Quy định chống phá rừng của EU có hai điều kiện song song: hàng hoá không gây phá rừng hay suy thoái rừng sau ngày 31/12/2020, và hàng hoá được sản xuất đúng pháp luật của nước sản xuất. Nhiều doanh nghiệp Việt tập trung vào toạ độ và ảnh vệ tinh mà bỏ quên điều kiện thứ hai. Trong khi đó, nhà nhập khẩu châu Âu phải thu thập thông tin cho thấy hàng của bạn hợp pháp theo luật Việt Nam về đất đai, môi trường, lao động, thuế và một số nhóm khác.
Bài này liệt kê các nhóm pháp luật mà điều kiện hợp pháp hướng tới, giấy tờ thường dùng để minh chứng ở Việt Nam, và những chỗ hay vướng với nông hộ, hợp tác xã, nhà máy sơ chế. Bài là thông tin phổ thông, không thay ý kiến luật sư cho từng trường hợp. Danh mục cụ thể khách đòi tuỳ vào đánh giá rủi ro của họ; số hiệu văn bản Việt Nam liên quan nên đối chiếu bản hiện hành trên Cổng thông tin pháp luật hoặc với cơ quan quản lý.
Sản xuất hợp pháp nghĩa là hợp pháp theo những luật nào
Quy định của EU không tự đặt ra tiêu chuẩn pháp lý mới cho Việt Nam. Nó dẫn chiếu về luật đang áp dụng ở nơi sản xuất, và liệt kê các nhóm cần xem xét: quyền sử dụng đất; bảo vệ môi trường; các quy định liên quan đến rừng, kể cả quản lý rừng và khai thác gỗ; quyền của bên thứ ba; quyền của người lao động; quyền con người được bảo vệ theo luật quốc tế; nguyên tắc đồng thuận tự do, trước và được thông tin đầy đủ khi có liên quan đến cộng đồng bản địa; thuế, chống tham nhũng, thương mại và hải quan.
Nghe thì rộng, nhưng khi đi vào một chuỗi cà phê hay cao su cụ thể ở Việt Nam, câu hỏi thực tế thu về vài nhóm: đất trồng có đúng mục đích và có người có quyền sử dụng rõ ràng không; vườn và cơ sở chế biến có tuân thủ quy định môi trường, thuốc bảo vệ thực vật không; có dùng lao động trẻ em hay lao động cưỡng bức không; các bên trong chuỗi có đăng ký kinh doanh, có hoá đơn chứng từ, có nộp thuế theo luật không.
Điều quan trọng là người chịu nghĩa vụ chính theo quy định là nhà nhập khẩu, tức người đưa hàng vào thị trường EU. Doanh nghiệp Việt Nam không nộp gì trực tiếp cho cơ quan EU, nhưng nếu không cung cấp được thông tin để nhà nhập khẩu kết luận rủi ro không đáng kể, họ sẽ không mua. Vì vậy, đọc yêu cầu theo con mắt của người mua: họ cần đủ để tin, và cần lưu được hồ sơ để chứng minh với cơ quan nước họ khi bị kiểm tra.
Nhóm pháp luật và giấy tờ thường dùng để minh chứng
Bảng dưới gợi ý tài liệu thường được dùng trong chuỗi nông sản Việt Nam. Không phải chuỗi nào cũng cần đủ tất cả; khách sẽ đòi nhiều hay ít tuỳ đánh giá rủi ro của vùng và mặt hàng.
| Nhóm | Câu hỏi khách hay đặt | Giấy tờ thường dùng | Ai giữ |
|---|---|---|---|
| Đất đai | Thửa đất có người có quyền sử dụng hợp pháp, đúng mục đích trồng cây lâu năm không | Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hợp đồng thuê, giao khoán, xác nhận của xã | Nông hộ, hợp tác xã |
| Rừng | Thửa có nằm trong đất quy hoạch rừng không | Đối chiếu với quy hoạch, xác nhận của cơ quan kiểm lâm hoặc cơ quan quản lý | Hợp tác xã, doanh nghiệp |
| Môi trường | Cơ sở chế biến có hồ sơ môi trường theo quy mô không; thuốc bảo vệ thực vật có trong danh mục được phép không | Hồ sơ môi trường của cơ sở, sổ ghi chép dùng thuốc, hoá đơn mua vật tư | Cơ sở chế biến, nông hộ |
| Lao động | Có lao động trẻ em, lao động cưỡng bức không; lao động có hợp đồng, được trả lương không | Danh sách lao động, hợp đồng, bảng lương, chính sách nội bộ, kết quả khảo sát | Doanh nghiệp, nhà máy, hợp tác xã |
| Thuế và thương mại | Các bên trong chuỗi có đăng ký, có chứng từ mua bán, khai báo xuất khẩu đúng không | Đăng ký kinh doanh, hoá đơn, bảng kê thu mua, tờ khai hải quan | Đại lý, doanh nghiệp |
| Quyền bên thứ ba | Có tranh chấp đất, khiếu nại của cộng đồng liên quan đến vùng trồng không | Xác nhận không tranh chấp của xã, sổ ghi nhận khiếu nại | Hợp tác xã, doanh nghiệp |
Đừng cố gom một chồng giấy cho mọi hộ ngay từ đầu. Bắt đầu bằng danh sách những gì đã có, những gì thiếu, rồi ưu tiên bổ sung theo thứ khách hỏi nhiều nhất.
Đất đai: những trường hợp hay gặp ở vùng nguyên liệu
Đất có giấy chứng nhận đúng mục đích. Trường hợp dễ nhất. Bản sao giấy chứng nhận kèm đối chiếu toạ độ thửa đo thực tế với thửa trên giấy là đủ cho phần lớn câu hỏi. Lưu ý toạ độ trên hồ sơ địa chính dùng hệ VN-2000, cần chuyển đổi trước khi so với toạ độ thu bằng điện thoại.
Đất đang sử dụng ổn định nhưng chưa được cấp giấy. Khá phổ biến ở vùng cao. Luật Đất đai 2024 (hiệu lực từ 1/8/2024) có quy định về cấp giấy cho đất sử dụng ổn định, không tranh chấp. Trong lúc chưa có giấy, xác nhận của chính quyền xã về việc sử dụng ổn định, không tranh chấp thường được dùng để minh chứng; nên hỏi cán bộ địa chính xã về thủ tục hiện hành.
Đất nhận khoán của công ty nông nghiệp, lâm nghiệp. Hộ canh tác nhưng không đứng tên. Cần hợp đồng giao khoán còn hiệu lực và thông tin về quyền sử dụng đất của bên giao khoán.
Đất thuê, mượn của hộ khác. Cần hợp đồng thuê hoặc ít nhất văn bản xác nhận của người có quyền sử dụng đất. Nếu không có, khách sẽ coi là rủi ro về quyền sử dụng.
Đất có dấu hiệu nằm trong quy hoạch rừng hoặc lấn rừng. Đây là trường hợp phải tách khỏi dòng hàng EU và xin ý kiến chuyên môn. Bài không hướng dẫn cách "hợp thức hoá"; việc chuyển mục đích hay giải quyết đất lấn chiếm phải theo thủ tục của cơ quan có thẩm quyền và kết quả không phải lúc nào cũng có lợi cho người đang canh tác.
Lao động, môi trường và thuế: phần hay bị coi nhẹ
Với nông hộ nhỏ, khách thường không đòi hợp đồng lao động cho người nhà, nhưng họ muốn thấy chuỗi có cơ chế phát hiện rủi ro. Một số việc nên làm:
- Hợp tác xã ban hành quy định nội bộ không dùng lao động trẻ em làm việc nặng nhọc, nguy hiểm, không giữ giấy tờ tuỳ thân của người làm thuê, trả công đầy đủ; phổ biến cho thành viên và lưu biên bản.
- Với lao động thời vụ mùa thu hoạch, ghi danh sách, thời gian làm, cách trả công. Nhiều vùng cà phê, cao su dùng lao động từ tỉnh khác đến theo mùa; đây là nhóm khách hỏi kỹ.
- Nhà máy, cơ sở sơ chế giữ hợp đồng lao động, bảng lương, hồ sơ an toàn lao động theo quy định hiện hành.
- Sổ ghi chép dùng phân bón, thuốc bảo vệ thực vật của nông hộ, kèm hoá đơn mua ở cửa hàng có đăng ký; không dùng thuốc ngoài danh mục được phép.
- Cơ sở chế biến có hồ sơ môi trường phù hợp quy mô và xử lý nước thải, vỏ quả, mủ thải theo quy định; loại hồ sơ cụ thể tuỳ quy mô, nên hỏi Sở Nông nghiệp và Môi trường.
- Đại lý thu mua có đăng ký hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp, có bảng kê mua hàng nông sản của người trực tiếp sản xuất theo quy định thuế. Phần thuế chi tiết nên hỏi người làm nghề kế toán thuế.
Những tài liệu này không chỉ để trình khách. Chúng cũng là thứ cơ quan quản lý Việt Nam có thể kiểm tra bất kỳ lúc nào, nên làm đúng là có lợi kép.
Quyền của bên thứ ba và cộng đồng địa phương
Ở một số vùng Tây Nguyên và Đông Nam Bộ, đất trồng cà phê, cao su từng có lịch sử chuyển đổi, giao khoán, tranh chấp giữa người dân với nông lâm trường hoặc giữa các hộ với nhau. Khách châu Âu đọc báo cáo của các tổ chức quốc tế và đôi khi biết về những vùng có tranh chấp. Họ sẽ hỏi: chuỗi của bạn có lấy hàng từ thửa đang tranh chấp không, và bạn biết bằng cách nào.
Cách trả lời thuyết phục là có quy trình chứ không chỉ có lời cam kết. Hợp tác xã hoặc doanh nghiệp nên có một kênh tiếp nhận phản ánh, khiếu nại của người dân, có sổ ghi nhận và cách xử lý; có xác nhận không tranh chấp của xã cho các thửa trong vùng khi cần; và khi phát hiện tranh chấp, tạm tách thửa đó khỏi dòng hàng cho tới khi có kết quả giải quyết.
Khi vùng nguyên liệu có cộng đồng đồng bào dân tộc thiểu số, khách có thể hỏi về việc tham vấn cộng đồng trước khi mở rộng vùng trồng hay xây cơ sở chế biến. Đây là chủ đề nhạy cảm, nên trình bày đúng những gì đã làm, có biên bản họp, không phóng đại. Bài không bình luận các vụ việc cụ thể; nếu chuỗi của bạn dính tới một tranh chấp thật, đó là lúc cần người làm nghề luật.
Tổ chức hồ sơ hợp pháp theo mức rủi ro
Gom giấy tờ cho hàng nghìn hộ cùng lúc là không khả thi. Cách làm có thứ tự giúp bạn đáp ứng khách sớm mà không bỏ sót.
- Phân loại thửa theo tình trạng đất: có giấy đúng mục đích; sử dụng ổn định chưa có giấy; nhận khoán; thuê mượn; nghi vấn. Mỗi nhóm có danh mục giấy tờ riêng.
- Đưa ngay nhóm "có giấy đúng mục đích" vào dòng hàng EU sau khi đã có toạ độ và đối chiếu. Đây là phần khách chấp nhận nhanh nhất.
- Với nhóm sử dụng ổn định và nhóm nhận khoán, lập kế hoạch bổ sung xác nhận, hợp đồng; ghi tiến độ từng hộ.
- Tách nhóm nghi vấn khỏi dòng hàng EU, ghi rõ lý do, không xoá khỏi danh sách để còn theo dõi.
- Lập bộ hồ sơ cấp chuỗi: quy định nội bộ về lao động, môi trường; đăng ký kinh doanh và hồ sơ thuế của các đại lý; hồ sơ môi trường của nhà máy.
- Rà lại toàn bộ mỗi năm hoặc khi khách yêu cầu, cập nhật hộ mới, hộ rút, giấy tờ hết hạn.
Nếu chuỗi của bạn có thửa đang tranh chấp, đất có vướng quy hoạch rừng, hoặc bị khách nghi ngờ về lao động, hãy hỏi luật sư trên AI Cố Vấn trước khi trả lời khách bằng văn bản, vì câu trả lời đó có thể được dùng làm chứng cứ về sau.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp Việt Nam có phải nộp hồ sơ hợp pháp cho cơ quan EU không?
Thông thường không nộp trực tiếp. Nghĩa vụ thẩm định và nộp bản tuyên bố thuộc về bên đưa hàng vào thị trường EU. Doanh nghiệp Việt Nam cung cấp thông tin cho nhà nhập khẩu để họ hoàn tất thẩm định. Vì vậy hãy hỏi khách danh mục họ cần và định dạng họ muốn nhận.
Nông hộ chưa có sổ đỏ thì có bị loại khỏi chuỗi xuất sang EU không?
Không nhất thiết. Đất sử dụng ổn định, không tranh chấp có thể được minh chứng bằng xác nhận của chính quyền xã trong khi chờ cấp giấy, tuỳ khách chấp nhận. Trường hợp đất có dấu hiệu nằm trong quy hoạch rừng hoặc đang tranh chấp thì nên tách khỏi dòng hàng EU.
Khách châu Âu có đòi hợp đồng lao động với người nhà làm vườn không?
Thường không. Với nông hộ nhỏ, khách quan tâm chuỗi có cơ chế phòng ngừa lao động trẻ em làm việc nguy hiểm và lao động cưỡng bức hay không, nhất là với lao động thời vụ thuê ngoài. Quy định nội bộ, danh sách lao động thời vụ và biên bản phổ biến là những thứ hay được hỏi.
Hợp pháp theo luật Việt Nam được hiểu theo văn bản nào?
Theo luật đang có hiệu lực tại thời điểm và nơi sản xuất. Ví dụ phần đất đai hiện nay áp dụng Luật Đất đai 2024 và văn bản hướng dẫn. Vì luật Việt Nam thay đổi nhiều trong 2024 và 2025, nên đối chiếu văn bản hiện hành và ghi ngày đối chiếu trong hồ sơ.
Có mẫu hồ sơ hợp pháp chuẩn nào được EU công nhận không?
Không có một mẫu chung bắt buộc cho mọi nước. Mỗi nhà nhập khẩu có bộ câu hỏi và danh mục riêng theo đánh giá rủi ro. Một số hiệp hội ngành hàng và cơ quan Việt Nam có tài liệu hướng dẫn, nên tham khảo nhưng vẫn phải hỏi yêu cầu cụ thể của khách.
Thửa đất đang tranh chấp thì xử lý thế nào trong chuỗi?
Nên tạm tách thửa đó khỏi dòng hàng cho thị trường EU, ghi rõ lý do và theo dõi kết quả giải quyết. Không tự đứng ra phân xử. Việc giải quyết tranh chấp đất đai đi theo thủ tục hoà giải ở cơ sở và cơ quan có thẩm quyền; nên hỏi người làm nghề luật.