Khi một lô hàng xuất khẩu bị nước nhập khẩu phát hiện không đạt, thông tin thường quay về Việt Nam qua cơ quan đầu mối, rồi được chuyển cho cơ quan chuyên ngành và doanh nghiệp xuất khẩu; doanh nghiệp phải lần lô, tìm nguyên nhân và nộp báo cáo khắc phục trong thời hạn được yêu cầu. Chất lượng của bản báo cáo này quyết định phần lớn việc doanh nghiệp, vùng trồng, cơ sở đóng gói có bị siết kiểm tra hay tạm dừng hay không.
Bài này không đi lại các khái niệm chung về hệ thống cảnh báo của từng thị trường. Trọng tâm là phần việc phía Việt Nam sau khi nhận tin: ai chuyển tin cho bạn, bạn cần đối chiếu những gì, lần lô tới đâu, và báo cáo gửi đi cần trả lời những câu hỏi nào. Quy trình chi tiết, biểu mẫu và thời hạn có thể thay đổi theo thị trường và theo văn bản hiện hành, nên bạn luôn đối chiếu với cơ quan chuyển tin.
Thông tin đi theo đường nào
Mỗi nước nhập khẩu có hệ thống kiểm soát riêng. Khi lô hàng bị phát hiện không đạt ở cửa khẩu hoặc trên thị trường, cơ quan của nước đó thường thông báo cho phía Việt Nam qua đầu mối chính thức. Với các vấn đề vệ sinh dịch tễ và kiểm dịch, đầu mối là bộ phận phụ trách các biện pháp vệ sinh và kiểm dịch động thực vật, gọi tắt là SPS, hiện đặt trong ngành nông nghiệp và môi trường. Đầu mối chuyển tin tới cơ quan chuyên ngành phụ trách mặt hàng, như bảo vệ thực vật với trái cây, rau; thú y với sản phẩm động vật; cơ quan quản lý thuỷ sản hoặc chất lượng nông lâm thuỷ sản với hải sản.
Cơ quan chuyên ngành sau đó gửi văn bản tới doanh nghiệp xuất khẩu có tên trên chứng từ, đôi khi tới cả cơ sở đóng gói, chủ mã vùng trồng hoặc cơ sở nuôi liên quan. Văn bản thường yêu cầu điều tra nguyên nhân, truy xuất lô và báo cáo biện pháp khắc phục trong một thời hạn nhất định. Song song, nhà nhập khẩu ở nước ngoài cũng có thể báo trực tiếp cho bạn, thường sớm hơn đường chính thức.
Đừng chờ văn bản chính thức mới bắt đầu. Ngay khi nhà nhập khẩu báo, hãy mở hồ sơ lô và bắt đầu lần. Nhưng báo cáo chính thức phải gửi theo đúng đường mà cơ quan chuyển tin yêu cầu, vì phía nước nhập khẩu chỉ ghi nhận trả lời qua kênh chính thức giữa hai nước.
Đối chiếu thông báo với hồ sơ của bạn
Việc đầu tiên khi cầm thông báo là xác nhận đó có đúng là lô của mình không và chính xác là lô nào. Thông báo của nước ngoài thường ghi theo dữ liệu của họ, không luôn khớp với cách bạn đánh mã.
- Số chứng thư đi kèm lô hàng, như chứng thư kiểm dịch thực vật hay chứng thư vệ sinh, là chìa khoá nối dữ liệu hai bên.
- Số vận đơn, số container, ngày xuất giúp xác định đúng chuyến hàng.
- Mã số vùng trồng, mã cơ sở đóng gói, mã cơ sở chế biến ghi trên bao bì hoặc chứng từ, nếu thông báo có nêu.
- Chỉ tiêu không đạt: dư lượng hoạt chất nào, vi sinh gì, sinh vật gây hại nào, hay lỗi chứng từ, lỗi ghi nhãn.
- Kết quả kiểm của nước nhập khẩu: mức phát hiện, phương pháp, nơi lấy mẫu nếu có.
- Biện pháp họ đã áp dụng: tiêu huỷ, trả về, chuyển mục đích, hay chỉ cảnh báo.
Nếu dữ liệu trong thông báo không khớp với hồ sơ của bạn, ví dụ số container không thuộc lô nào bạn đã xuất, hãy báo ngay cho cơ quan chuyển tin bằng văn bản kèm bằng chứng. Trường hợp hàng bị dùng chứng từ hoặc mã của bạn mà không phải hàng của bạn là chuyện nghiêm trọng, cần xử lý riêng.
Lần lô xuất khẩu tới tận gốc
Lô xuất khẩu thường gom từ nhiều nguồn, nên việc lần phải đi qua nhiều tầng. Trình tự dưới đây áp dụng cho nông sản đóng gói; thuỷ sản và sản phẩm động vật đi theo logic tương tự với các tầng tương ứng.
- Từ container về các lô đóng gói. Một container có thể gồm nhiều lô đóng gói khác ngày. Tra bảng kê đóng hàng để biết lô nào nằm trong container bị thông báo.
- Từ lô đóng gói về các lô nhập nguyên liệu. Tra sổ đóng gói: mỗi lô đóng gói dùng nguyên liệu từ những phiếu nhập nào.
- Từ phiếu nhập về vùng trồng, hộ trồng. Mỗi phiếu nhập phải ghi mã vùng trồng và tên hộ hoặc tổ, ngày thu hoạch.
- Từ hộ trồng về nhật ký canh tác. Với lỗi dư lượng, xem nhật ký phun thuốc, thời gian cách ly trước thu hoạch; với sinh vật gây hại, xem nhật ký giám sát dịch hại và biện pháp xử lý.
- Rà các lô khác cùng nguồn. Lô nào khác đã xuất hoặc đang chuẩn bị xuất có dùng nguyên liệu từ cùng hộ, cùng ngày thu hoạch? Những lô đó cần được giữ lại hoặc kiểm bổ sung.
Nếu ở bất kỳ tầng nào mắt xích bị đứt, ví dụ phiếu nhập không ghi hộ cụ thể mà chỉ ghi "thương lái", thì báo cáo sẽ phải nói thật điều đó. Đây cũng là lỗ hổng mà phần khắc phục phải lấp.
Tìm nguyên nhân: đừng dừng ở câu trả lời dễ nhất
Câu trả lời dễ nhất luôn là "một hộ dân phun thuốc không đúng thời gian cách ly". Có thể đúng, nhưng báo cáo chỉ dừng ở đó thường không thuyết phục, vì nó không giải thích được vì sao hệ thống kiểm soát của doanh nghiệp để lọt. Phía nước nhập khẩu muốn biết cả lỗi ở điểm phát sinh lẫn lỗi ở điểm kiểm soát.
Một cách làm hiệu quả là đặt câu hỏi theo từng tầng. Ở vùng trồng: hộ đó có được tập huấn không, nhật ký có được ghi thật không, ai giám sát. Ở khâu thu mua: có kiểm nhật ký trước khi nhận hàng không, có lấy mẫu kiểm nhanh hoặc gửi kiểm theo tần suất không. Ở cơ sở đóng gói: có tách lô theo hộ không hay trộn nhiều hộ vào một lô, có kiểm trước khi xuất không. Mỗi câu "không" là một nguyên nhân hệ thống.
Với lỗi sinh vật gây hại, nguyên nhân có thể nằm ở khâu sơ chế, phân loại, xử lý sau thu hoạch hoặc vệ sinh kho, chứ không chỉ ở vườn. Với lỗi vi sinh ở thuỷ sản hay thực phẩm chế biến, nguyên nhân thường nằm ở chuỗi lạnh, vệ sinh dụng cụ, nước dùng trong chế biến. Với lỗi chứng từ hoặc nhãn, nguyên nhân thường là quy trình kiểm soát chứng từ trước khi xuất không có người đối chiếu chéo.
Khi nguyên nhân chưa chắc chắn, hãy viết rõ các giả thuyết đã xét, giả thuyết nào đã loại trừ bằng bằng chứng gì, giả thuyết nào còn lại. Một báo cáo trung thực về sự chưa chắc chắn tốt hơn một kết luận vội vàng mà phía bên kia dễ dàng bác bỏ.
Báo cáo khắc phục cần trả lời những gì
Biểu mẫu cụ thể do cơ quan chuyển tin hướng dẫn. Dù biểu mẫu thế nào, nội dung thường phải trả lời được các câu hỏi dưới đây.
| Câu hỏi | Nội dung cần có | Bằng chứng kèm theo |
|---|---|---|
| Lô nào bị ảnh hưởng | Đối chiếu số chứng thư, container, lô đóng gói, nguồn nguyên liệu | Bảng kê đóng hàng, sổ đóng gói, phiếu nhập |
| Nguyên nhân là gì | Nguyên nhân trực tiếp và nguyên nhân hệ thống | Nhật ký canh tác, kết quả kiểm lại, biên bản làm việc |
| Lô liên quan khác xử lý thế nào | Lô cùng nguồn đã giữ, kiểm hay xuất | Biên bản giữ hàng, kết quả kiểm bổ sung |
| Đã khắc phục gì | Biện pháp ngay lập tức với hộ, vùng, cơ sở | Biên bản, danh sách hộ tạm ngừng thu mua |
| Phòng ngừa lâu dài ra sao | Thay đổi quy trình, tần suất kiểm, tập huấn | Quy trình sửa đổi, kế hoạch kiểm, danh sách tập huấn |
| Ai chịu trách nhiệm theo dõi | Người, đơn vị phụ trách và mốc kiểm tra lại | Văn bản phân công |
Báo cáo nên kèm bản dịch nếu cơ quan yêu cầu gửi sang phía nước ngoài. Thuật ngữ kỹ thuật cần dịch thống nhất với cách nước nhập khẩu dùng; dịch sai tên hoạt chất hay tên sinh vật gây hại có thể khiến báo cáo bị hỏi lại.
Hệ quả có thể xảy ra và cách giảm thiệt hại
Tuỳ mức độ và tuỳ thị trường, một thông báo không tuân thủ có thể dẫn tới: lô hàng bị tiêu huỷ hoặc trả về; doanh nghiệp, cơ sở đóng gói, vùng trồng bị đưa vào diện kiểm tra tăng cường ở các lô sau; mã số bị tạm dừng sử dụng cho thị trường đó; và nếu vi phạm lặp lại nhiều lần trên cả ngành hàng, nước nhập khẩu có thể siết chung với toàn bộ hàng từ Việt Nam. Mức nào áp dụng không do doanh nghiệp quyết định, nhưng chất lượng và tốc độ của báo cáo có ảnh hưởng.
Phần doanh nghiệp làm được là: trả lời đúng hạn, trung thực, đủ bằng chứng; áp dụng biện pháp khắc phục thật và có thể kiểm chứng; chủ động thông báo cho các hộ, tổ hợp tác, cơ sở đóng gói liên quan để họ cùng sửa; và rà ngay các lô khác đang trên đường đi để tránh thêm một thông báo nữa trong lúc đang giải trình.
Với hợp đồng thương mại, thông báo không tuân thủ thường kéo theo tranh chấp với nhà nhập khẩu về chi phí tiêu huỷ, trả hàng, bồi thường. Phần này phụ thuộc điều khoản hợp đồng và luật áp dụng. Nếu giá trị lớn hoặc nhà nhập khẩu đòi bồi thường vượt mức, bạn nên hỏi luật sư trên AI Cố Vấn hoặc người có kinh nghiệm thương mại quốc tế trước khi trả lời bằng văn bản.
Câu hỏi thường gặp
Thông báo không tuân thủ có phải là lô hàng bị trả về không?
Không nhất thiết. Thông báo cho biết lô hàng không đạt một yêu cầu; biện pháp với lô có thể là tiêu huỷ, trả về, chuyển mục đích hoặc chỉ ghi nhận. Đọc kỹ phần biện pháp đã áp dụng trong thông báo để biết lô của bạn đang ở trạng thái nào.
Ai ở Việt Nam chuyển thông báo cho doanh nghiệp?
Thường là cơ quan chuyên ngành phụ trách mặt hàng, sau khi nhận từ đầu mối chính thức về vệ sinh dịch tễ và kiểm dịch. Nhà nhập khẩu cũng có thể báo trực tiếp và thường sớm hơn. Báo cáo chính thức gửi theo đường cơ quan yêu cầu.
Nếu lô bị thông báo không phải hàng của mình thì làm gì?
Gửi ngay văn bản tới cơ quan chuyển tin kèm bằng chứng đối chiếu, như danh sách chứng thư và container bạn đã xuất. Trường hợp có dấu hiệu người khác dùng mã hoặc chứng từ của bạn, cần báo cơ quan quản lý để xử lý riêng.
Báo cáo khắc phục có cần nêu tên hộ trồng vi phạm không?
Báo cáo gửi cơ quan cần đủ thông tin truy xuất, có thể gồm mã vùng và hộ liên quan theo yêu cầu. Phần gửi ra nước ngoài thường do cơ quan tổng hợp. Không công bố tên hộ ra bên ngoài khi chưa có kết luận.
Có thể xin gia hạn thời hạn nộp báo cáo không?
Nếu cần thêm thời gian để có kết quả kiểm nghiệm hoặc làm việc với nhiều hộ, hãy đề nghị bằng văn bản với cơ quan chuyển tin, nêu lý do và nộp trước một báo cáo sơ bộ với những gì đã có.
Một thông báo có làm mất mã vùng trồng ngay không?
Không phải lúc nào cũng vậy. Tuỳ thị trường, mức độ và số lần vi phạm, hệ quả có thể từ cảnh báo, kiểm tra tăng cường tới tạm dừng mã. Báo cáo kịp thời và khắc phục thật giúp giảm khả năng bị áp mức nặng.