Khi nhà cung cấp báo một lô nguyên liệu, phụ gia hoặc bao bì có vấn đề, xưởng phải làm ba việc: xác định chính xác những mẻ thành phẩm nào đã dùng lô đó, quyết định phạm vi giữ hàng hay thu hồi theo từng tầng của chuỗi, và báo tiếp cho khách hàng của mình nếu hàng đã đi. Đây là chiều "lần xuôi", ngược với tình huống thường gặp là khách phản ánh rồi lần ngược về nguồn.
Tình huống này khó ở chỗ thành phẩm của bạn có thể hoàn toàn bình thường khi nhìn bằng mắt, không ai phàn nàn, nhưng nguy cơ có thật. Bài viết cho xưởng chế biến thực phẩm nhỏ và vừa, cơ sở sản xuất gia vị, nước chấm, bánh kẹo, đồ uống, và cả đơn vị dùng bao bì tiếp xúc trực tiếp với thực phẩm. Ví dụ trong bài là ví dụ giả định về một xưởng làm tương ớt.
Tin báo từ nhà cung cấp: đọc cho kỹ trước khi làm
Thông báo từ nhà cung cấp có thể là văn bản thu hồi chính thức, một thư điện tử ngắn hoặc một cuộc gọi. Dù hình thức nào, hãy đề nghị họ gửi bằng văn bản với các thông tin: tên nguyên liệu, mã lô bị ảnh hưởng, ngày sản xuất, vấn đề cụ thể là gì, căn cứ phát hiện, mức độ nguy cơ theo đánh giá của họ, và đề nghị của họ với khách hàng. Văn bản này là căn cứ cho mọi quyết định tiếp theo của bạn và cho việc đòi bồi hoàn sau này.
Ví dụ giả định: một xưởng tương ớt ở Đồng Tháp nhận tin từ đơn vị cung cấp ớt bột rằng hai lô ớt bột giao tháng trước có kết quả kiểm vượt giới hạn một loại độc tố nấm mốc. Xưởng dùng ớt bột cho ba dòng sản phẩm, mỗi ngày sản xuất vài mẻ, và đã giao hàng cho đại lý ở nhiều tỉnh. Câu hỏi đầu tiên không phải là "thu hồi hết hay không", mà là "chính xác những mẻ nào đã dùng hai lô đó".
Đừng tự đánh giá thấp nguy cơ chỉ vì nguyên liệu bị lỗi chiếm tỷ lệ nhỏ trong công thức. Một số mối nguy như độc tố, chất gây dị ứng, dị vật không bị pha loãng tới mức an toàn chỉ vì trộn với nguyên liệu khác. Nếu chưa rõ, hãy hỏi ý kiến chuyên môn hoặc cơ quan quản lý ngành trước khi quyết định không làm gì.
Lần xuôi từ lô nguyên liệu sang thành phẩm
Phần này chỉ làm nhanh được nếu xưởng có sổ ghi nguyên liệu dùng cho từng mẻ. Trình tự dưới đây đi từ kho nguyên liệu tới khách hàng.
- Khoá phần nguyên liệu còn lại. Tách riêng các bao, thùng thuộc lô bị báo, ghi trạng thái tạm giữ, ngừng dùng ngay.
- Tính lượng đã dùng. Lấy lượng nhập trừ lượng còn lại; con số này phải khớp với tổng lượng ghi trong các phiếu sản xuất đã dùng lô đó.
- Liệt kê các mẻ đã dùng. Tra sổ sản xuất hoặc phiếu cấp phát nguyên liệu theo mẻ; ghi mã lô thành phẩm tương ứng.
- Xét bán thành phẩm và hàng làm lại. Nếu có bán thành phẩm hoặc phần hàng lỗi được đưa vào mẻ sau, phạm vi lan sang các mẻ đó.
- Phân loại thành phẩm theo trạng thái. Còn trong kho, đang trên đường giao, đã tới đại lý, đã tới điểm bán lẻ.
- Lập bảng cân bằng khối lượng. Lượng nguyên liệu đã dùng phải giải thích được bằng các mẻ đã liệt kê, cộng hao hụt có ghi nhận.
Nếu bảng cân bằng không khớp, ví dụ lượng ớt bột đã dùng nhiều hơn tổng các mẻ ghi trong sổ, nghĩa là có mẻ không được ghi đầy đủ. Khi không xác định được mẻ nào, phạm vi phải mở rộng theo khoảng thời gian dùng lô nguyên liệu đó.
Hàng làm lại và bán thành phẩm: chỗ phạm vi bị lan
Hàng làm lại trộn vào mẻ sau. Nhiều xưởng có thói quen đưa phần hàng lỗi nhẹ, phần thừa cuối mẻ vào mẻ kế tiếp. Nếu mẻ đầu dùng nguyên liệu bị lỗi, thì mẻ sau cũng bị liên đới dù không trực tiếp dùng lô nguyên liệu đó. Sổ sản xuất cần ghi rõ việc đưa hàng làm lại vào mẻ nào.
Bán thành phẩm dùng cho nhiều dòng sản phẩm. Ví dụ giả định: xưởng nấu một mẻ ớt xay làm nền, rồi dùng cho cả tương ớt, sa tế và nước chấm. Một lô ớt bột bị lỗi trong mẻ nền thì cả ba dòng đều vào diện xem xét.
Dụng cụ, đường ống dùng chung. Với mối nguy như chất gây dị ứng, phần còn sót trong máy, đường ống có thể sang mẻ sau nếu vệ sinh giữa mẻ không đạt. Nhật ký vệ sinh giữa các mẻ là bằng chứng để khoanh phạm vi hẹp lại.
Bao bì dùng cho nhiều sản phẩm. Nếu thứ bị báo lỗi là bao bì tiếp xúc trực tiếp với thực phẩm, phạm vi tính theo số bao bì đã dùng, có thể trải qua nhiều sản phẩm và nhiều ngày.
Quyết định theo từng tầng của chuỗi
Sau khi biết các lô thành phẩm liên quan, bạn quyết định biện pháp cho từng tầng. Bảng dưới là khung tham khảo; mức độ thực tế phụ thuộc mối nguy và đánh giá chuyên môn.
| Tầng | Mối nguy thấp, chưa chắc chắn | Mối nguy rõ, ảnh hưởng sức khoẻ |
|---|---|---|
| Trong kho của xưởng | Tạm giữ, kiểm thành phẩm, chờ kết quả | Giữ lại, không xuất, chuẩn bị xử lý |
| Đang trên đường giao | Báo khách giữ lại khi nhận, chưa bán | Gọi quay xe hoặc báo khách từ chối nhận |
| Tại đại lý, nhà phân phối | Đề nghị tạm ngừng bán, giữ riêng | Thu hồi về, có văn bản |
| Tại điểm bán lẻ | Đề nghị tạm ngừng bán qua đại lý | Gỡ khỏi kệ, thông báo công khai nếu cần |
| Đã tới người tiêu dùng | Theo dõi phản ánh | Thông báo công khai, nhận đổi trả |
Kiểm thành phẩm có thể giúp thu hẹp phạm vi, nhưng cần cẩn trọng: kết quả âm tính trên vài mẫu không chứng minh cả lô an toàn, nhất là với mối nguy phân bố không đều như độc tố nấm mốc hay dị vật. Khi nghi ngờ, ưu tiên an toàn.
Báo tiếp cho khách của bạn và cho cơ quan
Nếu thành phẩm đã đi, bạn có nghĩa vụ báo cho khách hàng của mình, giống như nhà cung cấp đã báo cho bạn. Với khách là doanh nghiệp, như chuỗi cửa hàng, bếp ăn, nhà sản xuất dùng tương ớt của bạn làm nguyên liệu, họ cũng có thể phải lần xuôi tiếp. Thông báo cần có mã lô thành phẩm, lý do, mức độ nguy cơ, và đề nghị cụ thể. Gửi kèm phần thông tin từ nhà cung cấp của bạn nếu phù hợp, để họ hiểu nguồn gốc vấn đề.
Việc báo cơ quan quản lý tuỳ quyết định của bạn về thu hồi và theo quy định ngành. Nếu quyết định thu hồi thành phẩm, việc thông báo cơ quan là cần thiết. Nếu chỉ tạm giữ trong kho để kiểm, bạn vẫn nên ghi nhận đầy đủ để trình bày khi được hỏi. Khi nhà cung cấp nguyên liệu đã thu hồi chính thức theo yêu cầu cơ quan, cơ quan có thể hỏi tới các khách hàng của họ, trong đó có bạn.
Ghi lại mọi liên lạc theo chiều lên và chiều xuống: ngày giờ nhận tin từ nhà cung cấp, ngày giờ báo từng khách, nội dung và phản hồi. Chuỗi thông tin liên tục là bằng chứng bạn đã hành động kịp thời.
Chi phí và đòi bồi hoàn từ nhà cung cấp
Thu hồi do nguyên liệu lỗi tạo ra các khoản chi: giá trị thành phẩm phải xử lý, chi phí vận chuyển thu hồi, chi phí kiểm nghiệm, chi phí thông báo, thời gian dừng sản xuất, và có thể cả bồi thường cho khách. Với thị trường, bạn chịu trách nhiệm trước vì tên của bạn nằm trên thành phẩm. Sau đó bạn có thể yêu cầu nhà cung cấp bồi hoàn theo hợp đồng và theo pháp luật dân sự.
Khả năng đòi lại phụ thuộc vào ba thứ: hợp đồng có điều khoản về chất lượng và trách nhiệm khi nguyên liệu lỗi; bằng chứng lô nguyên liệu của họ có vấn đề, thường chính là văn bản thông báo của họ; và bằng chứng các chi phí của bạn là hợp lý và phát sinh trực tiếp từ sự cố. Hãy lưu hoá đơn, biên bản, bảng tính chi phí ngay trong quá trình xử lý, đừng đợi xong rồi mới tổng hợp.
Nếu các bên không thoả thuận được và số tiền lớn, nên hỏi luật sư trước khi gửi yêu cầu chính thức hoặc khởi kiện. Trong nhiều trường hợp, giữ quan hệ với nhà cung cấp tốt và đã chủ động báo lỗi cũng có giá trị, nên thương lượng thường là bước đầu hợp lý.
Phòng trước: những gì giúp lần xuôi nhanh và hẹp
Một cuộc lần xuôi chỉ mất vài giờ hay kéo dài nhiều ngày phụ thuộc vào thói quen ghi chép hằng ngày của xưởng. Danh sách dưới đây là những việc nên làm khi chưa có sự cố.
- Phiếu cấp phát nguyên liệu theo mẻ: mỗi mẻ ghi rõ dùng lô nguyên liệu, phụ gia, bao bì nào, khối lượng bao nhiêu.
- Ghi mã lô nhà cung cấp khi nhập kho: dán nhãn nội bộ lên từng bao, thùng để người cấp phát nhìn thấy lô ngay khi lấy.
- Dùng hết lô cũ mới mở lô mới khi có thể, để mỗi mẻ chỉ dính tới một lô nguyên liệu, phạm vi gọn hơn.
- Ghi việc đưa hàng làm lại vào mẻ nào, không trộn tuỳ tiện.
- Ghi nhật ký vệ sinh giữa các mẻ, nhất là khi chuyển giữa sản phẩm có và không có chất gây dị ứng.
- Đánh giá nhà cung cấp định kỳ: họ có hồ sơ lô, có quy trình thông báo khi có lỗi, có từng chủ động báo lỗi chưa.
- Đưa vào hợp đồng nghĩa vụ báo lỗi: nhà cung cấp phải báo trong thời gian hợp lý bằng văn bản, kèm mã lô và căn cứ.
- Diễn tập một lần mỗi năm: chọn một lô nguyên liệu bất kỳ, thử lần xuôi tới khách hàng và đo thời gian.
Những việc này không đòi hỏi phần mềm đắt tiền; một bộ sổ ghi đều đặn hoặc một bảng tính được giữ cẩn thận đã đủ cho xưởng nhỏ. Điều quyết định là tính đều đặn, vì sự cố luôn rơi vào đúng ngày quên ghi.
Câu hỏi thường gặp
Nhà cung cấp chỉ gọi điện báo, không gửi văn bản thì có sao không?
Bạn vẫn phải hành động ngay khi nghe tin, nhưng hãy đề nghị họ gửi văn bản và ghi lại cuộc gọi trong nhật ký. Không có văn bản, việc đòi bồi hoàn sau này và việc giải trình với cơ quan sẽ khó hơn nhiều.
Nguyên liệu lỗi chỉ chiếm phần nhỏ trong công thức thì có cần thu hồi không?
Tuỳ mối nguy. Với độc tố, chất gây dị ứng hay dị vật, tỷ lệ nhỏ không làm mối nguy biến mất. Cần đánh giá chuyên môn và có thể kiểm thành phẩm, nhưng không nên tự loại trừ chỉ vì tỷ lệ thấp.
Kiểm thành phẩm thấy đạt thì có được bán tiếp không?
Kết quả đạt trên một số mẫu là thông tin có giá trị nhưng không chứng minh cả lô an toàn, nhất là với mối nguy phân bố không đều. Quyết định bán tiếp nên dựa trên đánh giá tổng thể, có ý kiến chuyên môn, và được ghi nhận rõ căn cứ.
Không có sổ ghi nguyên liệu theo mẻ thì làm sao xác định phạm vi?
Khi đó phải lấy khoảng thời gian từ ngày nhận lô nguyên liệu tới ngày dùng hết hoặc ngày khoá, và coi mọi thành phẩm có dùng loại nguyên liệu đó trong khoảng ấy là thuộc phạm vi. Phạm vi sẽ rộng hơn, và đây là bài học để lập sổ.
Có phải báo cho khách là doanh nghiệp dùng thành phẩm của mình làm nguyên liệu không?
Có. Họ cũng phải lần xuôi trong chuỗi của họ, và việc bạn báo chậm làm phạm vi ở phía họ lan rộng thêm. Thông báo nên có mã lô thành phẩm, lý do và đề nghị cụ thể.
Chi phí thu hồi có đòi lại được hết từ nhà cung cấp không?
Không chắc đòi được hết. Phụ thuộc điều khoản hợp đồng, bằng chứng về lỗi của nguyên liệu và bằng chứng chi phí hợp lý. Lưu hoá đơn, biên bản ngay trong quá trình xử lý, và hỏi luật sư khi số tiền lớn.