Truy xuất chuỗi dệt may, giày da là khả năng chứng minh một đơn hàng thành phẩm được làm từ vải nào, vải dệt từ sợi nào, sợi từ xơ bông hay xơ tổng hợp mua ở đâu, và với giày là da thuộc từ xưởng nào, da sống từ nguồn nào. Nhiều nhãn hàng quốc tế và nhà nhập khẩu ở Mỹ, châu Âu đã đưa yêu cầu này vào hợp đồng, kéo theo nghĩa vụ chứng từ cho cả những xưởng may vừa và nhỏ ở Việt Nam.
Đây là loại hàng gia công có nhiều tầng nhà cung cấp nhất trong hàng tiêu dùng: một chiếc áo có thể đi qua trồng bông, kéo sợi, dệt, nhuộm, in, cắt may, hoàn thiện, mỗi tầng ở một nước. Bài này viết cho xưởng may, xưởng giày, doanh nghiệp xuất khẩu và bộ phận tuân thủ của họ, theo góc hồ sơ và trách nhiệm. Quy định của các thị trường thay đổi nhanh và có lộ trình áp dụng riêng, nên phần nhắc tới luật nước ngoài chỉ ở mức nguyên lý; trước mỗi đơn hàng hãy kiểm yêu cầu hiện hành của khách và của nước nhập khẩu.
Vì sao khách hỏi tới tận tầng sợi và tầng da
Trước đây, khách mua chủ yếu đánh giá xưởng may: điều kiện lao động, an toàn nhà xưởng, chất lượng. Vài năm gần đây, trọng tâm chuyển xuống các tầng sâu hơn, vì những rủi ro lớn nhất về lao động cưỡng bức, phá rừng hay hoá chất độc hại thường nằm ở nơi trồng bông, kéo sợi, thuộc da, xa tầm nhìn của nhãn hàng.
Một số thị trường đã biến mối quan tâm này thành quy định. Hoa Kỳ có luật cho phép giữ hàng tại cửa khẩu nếu có nghi vấn hàng hoá hoặc nguyên liệu liên quan đến lao động cưỡng bức, và từ năm 2022 áp dụng thêm cơ chế suy đoán với hàng có nguyên liệu từ một số khu vực bị nước này đánh giá rủi ro cao; nhà nhập khẩu muốn thông quan phải nộp hồ sơ truy xuất chuỗi cung ứng tới tận nguyên liệu. Liên minh châu Âu đã thông qua quy định cấm đưa ra thị trường sản phẩm làm bằng lao động cưỡng bức, áp dụng sau một thời gian chuyển tiếp, và đang triển khai lộ trình hộ chiếu số cho sản phẩm, trong đó dệt may thuộc nhóm được nhắc tới sớm.
Hệ quả cho xưởng Việt Nam rất cụ thể: hợp đồng với nhãn hàng có phụ lục yêu cầu khai báo nhà cung cấp các tầng, nộp chứng từ mua sợi, mua vải theo đơn hàng, chấp nhận kiểm tra đột xuất, có khi gửi mẫu để phân tích nguồn gốc xơ bông bằng phương pháp phòng thí nghiệm. Đơn hàng không đáp ứng có thể bị huỷ, hàng đã giao có thể bị giữ ở cảng nước nhập khẩu.
Các tầng của chuỗi và chứng từ ở mỗi tầng
Bảng dưới gom các tầng điển hình của áo quần và giày. Không phải đơn hàng nào cũng đòi đủ mọi tầng, nhưng biết trước chứng từ cần có ở tầng nào giúp bạn chọn nhà cung cấp đúng ngay từ đầu.
| Tầng | Ai làm | Chứng từ truy xuất nên có |
|---|---|---|
| Cắt may, hoàn thiện | Xưởng của bạn và xưởng vệ tinh | Lệnh sản xuất, phiếu nhận vải và phụ liệu theo lô, báo cáo sản lượng, phiếu giao hàng |
| Vải (dệt, nhuộm, in) | Nhà máy vải trong nước hoặc nhập khẩu | Hoá đơn, phiếu đóng gói ghi số cây vải và lô nhuộm, chứng từ nhập khẩu nếu có, khai báo nguồn sợi |
| Sợi | Nhà máy kéo sợi | Hoá đơn bán sợi cho nhà máy vải, khai báo nguồn xơ theo lô |
| Xơ bông, xơ tổng hợp | Nhà cung cấp bông, nhà máy xơ | Chứng từ mua bán, xuất xứ, chứng nhận chương trình bông bền vững nếu tham gia |
| Da thuộc (giày, túi) | Xưởng thuộc da | Hoá đơn theo lô da, khai báo nguồn da sống và nước xuất xứ |
| Phụ liệu (khoá, chỉ, nhãn, đế, keo) | Nhiều nhà cung cấp nhỏ | Hoá đơn theo đơn hàng; với chất liệu có yêu cầu hoá chất thì kèm kết quả thử nghiệm |
Tầng càng sâu, xưởng may càng ít quyền yêu cầu trực tiếp. Cách thực tế là đưa yêu cầu khai báo vào hợp đồng mua vải, và để nhà máy vải đưa yêu cầu tương tự xuống nhà máy sợi. Chuỗi chứng từ được nối bằng hợp đồng nối tiếp nhau, không phải bằng một hệ thống chung.
Bộ hồ sơ truy xuất của một đơn hàng
Khi khách yêu cầu truy xuất cho một đơn hàng cụ thể, bộ hồ sơ thường được tổ chức quanh số đơn hàng (PO), gồm:
- Thông tin đơn hàng: mã hàng, số lượng, ngày giao, nước nhập khẩu.
- Danh sách nhà cung cấp mọi tầng đã dùng cho đơn hàng, với tên, địa chỉ cơ sở sản xuất thực tế, không chỉ công ty thương mại.
- Chứng từ mua vải, phụ liệu gắn với đơn hàng: hoá đơn, phiếu đóng gói, số cây vải, lô nhuộm.
- Khai báo nguồn sợi và nguồn xơ do nhà máy vải và nhà máy sợi cung cấp, theo lô.
- Báo cáo cân đối nguyên liệu: lượng vải nhập, lượng vải sử dụng theo định mức, phế liệu, tồn.
- Hồ sơ gia công lại nếu có xưởng vệ tinh: hợp đồng, phiếu giao nhận bán thành phẩm, sản lượng.
- Chứng từ xuất khẩu: tờ khai, vận đơn, chứng nhận xuất xứ.
Khó nhất trong danh sách là dòng thứ tư. Xưởng nên chuẩn bị trước bằng cách hỏi nhà cung cấp vải ngay từ lúc báo giá: họ có cung cấp được khai báo nguồn sợi theo lô không. Nhà cung cấp trả lời mập mờ ở bước này thường sẽ không đáp ứng được khi đơn hàng đã chạy.
Cân đối nguyên liệu: chứng minh vải vào khớp với hàng ra
Một bộ chứng từ mua vải đẹp chưa đủ. Người kiểm tra sẽ hỏi: xưởng mua bao nhiêu mét vải từ nguồn đã khai, may được bao nhiêu sản phẩm, định mức mỗi sản phẩm là bao nhiêu, và con số có khớp không. Nếu xưởng xuất ra lượng hàng cần nhiều vải hơn lượng vải từ nguồn đã khai, câu hỏi tiếp theo là phần chênh lệch lấy từ đâu.
Báo cáo cân đối nguyên liệu trả lời câu hỏi đó. Nó dựa trên định mức kỹ thuật của từng mã hàng (mét vải mỗi sản phẩm, tính cả hao hụt cắt), sổ kho vải theo cây và lô, và báo cáo sản lượng theo ngày. Với doanh nghiệp làm hàng gia công xuất khẩu, khái niệm định mức và báo cáo quyết toán nguyên liệu đã quen thuộc từ thủ tục hải quan; dữ liệu đó dùng lại được cho truy xuất, miễn là được ghi theo đơn hàng chứ không chỉ theo tổng.
Điểm dễ vỡ là vải tồn dùng chung giữa các đơn hàng. Một cây vải mua cho đơn hàng A, dư ra và được dùng cho đơn hàng B của khách khác, có thể làm hồ sơ của B lẫn nguồn không được khách B chấp thuận. Quy tắc nên có: vải mua cho đơn nào gắn mã đơn đó; dùng sang đơn khác phải có phiếu chuyển và kiểm nguồn có phù hợp yêu cầu của khách mới không.
Xưởng vệ tinh: chỗ chuỗi hay đứt nhất
Vì sao rủi ro. Khi xưởng chính quá tải, một phần công đoạn hoặc cả đơn hàng được giao cho xưởng nhỏ ở địa phương lân cận. Nhiều nhãn hàng coi việc giao lại mà không khai báo là vi phạm hợp đồng nghiêm trọng, vì họ không đánh giá được điều kiện lao động ở xưởng đó.
Khai báo trước. Mọi xưởng vệ tinh phải có trong danh sách nhà cung cấp đã được khách chấp thuận trước khi nhận việc. Xưởng chính nên giữ danh sách cập nhật kèm địa chỉ, quy mô, công đoạn được giao.
Giao nhận có chứng từ. Bán thành phẩm giao đi và nhận về có phiếu ghi mã hàng, số lượng, lô vải; sản lượng nhận về đối chiếu được với lượng giao đi trừ hao hụt.
Điều kiện lao động. Hợp đồng với xưởng vệ tinh nên có cam kết về điều kiện lao động, không dùng lao động trẻ em, không giữ giấy tờ tuỳ thân của người lao động, và quyền kiểm tra của xưởng chính hoặc khách hàng.
Không giao tiếp tầng nữa. Xưởng vệ tinh tự giao lại cho hộ gia công khác là tầng mờ thứ hai; nên cấm trong hợp đồng hoặc yêu cầu khai báo tương tự.
Dựng truy xuất cho một xưởng may vừa
Với xưởng chưa có hệ thống, có thể đi theo thứ tự này trong vài tháng:
- Lập bản đồ nhà cung cấp: liệt kê mọi nhà cung cấp vải, phụ liệu, xưởng vệ tinh đã dùng trong năm, phân theo tầng.
- Gửi bảng hỏi cho nhà cung cấp vải về khả năng khai báo nguồn sợi theo lô; xếp loại nhà cung cấp theo mức đáp ứng.
- Chuẩn hoá mã: mỗi cây vải nhập kho có mã gắn với lô của nhà cung cấp và đơn hàng của bạn.
- Ghi xuất vải cho tổ cắt theo mã cây, theo đơn hàng; báo cáo sản lượng theo đơn hàng.
- Lập mẫu báo cáo cân đối nguyên liệu theo đơn hàng, chạy thử với một đơn đã giao.
- Viết quy trình giao việc cho xưởng vệ tinh, đưa danh sách đã duyệt vào hệ thống mua hàng.
- Diễn tập: chọn một sản phẩm đã giao, truy ngược tới lô vải, lô sợi, và xem mất bao lâu, đứt ở tầng nào.
Ở mỗi bước, mục tiêu không phải làm đẹp hồ sơ mà là có dữ liệu thật. Một hồ sơ có lỗ hổng được khai trung thực thường được khách chấp nhận hơn một hồ sơ hoàn hảo nhưng không chịu được câu hỏi thứ hai.
Giới hạn và rủi ro: những việc không nên làm
Không khai báo nguồn mà mình không kiểm được. Khi nhà cung cấp vải không cho biết nguồn sợi, hãy ghi đúng là "chưa xác định" và trao đổi với khách, thay vì điền một nguồn trông an toàn. Khai sai trong hồ sơ nộp cho nhà nhập khẩu nước ngoài có thể dẫn tới hàng bị giữ, hợp đồng bị chấm dứt và trách nhiệm bồi thường.
Không mượn chứng từ của đơn hàng khác hay của doanh nghiệp khác để ghép vào hồ sơ. Không ghi nguồn gốc hay xuất xứ khác với thực tế để hưởng ưu đãi hoặc để né một quy định của nước nhập khẩu; hành vi đó vừa vi phạm pháp luật Việt Nam về xuất xứ hàng hoá, vừa vi phạm pháp luật nước nhập khẩu.
Truy xuất chuỗi cũng có giới hạn tự nhiên. Bông và xơ được trộn ở nhà máy sợi; một cuộn sợi có thể chứa xơ từ nhiều nguồn. Các chương trình bông bền vững vì thế dùng nhiều mô hình khác nhau, từ tách riêng hoàn toàn tới cân đối khối lượng. Khi khách đòi một mức truy xuất mà chuỗi hiện tại không đáp ứng được, câu trả lời đúng là đổi nguồn hoặc thương lượng lại yêu cầu, không phải hứa cho xong. Nếu đơn hàng bị giữ ở nước ngoài và phát sinh tranh chấp với khách, bạn nên hỏi luật sư hoặc người có chuyên môn về thương mại quốc tế trước khi trả lời bằng văn bản.
Câu hỏi thường gặp
Xưởng may nhỏ chỉ làm hàng nội địa có cần truy xuất tới tầng sợi không?
Hiện chưa có yêu cầu chung như vậy với hàng nội địa. Nhưng nếu bạn có ý định nhận đơn xuất khẩu, hoặc làm gia công cho xưởng lớn đang xuất khẩu, việc ghi chép vải theo lô và theo đơn hàng nên bắt đầu từ bây giờ để không bị loại khỏi chuỗi.
Nhà cung cấp vải không chịu khai báo nguồn sợi thì làm sao?
Hỏi lý do: có thể họ mua sợi qua thương mại trung gian và chính họ không biết. Bạn có thể đề nghị họ yêu cầu bên bán sợi khai báo, hoặc cân nhắc chuyển sang nhà cung cấp có khả năng truy xuất cho các đơn hàng có yêu cầu.
Chứng nhận bền vững của vải có thay được hồ sơ truy xuất không?
Chứng nhận giúp nhiều nhưng không tự động thay thế. Khách vẫn có thể yêu cầu chứng từ giao dịch theo lô để nối chứng nhận với đúng đơn hàng. Hãy kiểm chứng nhận còn hiệu lực và phạm vi có bao gồm sản phẩm bạn mua không.
Giày da cần truy xuất tới nguồn da sống không?
Ngày càng nhiều khách yêu cầu, liên quan cả lao động lẫn chống phá rừng ở khu chăn nuôi. Xưởng giày nên hỏi xưởng thuộc da về khả năng khai báo nước xuất xứ và nguồn da sống theo lô, và giữ chứng từ mua da theo đơn hàng.
Báo cáo cân đối nguyên liệu khác gì báo cáo quyết toán hải quan?
Cùng dựa trên định mức và sổ kho, nhưng mục đích khác: quyết toán phục vụ quản lý hải quan với hàng gia công, sản xuất xuất khẩu; cân đối cho truy xuất phải theo từng đơn hàng và từng nguồn nguyên liệu để chứng minh với khách. Dữ liệu gốc nên dùng chung để hai báo cáo không vênh.
Hộ chiếu số sản phẩm là gì và đã bắt buộc chưa?
Đó là bộ dữ liệu điện tử về sản phẩm, gồm nguồn gốc, chất liệu, khả năng sửa chữa, tái chế, gắn với mã trên sản phẩm, đang được EU triển khai theo lộ trình từng nhóm hàng. Thời điểm bắt buộc với dệt may phải tra lịch hiện hành của EU tại thời điểm làm hàng.