Với hàng tươi và hàng rời không có bao bì riêng, mã truy xuất được gắn ở đơn vị nhỏ nhất còn giữ nguyên trên đường đi: sọt, thùng, khay, bó hoặc phiếu đi kèm; khi hàng bị chia nhỏ, người chia phải tạo định danh mới và ghi lại nó lấy từ đơn vị nào. Đây là chỗ chuỗi truy xuất của nông sản Việt Nam đứt nhiều nhất. Hàng đi từ vườn tới vựa còn nguyên sọt, nhưng tới chợ đầu mối thì sọt bị đổ ra, trộn với hàng nơi khác, chia lại cho người bán lẻ, và từ đó không ai biết bó rau trên sạp đến từ đâu.
Bài đi qua cách chọn đơn vị gắn mã theo từng loại hàng, cách xử lý khi hàng đổi tay ở vựa và chợ đầu mối, vật liệu tem chịu được nước và lạnh, và một quy trình gọn cho vựa hoặc hợp tác xã. Các giấy tờ chuyên ngành như kiểm dịch, dấu kiểm soát giết mổ thuộc quy định thú y, an toàn thực phẩm, ở đây chỉ nhắc khi liên quan đến việc gắn mã.
Vì sao hàng rời khó truy xuất hơn hàng đóng gói
Hàng đóng gói có một ranh giới rõ ràng: cái túi, cái hộp. Số lô in lên đó đi theo món hàng tới tận tay người mua. Hàng rời thì khác: một quả xoài không có chỗ in số lô, một bó rau buộc dây chuối không giữ được tem, một tảng thịt được cắt thành nhiều miếng theo yêu cầu từng khách.
Thêm vào đó, hàng tươi thường qua nhiều tay trong thời gian ngắn. Người thu gom gom hàng của nhiều hộ; vựa phân loại theo kích cỡ, trộn hàng nhiều nguồn để đủ một chuyến; chợ đầu mối bán lại cho hàng trăm tiểu thương. Mỗi lần đổi tay là một lần định danh có thể bị mất nếu không ai ghi lại.
Môi trường cũng làm khó con tem. Rau quả được rửa, phun nước giữ tươi; thịt cá nằm trên đá, trong kho lạnh; sọt nhựa bị xếp chồng, cọ xát. Tem giấy thường bong, mực nhoè, mã QR không quét được chỉ sau một đêm.
Vì vậy truy xuất hàng rời không thể dựa hoàn toàn vào con tem gắn trên từng món. Nó dựa vào sự kết hợp giữa định danh trên đơn vị đóng gói tạm như sọt, thùng, khay, với chứng từ đi kèm ở mỗi lần đổi tay. Con tem là một phần, phiếu giao nhận là phần còn lại.
Gắn định danh ở đơn vị nào
Bảng dưới gợi ý đơn vị gắn mã phổ biến cho từng nhóm hàng, kèm chỗ chuỗi hay đứt. Thực tế tuỳ kênh bán và yêu cầu của bên mua.
| Nhóm hàng | Đơn vị gắn mã thường gặp | Cách gắn | Chỗ hay đứt |
|---|---|---|---|
| Trái cây to: xoài, bưởi, mít, thanh long | Từng quả với hàng cao cấp; sọt, thùng với hàng phổ thông | Tem nhỏ dán quả; thẻ treo hoặc tem dán sọt | Vựa đổ sọt, phân cỡ, trộn nguồn |
| Trái cây nhỏ, rau ăn lá | Khay, túi lưới, bó, thùng xốp | Tem trên khay, dây buộc có thẻ, tem dán thùng | Tiểu thương chia lại bó nhỏ |
| Rau củ bán sỉ | Bao, sọt, thùng | Thẻ treo miệng bao, tem dán thùng | Đổ ra sạp, bán theo ký |
| Thịt gia súc, gia cầm | Con hoặc mảnh nguyên tại cơ sở giết mổ; khay sau khi cắt | Dấu, phiếu theo quy định thú y; tem cân trên khay | Cắt nhỏ ở sạp chợ, không còn phiếu |
| Cá, hải sản tươi | Thùng, sọt đá, khay | Thẻ treo thùng, tem dán khay | Chia lại từ thùng lớn ở chợ |
Nguyên tắc chung: khi đơn vị gắn mã bị phá ra, người phá phải tạo đơn vị mới và ghi lại đơn vị mới lấy hàng từ những đơn vị cũ nào. Thiếu bước này thì truy xuất dừng lại ở người phá.
Trái cây và rau: tem trên quả, thẻ trên bó, tem trên sọt
Tem dán từng quả. Hợp với trái cây có vỏ dày, giá trị cao, bán ở siêu thị hoặc làm quà. Tem nhỏ nên chỉ mang mã ngắn hoặc mã QR cỡ nhỏ trỏ tới lô; dùng keo và mực phù hợp cho vật liệu tiếp xúc thực phẩm, nhất là khi người mua có thể ăn cả vỏ.
Thẻ treo, dây buộc có thẻ. Với bó rau, chùm nho, nải chuối, thẻ nhựa buộc vào dây giữ bền hơn tem dán. Mỗi thẻ in số lô hoặc mã của tổ, hộ; thẻ lặp cho cả lô là đủ với hàng phổ thông.
Tem dán sọt, thùng. Với hàng sỉ, đơn vị mang mã là sọt hoặc thùng. Dán ở hai mặt đối diện để khi xếp chồng vẫn quét được một mặt. Sọt nhựa dùng lại nhiều lần thì phải bóc tem cũ trước khi dán tem mới, tránh hai mã trên một sọt.
Khay, túi lưới bán lẻ. Khi vựa hoặc siêu thị chia hàng ra khay, tem cân in kèm số lô gốc hoặc mã truy xuất của sọt nguồn là cách nối chuỗi rẻ và hiệu quả, vì máy cân in tem đã có sẵn ở nhiều cửa hàng.
Đừng ép từng quả phải có tem khi không cần. Với hàng phổ thông giá thấp, tem từng quả làm tăng chi phí và rác thải mà không tăng nhiều khả năng truy xuất so với tem trên sọt và phiếu đi kèm.
Thịt và cá: khi miếng hàng bị cắt nhỏ
Thịt gia súc, gia cầm có hệ thống giấy tờ riêng ở khâu giết mổ và vận chuyển theo quy định thú y. Phần này thuộc chuyên ngành, nhưng với người làm truy xuất, điều cần nhớ là giấy tờ đó gắn với con hoặc mảnh nguyên. Khi tới sạp và bị cắt thành từng miếng, định danh gốc chỉ còn trên phiếu mà người bán giữ.
Ở chợ truyền thống, cách khả thi là người bán giữ phiếu, giấy tờ của từng lần nhập theo ngày, và ghi ngày nhập lên bảng hoặc sổ tại sạp. Khi có phản ánh, có thể lần từ ngày bán về phiếu nhập ngày đó. Không cần tem trên từng túi thịt, nhưng phải có chứng từ theo ngày.
Ở siêu thị, cửa hàng thực phẩm và bếp ăn tập thể, mức yêu cầu thường cao hơn. Miếng thịt hay khay cá được đóng khay, cân, in tem có số lô nội bộ; số lô đó nối với phiếu nhập của con hoặc thùng nguyên. Bếp ăn tập thể thường phải lưu chứng từ nguồn gốc của từng lần nhập theo quy định về an toàn thực phẩm.
Với cá và hải sản, thùng đá là đơn vị hay dùng. Thẻ treo hoặc tem chịu nước dán trên nắp thùng, ghi lô, nguồn, ngày nhập. Khi chia từ thùng lớn ra khay nhỏ, tem khay ghi lại mã thùng nguồn. Các giấy tờ về nguồn khai thác hay nguồn nuôi đi theo chứng từ, không cần in lên khay.
Hàng đổi tay ở vựa và chợ đầu mối
Vựa và chợ đầu mối là nơi nhiều nguồn gặp nhau. Để chuỗi không đứt ở đây, mỗi lần nhận hàng cần một phiếu giao nhận tối thiểu: ngày, người giao, nguồn (hộ, tổ, hợp tác xã, vùng), loại hàng, khối lượng, và số lô hoặc mã trên sọt nếu có. Phiếu này có thể là giấy viết tay, tin nhắn có ảnh, hoặc nhập trên ứng dụng, miễn là lưu được và tra được.
Khi vựa trộn hàng nhiều nguồn để đủ một chuyến, lô mới phải ghi đủ các nguồn đã trộn. Ví dụ giả định: một chuyến chanh leo xuất đi gồm hàng của ba tổ, thì phiếu xuất và tem trên thùng ghi mã lô mới, còn hồ sơ của lô mới liệt kê ba phiếu nhận của ba tổ. Nếu chỉ có một tổ có mã số vùng trồng, thì chuyến xuất khẩu yêu cầu mã vùng không được trộn hàng hai tổ kia vào.
Tiểu thương mua từ chợ đầu mối nên giữ hoá đơn hoặc phiếu mua theo ngày, ghi tên vựa bán. Đây là yêu cầu tối thiểu để lần ngược một bước, và với nhiều mặt hàng, quy định an toàn thực phẩm cũng yêu cầu người kinh doanh lưu thông tin nguồn gốc.
Ban quản lý chợ đầu mối, nếu có hệ thống ghi nhận hàng vào chợ theo chuyến, là mắt xích hữu ích. Hỏi ban quản lý xem chợ của bạn có lưu thông tin này không và tiểu thương có thể tra cứu không.
Vật liệu tem cho môi trường ẩm và lạnh
Tem quét không được thì mọi công sức phía sau đều vô ích. Với hàng tươi, khi đặt in nên hỏi nhà in những điểm sau:
- Giấy hoặc màng nhựa chịu nước, không bị bở khi rửa hay phun sương.
- Keo bám được ở nhiệt độ kho lạnh và trên bề mặt ẩm; có loại keo riêng cho hàng đông lạnh.
- Mực không lem khi gặp nước, đá, dầu mỡ.
- Vật liệu tiếp xúc trực tiếp với thực phẩm, như tem dán quả, đáp ứng yêu cầu an toàn cho vật liệu tiếp xúc thực phẩm.
- Cỡ mã QR đủ lớn và đủ khoảng trắng xung quanh để quét được khi tem bị cong theo vỏ quả hoặc dây buộc.
- Thẻ treo nhựa có lỗ gia cố để không rách khi kéo sọt.
Trước khi đặt in số lượng lớn, dán thử lên hàng thật, cho qua đúng chặng thực tế như rửa, ướp đá, xếp xe một đêm, rồi quét lại. Tỉ lệ tem còn quét được sau chặng đó là con số nên ghi lại để chọn nhà in.
Quy trình gọn cho một vựa hoặc hợp tác xã
Không cần phần mềm phức tạp để bắt đầu. Một vựa hoặc hợp tác xã có thể chạy truy xuất hàng rời theo các bước:
- Mỗi chuyến hàng nhận vào có phiếu giao nhận ghi nguồn, khối lượng, ngày.
- Gán mã lô nhận cho chuyến đó, ghi lên thẻ treo hoặc tem dán trên sọt, thùng.
- Khi phân loại, đóng thùng xuất, gán mã lô xuất và ghi lô xuất lấy từ những lô nhận nào.
- Dán tem hoặc treo thẻ lô xuất trên mỗi thùng, sọt đi ra.
- Phiếu xuất ghi mã lô xuất, khách nhận, ngày.
- Lưu phiếu nhận và phiếu xuất theo ngày, ít nhất qua thời gian hàng còn trên thị trường cộng thời gian xử lý phản ánh.
- Mỗi tháng thử lần ngược một thùng bất kỳ về tới hộ, đo xem mất bao lâu.
Bước cuối là phép thử quan trọng nhất. Nếu lần ngược một thùng mất cả buổi, khi có sự cố thật bạn sẽ không kịp khoanh vùng trước khi hàng đã bán hết.
Câu hỏi thường gặp
Trái cây bán ở chợ có bắt buộc dán tem truy xuất từng quả không?
Không có yêu cầu chung bắt buộc dán tem từng quả với hàng bán ở chợ. Điều quan trọng hơn là người bán giữ chứng từ nguồn gốc của từng lần nhập. Tem từng quả thường chỉ cần khi siêu thị, khách xuất khẩu hoặc hợp đồng yêu cầu.
Vựa trộn hàng của nhiều hộ thì truy xuất thế nào?
Lô xuất của vựa phải ghi lại đã lấy từ những lô nhận nào, mỗi lô nhận gắn với một hộ hoặc tổ. Như vậy khi có sự cố, vựa khoanh được nhóm hộ liên quan. Hàng xuất khẩu yêu cầu mã vùng trồng thì không trộn hàng ngoài vùng.
Tem dán trực tiếp lên vỏ quả có cần loại keo đặc biệt không?
Nên dùng tem và keo đáp ứng yêu cầu cho vật liệu tiếp xúc thực phẩm, nhất là với quả người mua có thể ăn cả vỏ. Hỏi nhà in về vật liệu và giấy tờ chứng minh trước khi đặt in.
Thịt bán ở chợ đã cắt nhỏ thì truy xuất được tới đâu?
Thường tới ngày nhập và phiếu nhập của người bán. Người bán giữ giấy tờ của con hoặc mảnh nguyên theo từng ngày, khi có phản ánh thì lần từ ngày bán về phiếu nhập. Siêu thị và bếp ăn tập thể thường làm chi tiết hơn bằng tem cân có số lô.
Tem trên sọt nhựa dùng lại có gây nhầm lô không?
Có, nếu tem cũ không được bóc trước khi dán tem mới. Hai mã trên một sọt làm người quét nhận nhầm lô. Nên có bước bóc tem cũ khi rửa sọt, hoặc dùng thẻ treo thay vì tem dán.