Thuỷ sản khai thác tự nhiên vào EU phải có chứng nhận khai thác do quốc gia mà tàu cá treo cờ xác nhận, theo quy định chống khai thác bất hợp pháp, không báo cáo và không theo quy định (gọi tắt là IUU). EU đã xây dựng hệ thống điện tử tên CATCH để tiếp nhận và kiểm tra các chứng nhận này, và theo lộ trình EU công bố, việc dùng hệ thống trở thành bắt buộc từ đầu năm 2026. Khi giấy tờ chuyển thành dữ liệu, những sai lệch nhỏ mà trước đây có thể bỏ qua trên giấy, như khối lượng, tên loài, ngày cập cảng không khớp, sẽ bị hệ thống phát hiện ngay.
Bài này dành cho doanh nghiệp chế biến, xuất khẩu thuỷ sản khai thác sang EU, bộ phận thu mua nguyên liệu và người phụ trách hồ sơ. Bài nói về việc chuẩn bị dữ liệu cho khớp, không nói lại câu chuyện thẻ vàng hay chính sách nghề cá. Lịch áp dụng và yêu cầu kỹ thuật có thể được EU điều chỉnh, nên kiểm thông tin mới nhất từ cơ quan thuỷ sản Việt Nam và từ nhà nhập khẩu.
Hệ thống điện tử thay đổi điều gì so với giấy
Trước đây, chứng nhận khai thác là một bộ giấy: bản xác nhận của cơ quan Việt Nam cho lô nguyên liệu, kèm bản kê chế biến nếu hàng đã qua chế biến, đi theo lô hàng tới cảng EU. Cơ quan nước thành viên đọc giấy, so với lô hàng, và có thể đối chiếu với các chứng nhận đã dùng trước đó nếu có thời gian. Trong thực tế, đối chiếu chéo trên giấy rất hạn chế.
Với hệ thống điện tử, mỗi chứng nhận là một bản ghi có số liệu. Khi cùng một chứng nhận được dùng cho nhiều lô hàng, hệ thống có thể trừ dần khối lượng đã dùng. Khi khối lượng khai trong lô vượt khối lượng còn lại của chứng nhận, cảnh báo xuất hiện. Khi tên loài, vùng khai thác hay ngày cập cảng có dấu hiệu bất thường so với dữ liệu khác, hệ thống đánh dấu để cán bộ kiểm tra.
Một thay đổi khác là tốc độ. Trên giấy, sai sót thường chỉ lộ ra khi hàng đã đến cảng và có người cầm bộ hồ sơ lên đọc. Với dữ liệu điện tử, nhà nhập khẩu có thể thấy vấn đề ngay khi nhập thông tin, trước cả khi container cập cảng. Điều đó có lợi nếu bạn phản hồi nhanh, vì còn thời gian sửa lỗi đánh máy hay bổ sung giấy tờ; nhưng cũng có nghĩa là khách sẽ hỏi bạn nhiều hơn và sớm hơn, nên người phụ trách hồ sơ phải sẵn sàng trả lời trong ngày.
Hệ quả với doanh nghiệp Việt Nam là: chất lượng dữ liệu ở thượng nguồn, từ nhật ký khai thác trên tàu, giấy biên nhận ở cảng, đến phiếu nhập nguyên liệu ở nhà máy, quyết định việc lô hàng có thông quan suôn sẻ ở EU hay không. Một lỗi đánh máy về khối lượng ở cảng cá có thể kéo tới việc lô thành phẩm bị giữ lại để làm rõ.
Dữ liệu phải khớp nhau dọc chuỗi khai thác
Bảng dưới liệt kê các điểm dữ liệu chính thường xuất hiện trên chứng nhận và bản kê chế biến, và nơi chúng được tạo ra. Một chỗ sai ở cột "nơi tạo ra" sẽ đi theo tới tận cảng EU.
| Dữ liệu | Nơi tạo ra | Ai chịu trách nhiệm ghi | Lỗi hay gặp |
|---|---|---|---|
| Tên tàu, số đăng ký, cờ | Đăng ký tàu cá | Chủ tàu, cơ quan quản lý | Viết tắt khác nhau giữa các giấy |
| Loài khai thác | Nhật ký khai thác, giấy biên nhận ở cảng | Thuyền trưởng, cảng cá | Ghi tên địa phương thay vì tên loài chuẩn |
| Vùng và thời gian khai thác | Nhật ký khai thác, dữ liệu giám sát hành trình | Thuyền trưởng | Ngày trong nhật ký lệch với dữ liệu hành trình |
| Khối lượng cập cảng | Biên nhận bốc dỡ tại cảng cá | Cảng cá, chủ tàu | Khối lượng ước bằng mắt, làm tròn |
| Khối lượng nhà máy mua | Phiếu nhập nguyên liệu | Nhà máy | Gộp nguyên liệu của nhiều tàu vào một phiếu |
| Khối lượng dùng cho lô xuất | Bản kê chế biến, hồ sơ lô | Nhà máy | Không trừ dần khối lượng đã dùng của mỗi chứng nhận |
Điểm cần nhớ: mỗi chứng nhận có một khối lượng gốc. Tổng khối lượng thành phẩm quy về nguyên liệu, của mọi lô dùng chứng nhận đó, không được vượt khối lượng gốc. Hệ thống điện tử làm phép trừ này tự động.
Nguyên liệu trong nước: những việc phải làm ở cảng và nhà máy
Mua nguyên liệu có giấy biên nhận đúng tàu. Nhà máy chỉ nên nhận nguyên liệu khai thác cho dòng hàng EU khi có giấy biên nhận bốc dỡ từ cảng cá được chỉ định, ghi đúng tàu, đúng loài, đúng khối lượng. Nguyên liệu mua qua nậu vựa mà không lần được về tàu là nguyên liệu không dùng được cho EU.
Một phiếu nhập cho một tàu, một chuyến. Gộp cá của ba tàu vào một phiếu nhập vì cùng một nậu giao là lỗi phổ biến. Khi lập hồ sơ xác nhận, nhà máy không tách lại được khối lượng của từng tàu.
Theo dõi tỷ lệ thành phẩm theo loài và quy cách. Chứng nhận tính theo khối lượng nguyên liệu, còn lô xuất là khối lượng thành phẩm. Nhà máy cần tỷ lệ quy đổi hợp lý, có căn cứ, cho từng loài và quy cách chế biến. Tỷ lệ bất thường là điểm bị hỏi đầu tiên.
Trừ dần khối lượng của mỗi chứng nhận. Một chứng nhận có thể dùng cho nhiều lô xuất. Nhà máy phải có bảng theo dõi khối lượng đã dùng và còn lại của mỗi chứng nhận, cập nhật ngay khi lập hồ sơ lô. Hệ thống điện tử cũng làm việc này; để hai bên lệch nhau là tự tạo cảnh báo.
Đối chiếu với dữ liệu truy xuất điện tử trong nước. Ngành thuỷ sản Việt Nam đang triển khai số hoá việc ghi nhật ký, xác nhận nguyên liệu và truy xuất thuỷ sản khai thác. Nếu địa phương bạn đã áp dụng, dữ liệu trên hệ thống trong nước và dữ liệu khai cho EU phải cùng một nguồn.
Nguyên liệu nhập khẩu để chế biến rồi xuất sang EU
Nhiều nhà máy Việt Nam nhập cá ngừ, cá kiếm, mực, bạch tuộc hay cá đáy từ nước khác về chế biến rồi xuất đi EU. Với chuỗi này, yêu cầu có thêm vài lớp:
- Lô nguyên liệu nhập khẩu phải kèm chứng nhận khai thác của quốc gia mà tàu cá treo cờ, khối lượng và loài khớp với hàng thực nhận.
- Cơ quan thuỷ sản Việt Nam kiểm tra, xác nhận nguyên liệu nhập khẩu theo thủ tục hiện hành trước khi nhà máy dùng cho hàng xuất EU; cơ quan và trình tự cụ thể nên đối chiếu với hướng dẫn mới nhất sau sắp xếp năm 2025.
- Khi xuất thành phẩm sang EU, nhà máy lập bản kê chế biến, liên kết lô thành phẩm với các chứng nhận khai thác gốc đã dùng.
- Nguyên liệu từ các nước bị EU đánh giá là không hợp tác trong chống khai thác bất hợp pháp có thể không dùng được cho hàng đi EU; kiểm danh sách hiện hành trước khi ký hợp đồng mua.
- Lưu đầy đủ chứng từ nhập khẩu, hợp đồng mua, vận đơn, để khi bị hỏi có thể chứng minh nguyên liệu đi thẳng từ nước khai thác về nhà máy, không qua trung chuyển bất thường.
Đây là chuỗi có nhiều điểm rủi ro nhất vì phụ thuộc chất lượng hồ sơ của nước khác. Đánh giá nhà cung cấp nguyên liệu nhập khẩu kỹ như đánh giá khách hàng.
Chuẩn bị nội bộ trước khi khai trên hệ thống
Dù việc khai báo trên hệ thống EU do nhà nhập khẩu và cơ quan có thẩm quyền thực hiện theo vai trò của họ, dữ liệu gốc đến từ bạn. Những việc nên làm sẵn trong nhà máy:
- Rà quy trình nhận nguyên liệu: mỗi phiếu nhập gắn với một tàu, một chuyến, một giấy biên nhận cảng hoặc một chứng nhận nhập khẩu.
- Chuẩn hoá tên loài theo tên khoa học và tên thương mại thống nhất trong mọi giấy tờ, không dùng tên địa phương.
- Chuẩn hoá cách viết tên tàu, số đăng ký, để hệ thống không coi hai cách viết là hai tàu khác nhau.
- Xây bảng theo dõi khối lượng gốc, đã dùng, còn lại của mỗi chứng nhận, cập nhật khi lập hồ sơ từng lô.
- Xác định tỷ lệ thành phẩm theo loài và quy cách bằng dữ liệu sản xuất thật, lưu cách tính.
- Thống nhất với nhà nhập khẩu định dạng và thời điểm gửi dữ liệu cho mỗi lô, người liên hệ khi có cảnh báo.
- Diễn tập: chọn ngẫu nhiên một lô đã xuất, thử lần ngược ra chứng nhận, tàu, chuyến, và đo thời gian cần.
Nếu diễn tập mất nhiều ngày hoặc phải gọi điện hỏi từng nậu, dữ liệu của bạn chưa sẵn sàng cho kiểm tra điện tử.
Khi lô hàng bị giữ lại ở cảng EU để làm rõ
Cảnh báo trên hệ thống không có nghĩa là lô hàng vi phạm, mà là cơ quan nước thành viên cần làm rõ. Thường họ yêu cầu nhà nhập khẩu cung cấp thêm thông tin, và nhà nhập khẩu sẽ quay lại hỏi bạn. Thời gian phản hồi quan trọng, vì hàng đông lạnh nằm ở cảng phát sinh chi phí lưu kho mỗi ngày.
Chuẩn bị sẵn một người phụ trách, một bộ hồ sơ có thể gửi ngay cho từng lô: chứng nhận khai thác hoặc chứng nhận nhập khẩu gốc, giấy biên nhận cảng, phiếu nhập nguyên liệu, bảng theo dõi khối lượng của chứng nhận, cách tính tỷ lệ thành phẩm, bản kê chế biến. Trả lời bằng số liệu, giải thích rõ nguyên nhân nếu có sai sót đánh máy, và đề nghị cách xác minh.
Nếu cơ quan nước nhập khẩu kết luận có vấn đề và lô hàng bị từ chối, việc xử lý tiếp liên quan đến hợp đồng, bảo hiểm và có thể cả cơ quan quản lý Việt Nam. Trình tự xử lý lô bị trả về được bàn kỹ trong danh mục sự cố, thu hồi của trang này. Với tranh chấp hợp đồng có giá trị lớn, nên có người làm nghề luật đồng hành.
Câu hỏi thường gặp
Thuỷ sản nuôi có cần chứng nhận khai thác khi vào EU không?
Theo quy định chống khai thác bất hợp pháp, chứng nhận khai thác áp dụng cho thuỷ sản khai thác tự nhiên từ biển; thuỷ sản nuôi thuộc diện loại trừ, nhưng vẫn phải đáp ứng các yêu cầu an toàn thực phẩm, thú y và truy xuất khác. Một số nhóm sản phẩm khác cũng được loại trừ, nên kiểm danh mục cụ thể.
Hệ thống CATCH bắt buộc từ khi nào?
Theo lộ trình EU đã công bố, việc dùng hệ thống điện tử cho chứng nhận khai thác trở thành bắt buộc từ đầu năm 2026. Lịch và chi tiết kỹ thuật có thể được điều chỉnh, nên kiểm thông báo mới nhất của EU và hướng dẫn của cơ quan thuỷ sản Việt Nam.
Một chứng nhận khai thác có dùng được cho nhiều lô xuất khẩu không?
Có thể, khi nguyên liệu của một chuyến được chế biến thành nhiều lô. Điều kiện là tổng khối lượng đã dùng, quy về nguyên liệu, không vượt khối lượng gốc của chứng nhận. Hệ thống điện tử tự trừ dần, nên nhà máy cũng phải theo dõi và khớp với hệ thống.
Tỷ lệ thành phẩm bị hỏi thì giải thích bằng gì?
Bằng dữ liệu sản xuất thật: khối lượng nguyên liệu đưa vào, khối lượng thành phẩm ra, theo loài và quy cách, trong nhiều mẻ. Lưu cách tính và cập nhật khi đổi quy cách. Một tỷ lệ cố định chép từ tài liệu chung mà không có số liệu của chính nhà máy thường không thuyết phục.
Nhà máy nhỏ mua cá qua nậu vựa có xuất sang EU được không?
Được nếu nậu vựa giao kèm giấy tờ lần được về đúng tàu, đúng chuyến, đúng khối lượng theo giấy biên nhận ở cảng. Nếu nậu gộp cá của nhiều tàu mà không tách giấy tờ, phần nguyên liệu đó không nên dùng cho dòng hàng EU.
Ai khai dữ liệu lên hệ thống CATCH, nhà xuất khẩu Việt Nam hay nhà nhập khẩu EU?
Hệ thống phân vai cho cơ quan có thẩm quyền của nước treo cờ, nhà nhập khẩu EU và cơ quan nước thành viên; vai trò cụ thể của từng bên và cách doanh nghiệp Việt Nam tham gia nên hỏi cơ quan thuỷ sản Việt Nam. Dù ai khai, dữ liệu gốc đến từ tàu, cảng và nhà máy của bạn.