô lý. Thả mẻ sau trước khi thu mẻ trước, hoặc một ngày ghi số mẻ mà nghề đó không thể làm kịp. Lỗi này thường lộ ra khi ghi bù cuối chuyến.
Sản lượng ước chênh quá nhiều so với cân ở cảng. Ghi quá thấp để "cho an toàn" cũng là lỗi, vì khi cân lên nhiều hơn hẳn, cảng sẽ hỏi phần dư từ đâu ra, có phải nhận chuyển tải không ghi hay không.
Chuyển tải không khớp giữa hai tàu. Tàu chuyển ghi một số, tàu nhận ghi số khác, hoặc chỉ một bên ghi. Khi lô hàng gom từ tàu dịch vụ hậu cần, cảng sẽ đối chiếu cả hai cuốn nhật ký.
Thiếu trang, tẩy xoá, viết đè. Sửa nhầm thì gạch một nét, ghi lại bên cạnh và ký, không dùng bút xoá. Trang bị xé là dấu hiệu khiến người kiểm tra nghi ngờ cả cuốn.
Nhật ký đúng nhưng thiết bị giám sát hành trình mất tín hiệu nhiều ngày. Lúc đó nhật ký không còn gì để đối chiếu. Đây là lý do việc giữ thiết bị hoạt động liên tục và báo vị trí khi mất kết nối quan trọng ngang với việc ghi sổ.
Người thu mua và nhà máy nên kiểm gì từ nhật ký
Nếu bạn là chủ vựa hoặc cán bộ thu mua của nhà máy, nhật ký khai thác không phải chuyện của riêng tàu. Lô cá bạn nhận sẽ mang theo mọi lỗi của nhật ký, và đến khi xin giấy xác nhận nguyên liệu hay giấy chứng nhận khai thác, chính bạn là người bị trả hồ sơ. Vì vậy nhiều nhà máy đã yêu cầu tàu bạn hàng nộp bản sao hoặc cho xem nhật ký trước khi nhận hàng.
Ba điều nên kiểm ngay ở bến: tàu có số đăng ký và giấy phép khai thác còn hạn không; chuyến biển có biên nhận bốc dỡ của cảng không; khối lượng từng loài bạn mua cộng với những gì tàu đã bán cho người khác có vượt tổng sản lượng ghi trong nhật ký không. Điểm cuối cùng rất quan trọng, vì cơ chế xác nhận nguyên liệu tính theo kiểu trừ lùi: sản lượng của một chuyến chỉ được xác nhận một lần, ai xin trước dùng trước.
Đừng nhận hàng từ tàu không có nhật ký hoặc không qua cảng với lời hứa "giấy tờ bổ sung sau". Trong chuỗi xuất khẩu, giấy tờ không thể bổ sung sau một cách hợp pháp nếu ngay từ đầu không có. Nếu đã lỡ nhận, hãy tách riêng lô đó, bán vào kênh không đòi chứng nhận khai thác và ghi rõ trong sổ, thay vì tìm cách trộn vào lô đi xuất khẩu.
Khi nào cần hỏi cơ quan thuỷ sản hoặc luật sư
Phần lớn thắc mắc về mẫu nhật ký, cách ghi và cách nộp được cán bộ cảng cá hoặc cơ quan thuỷ sản cấp tỉnh trả lời trực tiếp, không mất phí. Bạn nên hỏi họ trước khi tự suy diễn theo lời truyền miệng ở bến, vì quy định về cỡ tàu phải ghi nhật ký, mẫu sổ và cách nộp đã thay đổi vài lần trong những năm gần đây.
Tình huống khác hẳn khi tàu bị lập biên bản vì nghi vi phạm vùng khai thác, khi nhật ký bị coi là ghi sai sự thật, hoặc khi tàu bị đề nghị thu hồi giấy phép khai thác. Lúc đó số tiền và quyền lợi có thể rất lớn, và cách giải trình ngay từ đầu ảnh hưởng tới kết quả. Bạn nên chuẩn bị đủ nhật ký, ảnh chụp các trang, dữ liệu hành trình, rồi hỏi cơ quan thuỷ sản tỉnh về trình tự giải trình và nhờ người làm nghề lâu năm ở cảng đọc lại hồ sơ trước khi ký các biên bản.
Một lưu ý cuối: không có cách hợp pháp nào để sửa nhật ký sau khi đã nộp cho khớp với hàng. Mọi lời mời "làm lại sổ cho đẹp" đều đẩy bạn từ chỗ sai sót hành chính sang chỗ làm sai lệch hồ sơ, nặng hơn nhiều.
Câu hỏi thường gặp
Tàu nhỏ đi biển trong ngày có phải ghi nhật ký khai thác không?
Tàu nhỏ dưới một ngưỡng chiều dài thường ghi theo mẫu báo cáo khai thác đơn giản hơn thay cho nhật ký đầy đủ. Ngưỡng cụ thể và mẫu áp dụng bạn hỏi cơ quan thuỷ sản thuộc Sở Nông nghiệp và Môi trường nơi tàu đăng ký, vì quy định đã được sửa vài lần.
Ai chịu trách nhiệm nếu nhật ký ghi sai?
Thuyền trưởng là người ghi và ký nên chịu trách nhiệm trực tiếp về nội dung. Chủ tàu chịu trách nhiệm bảo đảm tàu có sổ, có thiết bị và thuyền trưởng biết cách ghi. Hai người nên thống nhất cách làm trước mỗi chuyến.
Sản lượng ước trên biển chênh với cân ở cảng thì có sao không?
Chênh lệch trong một biên độ cho phép là bình thường vì trên biển chỉ ước được. Vượt biên độ thì cảng yêu cầu giải trình. Ghi trung thực, không cố ghi thấp hay ghi cao, là cách an toàn nhất.
Có thể dùng nhật ký điện tử thay cho sổ giấy không?
Được, ở những nơi hệ thống điện tử đã triển khai và cảng chấp nhận. Mỗi tỉnh, mỗi cảng đang ở giai đoạn khác nhau, nên bạn hỏi cảng cá nơi thường cập để biết họ nhận dạng nào và cần đăng ký tài khoản ra sao.
Mất cuốn nhật ký trên đường về thì làm gì?
Báo ngay cho cảng cá khi cập bến, trình bày sự việc và đưa ra mọi dữ liệu còn lại như ảnh chụp các trang, dữ liệu hành trình, ghi chép phụ. Không tự viết lại một cuốn mới rồi nộp như bản gốc.
Người mua cá có quyền đòi xem nhật ký khai thác không?
Pháp luật không buộc chủ tàu đưa nhật ký cho mọi người mua, nhưng nhà máy xuất khẩu thường đặt điều kiện này trong thoả thuận mua bán vì họ cần dữ liệu để xin giấy xác nhận nguyên liệu. Hai bên nên ghi rõ việc này khi bắt đầu làm ăn.