Khi đoàn kiểm tra yêu cầu truy xuất, họ thường chọn một lô sản phẩm cụ thể rồi đề nghị cơ sở lần ngược về nguyên liệu, nhà cung cấp và lần xuôi tới khách hàng đã nhận, bằng hồ sơ có sẵn, trong thời gian làm việc. Cách chuẩn bị tốt nhất là có sẵn một trang tổng hợp cho mỗi lô, hồ sơ xếp theo thời gian, và một người trong cơ sở đã tập lần lô trước đó.
Bài thử lần lô là phần đơn giản về hình thức nhưng lộ ra rất nhiều thứ: sổ có ghi đều không, số liệu có khớp không, chỗ nào trong chuỗi bị đứt. Bài này đi qua những gì đoàn thường hỏi, cách trình bày, quyền của cơ sở trong buổi làm việc và việc cần làm sau đó, áp dụng chung cho các đợt kiểm tra an toàn thực phẩm, kiểm tra duy trì mã số vùng trồng, mã số cơ sở đóng gói, hay kiểm tra chuyên ngành khác.
Đoàn kiểm tra hỏi truy xuất để biết điều gì
Một bài thử lần lô cho đoàn kiểm tra biết ba điều cùng lúc. Thứ nhất, cơ sở có thực sự kiểm soát đầu vào không: nguyên liệu có từ nguồn hợp pháp, từ vùng trồng có mã, từ cơ sở đủ điều kiện hay không. Thứ hai, hồ sơ có được ghi thật, ghi đều, hay chỉ dựng lên cho đợt kiểm tra. Thứ ba, nếu có sự cố, cơ sở có khả năng khoanh vùng và thu hồi nhanh không.
Vì vậy đoàn thường không chọn lô mới nhất mà chọn một lô cách đó vài tuần hoặc vài tháng, có khi chọn ngẫu nhiên từ hàng trong kho hay từ một điểm bán. Lô cũ cho thấy hồ sơ có được duy trì liên tục không. Đoàn cũng hay cộng thử: tổng nguyên liệu nhập so với thành phẩm, tổng thành phẩm so với xuất và tồn. Số không khớp là câu hỏi tiếp theo.
Với cơ sở có mã số vùng trồng hay mã số cơ sở đóng gói xuất khẩu, đoàn còn đối chiếu sản lượng: vùng trồng khai báo bao nhiêu, cơ sở đóng gói nhận bao nhiêu từ vùng đó, đã xuất bao nhiêu. Sản lượng xuất vượt khả năng của vùng là dấu hiệu trộn hàng ngoài mã, và đó là lỗi có thể dẫn tới tạm dừng mã.
Trước khi bắt đầu: xác minh đoàn và phạm vi làm việc
Đề nghị xuất trình quyết định kiểm tra. Đoàn kiểm tra của cơ quan nhà nước làm việc theo quyết định kiểm tra, kể cả kiểm tra đột xuất. Quyết định ghi rõ cơ quan ban hành, thành phần đoàn, phạm vi, nội dung và thời gian. Bạn có quyền đề nghị xem và nên giữ một bản sao.
Đối chiếu thành viên đoàn. Đối chiếu tên trong quyết định với giấy tờ của người đến làm việc. Đây là bước bình thường, không phải thái độ chống đối, và giúp tránh trường hợp đoàn giả mạo.
Xác định phạm vi. Nội dung kiểm tra quyết định đoàn được hỏi những gì. Nếu quyết định về an toàn thực phẩm thì trọng tâm là hồ sơ liên quan an toàn thực phẩm. Bạn hợp tác đầy đủ trong phạm vi đó; với yêu cầu ngoài phạm vi, có thể hỏi lại một cách lịch sự.
Cử người làm việc. Chủ cơ sở hoặc người được uỷ quyền tiếp đoàn, kèm người nắm hồ sơ. Một người nói chính, tránh nhiều người trả lời khác nhau cho cùng một câu hỏi.
Diễn biến điển hình của một bài thử lần lô
Ví dụ giả định tại một cơ sở đóng gói bưởi ở Vĩnh Long. Trình tự có thể khác tuỳ đoàn, nhưng các bước chính thường như sau.
- Đoàn chọn một thùng thành phẩm trong kho hoặc nêu một lô đã xuất, đọc mã lô trên thùng.
- Cơ sở mở trang tổng hợp của lô đó: ngày đóng gói, số lượng, nguồn quả.
- Lần ngược: mở sổ tiếp nhận ngày đó, chỉ ra quả đến từ những hộ nào trong vùng có mã, khối lượng từng hộ, phiếu cân, phiếu thu mua có chữ ký.
- Đoàn có thể chọn tiếp một hộ, đề nghị xem nhật ký canh tác của hộ đó quanh thời điểm thu hoạch, như lần phun cuối và thời gian cách ly.
- Lần xuôi: mở sổ xuất hàng, chỉ ra lô đã giao cho khách nào, ngày nào, bao nhiêu thùng; khớp với hoá đơn bán hoặc phiếu giao.
- Đối chiếu số lượng: tổng quả nhận, tổng thành phẩm, hao hụt phân loại, số đã xuất, số còn tồn.
- Đoàn ghi nhận kết quả vào biên bản.
Cơ sở chuẩn bị tốt hoàn thành các bước này trong khoảng một giờ hoặc ít hơn. Nếu mất cả buổi để tìm giấy, đoàn sẽ ghi nhận hệ thống truy xuất chưa hiệu quả, dù cuối cùng vẫn tìm ra.
Câu hỏi đoàn hay đặt và hồ sơ để trả lời
Bảng giúp bạn tự kiểm trước: mỗi câu hỏi bên trái phải có ít nhất một loại hồ sơ bên phải để chỉ vào.
| Câu hỏi của đoàn | Hồ sơ trả lời |
|---|---|
| Nguyên liệu lô này mua của ai? | Phiếu nhập, hoá đơn hoặc bảng kê thu mua có mã lô |
| Nhà cung cấp có đủ điều kiện không? | Bản sao giấy chứng nhận, mã số vùng trồng, giấy đăng ký cơ sở còn hiệu lực |
| Lô này sản xuất ra sao, ai phụ trách? | Phiếu sản xuất hoặc sổ đóng gói theo lô, có người ký |
| Đã kiểm tra gì trước khi xuất? | Kết quả kiểm tra nội bộ, phiếu kiểm nghiệm của lô hoặc đợt định kỳ |
| Lô này đã giao cho ai? | Sổ xuất, phiếu giao có mã lô, hoá đơn bán |
| Có phản ánh nào về lô này không? | Sổ khiếu nại và xử lý |
| Số lượng có khớp không? | Thẻ kho hoặc bảng nhập xuất tồn theo lô |
Nếu có câu hỏi mà bạn không chỉ được vào hồ sơ nào, đó là chỗ cần vá trước khi đoàn tới, không phải trong lúc đoàn đang ngồi.
Với cơ sở có nhiều chủng loại sản phẩm, nên chuẩn bị bảng này cho từng nhóm sản phẩm chính, vì hồ sơ của rau tươi, hàng chế biến và hàng nhập khẩu khác nhau. Dán bảng ở chỗ để hồ sơ để người mới cũng biết cần đưa gì.
Quyền và nghĩa vụ của cơ sở trong buổi làm việc
Nghĩa vụ cung cấp thông tin trung thực. Cơ sở có nghĩa vụ cung cấp hồ sơ, thông tin trong phạm vi kiểm tra, không che giấu, không sửa hồ sơ trong lúc kiểm tra. Cung cấp thông tin sai sự thật là vi phạm nặng hơn nhiều so với việc hồ sơ thiếu.
Quyền giải trình. Khi đoàn nêu một điểm chưa đạt, bạn được giải thích hoàn cảnh, đưa thêm hồ sơ. Giải trình bình tĩnh, có giấy tờ kèm theo, hiệu quả hơn tranh luận.
Quyền ghi ý kiến vào biên bản. Đọc kỹ biên bản trước khi ký. Nếu có điểm không đồng ý hoặc ghi chưa đúng, bạn có quyền ghi ý kiến của mình vào biên bản. Ký mà không đọc là sai lầm hay gặp.
Quyền được bảo vệ bí mật kinh doanh. Thông tin như giá mua, công thức, danh sách khách hàng mà đoàn tiếp cận được trong kiểm tra phải được bảo mật theo quy định. Bạn có thể nêu rõ hồ sơ nào là bí mật kinh doanh khi cung cấp.
Quyền nhận bản sao biên bản và kết luận. Giữ bản sao biên bản và văn bản kết luận để làm căn cứ khắc phục và, nếu cần, để khiếu nại theo thủ tục.
Khi chuỗi bị đứt giữa chừng: nói thật và khắc phục
Không phải cơ sở nào cũng lần trọn được mọi lô. Có khi một phiếu thu mua bị thất lạc, có khi một mẻ trộn nguyên liệu từ hai lần nhập mà sổ không ghi rõ. Gặp chỗ đứt, cách xử lý đúng là nói thật: chỉ ra chỗ đứt, giải thích nguyên nhân, nêu những hồ sơ gián tiếp còn lại giúp khoanh vùng, như hoá đơn của nhà cung cấp trong khoảng thời gian đó hay nhật ký nhiệt độ kho.
Đừng ghi bù tại chỗ, đừng đưa ra một tờ giấy vừa viết. Đoàn kiểm tra có kinh nghiệm nhận ra rất nhanh, và khi đó toàn bộ hồ sơ của cơ sở bị nghi ngờ. Một chỗ đứt được thừa nhận và có kế hoạch khắc phục thường được xử lý nhẹ hơn nhiều so với hồ sơ bị phát hiện là dựng lên.
Sau buổi kiểm tra, viết một văn bản khắc phục ngắn: chỗ đứt là gì, nguyên nhân, đã sửa quy trình ra sao, từ ngày nào. Gửi theo yêu cầu của đoàn hoặc giữ lại để trình trong lần kiểm tra sau. Trường hợp bị lập biên bản vi phạm hành chính, tạm dừng mã số hoặc bạn thấy kết luận chưa thoả đáng, bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn về thời hạn giải trình, khiếu nại và hồ sơ cần chuẩn bị.
Tập dượt trước: cách cơ sở tự làm một bài thử lần lô
Cách tốt nhất để không lúng túng trước đoàn là tự làm bài thử định kỳ. Mỗi quý một lần là đủ với cơ sở nhỏ và vừa.
- Một người không trực tiếp ghi sổ chọn ngẫu nhiên một lô đã xuất từ một đến ba tháng trước.
- Người phụ trách hồ sơ lần ngược và lần xuôi, có bấm giờ.
- Ghi lại thời gian, những chỗ phải tìm lâu, những chỗ không tìm ra.
- Đối chiếu số lượng nhập, sản xuất, xuất, tồn của lô đó.
- Lập danh sách việc cần sửa, giao người, đặt hạn.
- Lưu kết quả bài thử: đây cũng là bằng chứng cơ sở chủ động kiểm soát, có ích khi đoàn hỏi.
Nhiều tiêu chuẩn chứng nhận như VietGAP hay HACCP có yêu cầu thử truy xuất định kỳ. Nếu cơ sở đang giữ chứng nhận, bài thử này phục vụ luôn cho đợt đánh giá giám sát.
Khi tập, hãy thử cả tình huống khó: chọn một lô có nguyên liệu trộn từ nhiều lần nhập, một lô có hàng trả về, hoặc một lô đóng gói vào ngày người phụ trách hồ sơ nghỉ phép. Những tình huống này là nơi chuỗi hay đứt nhất, và cũng là thứ đoàn kiểm tra có kinh nghiệm thích chọn. Phát hiện chỗ yếu trong bài thử nội bộ không gây hậu quả gì; phát hiện trước mặt đoàn thì khác.
Câu hỏi thường gặp
Đoàn kiểm tra có được mang hồ sơ gốc của cơ sở đi không?
Thông thường đoàn xem tại chỗ, có thể yêu cầu bản sao. Trường hợp cần tạm giữ hồ sơ, tài liệu thì phải theo thủ tục và có biên bản ghi rõ những gì bị tạm giữ. Bạn nên giữ bản sao những gì đã giao và đề nghị ghi đầy đủ vào biên bản.
Đoàn đến đột xuất khi chủ cơ sở vắng mặt thì sao?
Người được giao quản lý tại cơ sở tiếp đoàn, liên hệ chủ cơ sở ngay. Nếu hồ sơ được tổ chức tốt và có người thứ hai biết chỗ để, buổi làm việc vẫn diễn ra bình thường. Đây là lý do không nên để hồ sơ chỉ một người biết.
Đoàn chọn lô từ lâu đến mức hồ sơ đã huỷ thì giải thích thế nào?
Nếu lô đã quá thời hạn lưu theo quy định và cơ sở có biên bản huỷ hồ sơ đúng quy trình, bạn xuất trình biên bản đó và bảng thời hạn lưu của cơ sở. Nếu chưa tới hạn mà đã huỷ, đó là thiếu sót và cần giải trình, khắc phục.
Có nên nhờ người ngoài cùng tiếp đoàn kiểm tra không?
Bạn có thể mời người tư vấn hoặc luật sư tham dự, nhất là khi đợt kiểm tra liên quan tới vụ việc phức tạp. Với kiểm tra định kỳ thông thường, người nắm hồ sơ của cơ sở trình bày là đủ và thường hiệu quả hơn.
Sau kiểm tra bao lâu thì có kết luận?
Thời hạn ban hành kết luận tuỳ loại kiểm tra và quy định của ngành. Bạn có thể hỏi đoàn ngay cuối buổi làm việc về thời gian dự kiến và hình thức nhận kết luận. Trong lúc chờ, nên bắt đầu khắc phục những điểm đã được nêu trong biên bản.
Kết quả thử truy xuất không đạt có bị tạm dừng mã số vùng trồng không?
Có thể, tuỳ mức độ và quy định hiện hành về giám sát mã số. Thường cơ quan yêu cầu khắc phục trong một thời hạn trước khi xem xét tạm dừng; vi phạm nghiêm trọng như trộn hàng ngoài mã có thể bị xử lý ngay. Đối chiếu văn bản hiện hành và hỏi cơ quan cấp mã.