Khác với quy định chống phá rừng của EU hay quy tắc FSMA 204 của Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc và Úc chưa có một quy định riêng, rầm rộ, đòi dữ liệu truy xuất theo từng sự kiện cho hàng nhập khẩu nói chung. Nhưng luật thực phẩm của cả ba nước đều đặt trách nhiệm lên nhà nhập khẩu: họ phải biết hàng từ đâu, phải xử lý được khi có sự cố, và phải thu hồi khi cần. Để làm được, họ cần dữ liệu từ bạn.
Bài này đi qua ba thị trường ở mức nguyên lý: ai chịu nghĩa vụ, có đăng ký gì trước khi xuất, khách thường đòi dữ liệu nào, và khi họ phải thu hồi thì bạn cần hỗ trợ gì. Phần thủ tục nhập khẩu chung, nhãn mác, quản lý dư lượng của từng nước đã có nhiều tài liệu riêng; ở đây chỉ bàn chỗ chúng chạm tới truy xuất. Quy định cụ thể của từng nước có thể thay đổi, nên đối chiếu nguồn chính thức và hỏi nhà nhập khẩu.
Ba thị trường nhìn từ góc truy xuất
Bảng dưới so sánh ở mức khái quát để bạn thấy điểm chung và điểm khác. Chi tiết từng nhóm hàng phải đối chiếu với quy định hiện hành của nước nhập khẩu.
| Yếu tố | Nhật Bản | Hàn Quốc | Úc |
|---|---|---|---|
| Ai chịu nghĩa vụ chính | Nhà nhập khẩu, khai báo nhập khẩu thực phẩm cho từng lô | Nhà nhập khẩu, khai báo cho từng lô | Nhà nhập khẩu, chịu kiểm soát an ninh sinh học và an toàn thực phẩm nhập khẩu |
| Đăng ký phía nước xuất khẩu | Không có đăng ký chung cho mọi cơ sở; một số mặt hàng tươi cần vùng trồng, cơ sở xử lý được chấp thuận | Cơ sở sản xuất nước ngoài phải đăng ký với cơ quan an toàn thực phẩm Hàn Quốc trước khi hàng được nhập | Một số mặt hàng tươi cần vườn, cơ sở đóng gói, cơ sở xử lý được đăng ký theo điều kiện nhập khẩu |
| Chỗ truy xuất được chú ý | Dư lượng hoá chất nông nghiệp, dị vật, khiếu nại người tiêu dùng | Kiểm tra tại cơ sở nước ngoài, kết quả kiểm tra lô | Lô bị giữ khi kiểm tra, nghĩa vụ có hệ thống thu hồi |
| Khi có sự cố | Doanh nghiệp tự thu hồi phải báo cáo cơ quan quản lý theo quy định đã sửa đổi | Cơ quan có thể dừng nhập từ cơ sở đã đăng ký | Doanh nghiệp nhập khẩu phải có kế hoạch thu hồi, phối hợp cơ quan |
Điểm chung rõ nhất: ở cả ba nước, nếu nhà nhập khẩu không lần được lô hàng về nguồn, chính họ chịu hậu quả trước cơ quan quản lý. Vì vậy họ sẽ chọn nhà cung cấp trả lời nhanh và chính xác.
Nhật Bản: khách tự đặt chuẩn truy xuất cao hơn luật
Ở Nhật, quy định pháp luật về truy xuất với thực phẩm nhập khẩu nói chung chủ yếu dừng ở mức yêu cầu doanh nghiệp nỗ lực ghi chép nguồn gốc và nơi giao hàng, cộng với một số luật chuyên biệt cho vài mặt hàng trong nước. Nhưng các nhà nhập khẩu và chuỗi bán lẻ Nhật lại có tiêu chuẩn riêng rất chặt, nhất là sau những vụ việc thực phẩm từng gây chú ý trong nước. Khách Nhật thường đòi truy được tới ngày sản xuất, ca, dây chuyền, lô nguyên liệu và thậm chí người vận hành.
Với nông sản, khách Nhật quan tâm đặc biệt tới sổ ghi chép dùng thuốc bảo vệ thực vật theo từng vườn, vì Nhật quản lý dư lượng theo danh sách khẳng định chặt chẽ. Một lô vượt dư lượng có thể làm tăng tần suất kiểm tra cho cả nhóm hàng cùng nguồn. Khi đó khách sẽ hỏi: lô này từ vườn nào, vườn đó phun gì, ngày nào, thời gian cách ly ra sao. Không trả lời được thì không chỉ mất lô hàng mà mất cả kênh.
Với trái cây tươi như thanh long, xoài, vải, việc xuất sang Nhật đi theo điều kiện kiểm dịch song phương, với vùng trồng và cơ sở xử lý được chấp thuận. Dữ liệu truy xuất phải nối được thùng hàng với vùng trồng và mẻ xử lý. Nhà nhập khẩu Nhật cũng hay đến kiểm tra thực địa trước khi ký đơn đầu tiên.
Một điểm văn hoá đáng nhớ: khách Nhật đánh giá cao việc chủ động báo khi có bất thường, kể cả khi chưa chắc ảnh hưởng tới lô hàng của họ. Giấu một vấn đề nhỏ rồi bị phát hiện là cách nhanh nhất để mất khách.
Hàn Quốc: đăng ký cơ sở và kiểm tra tại chỗ
Đăng ký cơ sở sản xuất nước ngoài. Theo luật quản lý an toàn thực phẩm nhập khẩu của Hàn Quốc, cơ sở sản xuất thực phẩm ở nước ngoài phải đăng ký với cơ quan an toàn thực phẩm và dược phẩm Hàn Quốc trước khi hàng được nhập. Thông tin đăng ký gồm tên, địa chỉ, sản phẩm. Đăng ký này là điểm neo cho mọi truy xuất về sau: lô hàng gắn với cơ sở đã đăng ký.
Kiểm tra tại cơ sở nước ngoài. Cơ quan Hàn Quốc có thể kiểm tra trực tiếp cơ sở ở nước xuất khẩu. Khi kiểm tra, họ xem hệ thống an toàn thực phẩm, hồ sơ nguyên liệu, hồ sơ sản xuất theo lô. Cơ sở từ chối kiểm tra hoặc không đạt có thể bị hạn chế nhập khẩu.
Khai báo theo từng lô. Mỗi lô nhập khẩu phải được nhà nhập khẩu khai báo, kèm thông tin cơ sở sản xuất. Thông tin trên hồ sơ lô của bạn phải khớp với thông tin đã đăng ký; đổi địa chỉ, đổi tên mà không cập nhật đăng ký là lỗi hay gặp.
Một số nhóm hàng có yêu cầu truy xuất riêng. Hàn Quốc có hệ thống quản lý truy xuất lịch sử thực phẩm, bắt buộc với một số nhóm như thực phẩm cho trẻ nhỏ, thực phẩm chức năng, và tự nguyện với nhóm khác. Nếu sản phẩm của bạn thuộc nhóm bắt buộc, khách sẽ cần thêm dữ liệu; kiểm với khách.
Thuỷ sản và trái cây tươi. Thuỷ sản thường đi kèm giấy chứng nhận của cơ quan thẩm quyền Việt Nam; trái cây tươi đi theo điều kiện kiểm dịch, vườn và cơ sở xử lý được chấp thuận. Hồ sơ lô phải nối được với các chứng nhận đó.
Úc: nghĩa vụ thu hồi đặt lên vai nhà nhập khẩu
Ở Úc, thực phẩm nhập khẩu chịu hai lớp kiểm soát: an ninh sinh học tại biên giới và an toàn thực phẩm nhập khẩu. Bộ quy chuẩn thực phẩm áp dụng chung cho Úc và New Zealand yêu cầu doanh nghiệp sản xuất, bán buôn và nhập khẩu thực phẩm phải có hệ thống thu hồi, tức là có cách xác định và rút lại thực phẩm không an toàn khỏi thị trường.
Muốn thu hồi được, nhà nhập khẩu Úc phải biết lô nào, đã bán cho ai, và lô đó có liên quan tới những lô nào khác. Phần "liên quan tới những lô nào khác" phụ thuộc vào bạn: nếu cùng một mẻ nguyên liệu đi vào ba lô xuất sang ba khách khác nhau ở Úc, khi một lô có vấn đề, cả ba khách cần được báo.
Với trái cây tươi như vải, xoài, thanh long, Úc nhập theo điều kiện riêng cho từng loại, nhiều loại phải xử lý bằng chiếu xạ ở cơ sở được chấp thuận, kèm vườn và cơ sở đóng gói đăng ký. Lô hàng phải truy được về vườn, cơ sở đóng gói và mẻ chiếu xạ. Khi kiểm tra tại cảng phát hiện sinh vật gây hại, cơ quan Úc có thể yêu cầu điều tra nguồn và tạm dừng nguồn liên quan.
Bộ dữ liệu tối thiểu mà khách ở cả ba nước đều hỏi
Dù luật mỗi nước đặt nghĩa vụ theo cách riêng, khi ngồi với bộ phận chất lượng của nhà nhập khẩu Nhật, Hàn hay Úc, danh sách dữ liệu họ cần cho một lô hàng thường giống nhau đến bất ngờ. Chuẩn bị sẵn bộ này cho mọi lô sẽ trả lời được phần lớn câu hỏi:
- Tên và địa chỉ cơ sở sản xuất, đóng gói, khớp với thông tin đã đăng ký hoặc đã khai với khách.
- Mã lô in trên thùng, ngày sản xuất, hạn sử dụng, và mối liên kết giữa mã lô với các lô nguyên liệu đầu vào.
- Nguồn nguyên liệu của từng lô: vùng trồng, vườn, ao nuôi hay tàu; với nông sản thì kèm sổ ghi chép dùng thuốc và phân bón trong mùa vụ.
- Kết quả kiểm nghiệm của lô hoặc của lô nguyên liệu, nêu rõ phòng thí nghiệm, chỉ tiêu, ngày lấy mẫu.
- Giấy chứng nhận kiểm dịch, chứng thư an toàn thực phẩm do cơ quan Việt Nam cấp nếu mặt hàng cần.
- Thông tin vận chuyển: số container, ngày đóng hàng, nhiệt độ bảo quản nếu là hàng lạnh.
- Người liên hệ phụ trách truy xuất, có thể trả lời bằng tiếng Anh trong giờ làm việc của khách.
Khi có bộ này cho mọi lô, phần còn lại chỉ là những yêu cầu riêng của từng nước và từng khách, xử lý theo hợp đồng.
Hỗ trợ khách khi họ phải thu hồi: chuẩn bị từ trước
Ở cả ba nước, khi khách phải thu hồi, họ sẽ cần bạn trả lời trong vài giờ chứ không phải vài ngày. Những việc nên chuẩn bị sẵn:
- Lập danh sách liên hệ khẩn cấp với từng khách: ai gọi ai, bằng kênh nào, ngoài giờ làm việc thì sao. Lưu ý chênh lệch múi giờ với Úc.
- Bảo đảm mỗi lô xuất có mã lô thống nhất trên thùng, trên chứng từ và trong hệ thống nội bộ, để khi khách đọc mã trên thùng, bạn tìm được ngay.
- Lập bảng liên kết: mỗi mẻ nguyên liệu đi vào những lô xuất nào, cho khách nào, nước nào. Đây là bảng quyết định khi phải báo cho các khách khác.
- Lưu mẫu đối chứng của lô xuất theo thời hạn thoả thuận với khách, để có thể kiểm nghiệm lại khi có khiếu nại.
- Diễn tập ít nhất mỗi năm một lần với một khách lớn: giả định một lô có vấn đề, hai bên cùng chạy quy trình, đo thời gian.
- Chuẩn bị mẫu thư báo cáo bằng tiếng Anh, có thể dịch sang tiếng Nhật hoặc tiếng Hàn khi cần, nêu sự việc, lô liên quan, biện pháp đã làm.
Làm tốt phần này, sự cố trở thành dịp chứng minh năng lực với khách. Làm kém, một lô nhỏ có thể làm mất cả thị trường.
Câu hỏi thường gặp
Xuất sang Nhật có bắt buộc truy xuất tới từng vườn không?
Luật chung của Nhật với thực phẩm nhập khẩu không quy định chi tiết đến vậy cho mọi mặt hàng, nhưng khách Nhật thường đòi trong hợp đồng, nhất là với nông sản tươi. Với trái cây xuất theo điều kiện kiểm dịch, lô hàng phải nối được với vùng trồng đã được chấp thuận.
Cơ sở chưa đăng ký với Hàn Quốc thì có xuất hàng được không?
Theo luật quản lý an toàn thực phẩm nhập khẩu của Hàn Quốc, cơ sở sản xuất ở nước ngoài phải đăng ký trước khi hàng được nhập. Chưa đăng ký thì nhà nhập khẩu thường không làm được thủ tục. Nên phối hợp với khách để hoàn tất đăng ký trước khi giao lô đầu tiên.
Úc có yêu cầu mã lô trên thùng hàng không?
Quy chuẩn thực phẩm áp dụng ở Úc có yêu cầu về nhận diện lô trên nhãn thực phẩm và về hệ thống thu hồi của doanh nghiệp. Chi tiết theo loại thực phẩm và bao bì nên kiểm với nhà nhập khẩu. Về thực tế, không có mã lô rõ ràng thì khách không thu hồi được nên họ sẽ đòi.
Khách báo một lô có vấn đề thì bước đầu tiên là gì?
Xác định ngay lô đó dùng mẻ nguyên liệu nào và mẻ đó còn đi vào lô nào khác, cho khách nào. Đồng thời giữ lại mẫu đối chứng và hồ sơ sản xuất, không chỉnh sửa gì. Sau đó trả lời khách bằng văn bản với thông tin đã xác minh được.
Có cần dịch hồ sơ truy xuất sang tiếng Nhật hoặc tiếng Hàn không?
Thường khách chấp nhận tiếng Anh cho hồ sơ kỹ thuật, nhưng một số khách Nhật, Hàn muốn bản tiếng nước họ cho các tài liệu quan trọng. Nên hỏi khách từ đầu, chuẩn bị sẵn mẫu thư báo cáo song ngữ để không mất thời gian khi có sự cố.
Ba thị trường này có công nhận chứng nhận truy xuất của Việt Nam không?
Không có cơ chế công nhận chung cho mọi loại chứng nhận truy xuất. Với một số mặt hàng, chứng nhận của cơ quan thẩm quyền Việt Nam là điều kiện theo thoả thuận song phương. Ngoài ra, khách đánh giá hệ thống truy xuất của bạn qua kiểm tra thực tế và diễn tập, không chỉ qua giấy chứng nhận.