Cơ sở chế biến, kinh doanh lâm sản, từ xưởng xẻ, xưởng mộc hộ gia đình tới nhà máy đồ gỗ, phải lập sổ theo dõi nhập, xuất lâm sản theo mẫu do quy định về quản lý, truy xuất nguồn gốc lâm sản ban hành, ghi từng lần nhập, từng lần xuất, và báo cáo định kỳ hoặc khi được yêu cầu cho cơ quan kiểm lâm. Sổ này là xương sống của truy xuất ở khâu chế biến: không có nó, giấy tờ nhập và giấy tờ bán ra không nối được với nhau.
Ở nhiều xưởng nhỏ, sổ theo dõi được ghi dồn vào cuối tháng, thậm chí chỉ ghi khi nghe tin sắp có đoàn kiểm tra. Bài này đi vào cách ghi sao cho sổ phản ánh đúng thực tế, tính hao hụt hợp lý, và đối chiếu tồn kho, để khi cần lần một sản phẩm về nguồn gỗ, bạn làm được trong vài phút. Mẫu sổ và kỳ báo cáo cụ thể có thể thay đổi; hãy lấy mẫu đang áp dụng từ kiểm lâm địa bàn.
Ai phải ghi sổ và sổ dùng để làm gì
Đối tượng phải ghi sổ là các tổ chức, hộ gia đình, cá nhân có hoạt động chế biến hoặc kinh doanh lâm sản: xưởng xẻ gỗ tròn, cơ sở bóc ván, xưởng mộc đồ gia dụng, nhà máy đồ gỗ nội thất, cơ sở làm dăm, viên nén, đại lý mua bán gỗ. Quy mô nhỏ không làm cho nghĩa vụ này biến mất, chỉ làm sổ ngắn hơn.
Sổ có ba công dụng. Đầu tiên là để cơ quan quản lý kiểm tra: lượng gỗ nhập vào có nguồn hợp pháp không, lượng sản phẩm bán ra có tương xứng với lượng gỗ nhập không. Thứ hai là để chính cơ sở quản lý: biết tồn bao nhiêu, hao hụt bao nhiêu, nhà cung cấp nào hay giao thiếu. Thứ ba là để làm hồ sơ bán ra: khi khách hỏi "bộ bàn ghế này làm từ gỗ của ai", câu trả lời đi qua sổ.
Cơ sở có làm hàng xuất khẩu còn phải hiểu rằng sổ theo dõi là căn cứ để được xếp loại trong hệ thống bảo đảm gỗ hợp pháp và để chứng minh với khách nước ngoài. Một cuốn sổ ghi dồn, số tròn, không khớp với kho là điểm trừ lớn trong mọi cuộc đánh giá.
Mỗi dòng sổ nên ghi những gì
Mẫu sổ chính thức có các cột riêng. Bảng dưới gom các thông tin cốt lõi mà một dòng nhập và một dòng xuất cần có, để bạn kiểm xem sổ của mình còn thiếu gì.
| Thông tin | Dòng nhập | Dòng xuất | Chỗ hay thiếu |
|---|---|---|---|
| Ngày | Ngày gỗ về tới cơ sở | Ngày hàng rời cơ sở | Ghi ngày ký hợp đồng thay ngày nhận thật |
| Chứng từ | Số bảng kê, hoá đơn, tờ khai của bên bán | Số bảng kê, hoá đơn bán ra | Không ghi số bảng kê, chỉ ghi số hoá đơn |
| Đối tác | Tên người bán, địa chỉ | Tên người mua | Ghi tên thương lái thay vì chủ lâm sản trên bảng kê |
| Loài, dạng sản phẩm | Gỗ tròn, gỗ xẻ, ván… theo loài | Sản phẩm bán ra theo loài gỗ chính | Ghi chung "gỗ các loại" |
| Số lượng, khối lượng | Theo đơn vị trên bảng kê và theo kiểm đếm thực tế | Theo đơn vị bán | Chỉ chép số trên giấy, không ghi số thực đếm |
| Nguồn gốc | Rừng trồng trong nước, nhập khẩu, cây phân tán… | Dẫn chiếu lô nhập đã dùng | Bỏ trống phần dẫn chiếu khi xuất |
| Tồn sau mỗi lần ghi | Cộng vào tồn | Trừ khỏi tồn, tính cả hao hụt | Không tính tồn cho đến cuối kỳ |
Cột "nguồn gốc" và phần dẫn chiếu lô nhập ở dòng xuất là chỗ biến cuốn sổ từ sổ kho đơn thuần thành công cụ truy xuất. Chỉ cần thêm một cột "lô nhập đã dùng" là bạn đã đi trước nhiều cơ sở cùng quy mô.
Tính hao hụt sao cho hợp lý
Hao hụt là chuyện tự nhiên của chế biến gỗ. Gỗ tròn xẻ ra gỗ xẻ mất bìa, mùn cưa; gỗ xẻ làm thành phẩm mất thêm phần bào, phần cắt bỏ. Nếu sổ không ghi hao hụt, lượng thành phẩm bán ra sẽ trông như "ít bất thường" hoặc tồn kho trên giấy sẽ lớn hơn nhiều so với kho thực.
Tỷ lệ hao hụt nên đến từ đo thực tế của chính xưởng. Mỗi loài gỗ, mỗi dạng sản phẩm, mỗi máy móc cho một tỷ lệ khác nhau. Cách tốt nhất là chọn vài lô điển hình, cân đo đầu vào và đầu ra, ghi lại kết quả và dùng làm căn cứ. Đừng lấy một tỷ lệ nghe từ xưởng khác.
Ghi rõ phụ phẩm. Bìa, đầu mẩu, mùn cưa, phôi lỗi bán cho lò sấy, cơ sở làm viên nén cũng là lâm sản đi ra khỏi xưởng. Ghi chúng vào sổ với dạng sản phẩm riêng giúp cân đối nhập xuất và giúp bên mua phụ phẩm có giấy tờ.
Hao hụt bất thường là dấu hiệu cần giải thích. Nếu một kỳ hao hụt cao gấp đôi bình thường, hãy ghi chú lý do: gỗ mục, gỗ nứt khi sấy, thay đổi mẫu sản phẩm. Một ghi chú kịp thời có giá trị hơn mọi lời giải thích sau khi bị hỏi.
Không dùng hao hụt để "làm đẹp" sổ. Ghi hao hụt cao để hợp thức hoá phần gỗ thiếu giấy tờ là hành vi gian dối và rất dễ bị phát hiện khi đối chiếu với tỷ lệ chuẩn của cùng ngành hàng. Cái giá phải trả lớn hơn nhiều so với một lô gỗ.
Kiểm kê, đối chiếu tồn kho định kỳ
Sổ chỉ có giá trị khi khớp với kho thật. Trình tự kiểm kê dưới đây có thể làm hằng tháng ở xưởng nhỏ, hằng tuần ở nhà máy lớn.
- Chốt sổ đến một thời điểm, tạm dừng nhập xuất trong lúc đếm nếu có thể.
- Đếm tồn thực tế theo từng loài, từng dạng: gỗ tròn ở bãi, gỗ xẻ trong lò sấy và kho, bán thành phẩm, thành phẩm chờ giao.
- Quy đổi tồn bán thành phẩm và thành phẩm về khối lượng gỗ nguyên liệu theo tỷ lệ của xưởng.
- So với tồn trên sổ. Chênh lệch nhỏ ghi điều chỉnh có lý do; chênh lệch lớn thì tìm nguyên nhân trước khi điều chỉnh.
- Ghi biên bản kiểm kê có người lập, người kiểm, lưu cùng sổ.
- Rút kinh nghiệm: nếu một nhà cung cấp thường xuyên giao thiếu so với bảng kê, ghi nhận và xử lý với họ.
Kiểm kê định kỳ còn giúp phát hiện sớm việc người trong xưởng mua gỗ ngoài sổ. Một đống gỗ không có dòng nhập tương ứng là thứ phải xử lý ngay, trước khi đoàn kiểm tra nhìn thấy.
Lần một sản phẩm về nguồn gỗ: thử với cuốn sổ của bạn
Cách kiểm nhanh nhất xem sổ có dùng được không là tự làm một bài thử. Chọn ngẫu nhiên một đơn hàng đã giao tháng trước, ví dụ giả định là hai mươi bộ bàn ăn gỗ keo. Từ hoá đơn bán, tìm dòng xuất trong sổ. Từ dòng xuất, tìm các lô gỗ nhập đã dùng. Từ mỗi lô nhập, mở bìa hồ sơ xem bảng kê của bên bán và giấy tờ nguồn của họ.
Nếu cả chuỗi đó làm được trong mười lăm phút, sổ của bạn đang ở mức tốt. Nếu bị đứt ở bước "lô nhập nào đã dùng", nghĩa là dòng xuất chưa dẫn chiếu lô nhập; cách sửa là từ nay ghi thêm cột đó, và với xưởng trộn gỗ của nhiều lô, ghi theo khoảng thời gian nhập. Nếu bị đứt ở bước tìm giấy tờ, nghĩa là cách lưu bìa hồ sơ chưa theo lô.
Bài thử này nên làm vài tháng một lần, mỗi lần với một đơn hàng khác. Nó cũng chính là điều khách hàng xuất khẩu và người đánh giá sẽ làm khi đến cơ sở của bạn, nên tự làm trước là cách luyện tập rẻ nhất.
Sổ giấy hay sổ điện tử
Mẫu sổ chính thức thường được hướng dẫn ở dạng bảng, và nhiều nơi chấp nhận sổ lập trên máy tính, in ra theo kỳ. Một số địa phương và cơ quan kiểm lâm đã triển khai phần mềm, cơ sở dữ liệu quản lý lâm sản cho cơ sở nhập dữ liệu trực tuyến. Hình thức nào được chấp nhận ở tỉnh bạn, và có bắt buộc dùng hệ thống trực tuyến hay không, cần hỏi trực tiếp Chi cục Kiểm lâm tỉnh.
Với xưởng nhỏ, một bảng tính đơn giản là đủ, miễn là có cột ngày, chứng từ, đối tác, loài, khối lượng, nguồn, lô dẫn chiếu, tồn. Điều quan trọng là ghi ngay khi phát sinh và không sửa số đã ghi mà không để lại dấu vết. Nếu dùng bảng tính, hãy lưu bản theo từng tháng và không ghi đè.
Với nhà máy làm hàng xuất khẩu, phần mềm quản lý kho có thêm trường nguồn gốc là lựa chọn hợp lý, vì khách hàng nước ngoài thường đòi dữ liệu theo đơn hàng. Khi chọn phần mềm, hãy chắc rằng nó xuất được dữ liệu theo đúng các cột mà mẫu sổ chính thức yêu cầu; đừng để mình rơi vào cảnh phải chép tay lại từ phần mềm sang sổ khi bị kiểm tra.
Khi đoàn kiểm tra đến: chuẩn bị những gì
Đoàn kiểm tra cơ sở chế biến lâm sản thường xem theo một thứ tự khá quen. Chuẩn bị sẵn theo thứ tự đó giúp buổi làm việc ngắn và rõ ràng:
- Giấy tờ pháp lý của cơ sở: đăng ký kinh doanh, giấy tờ về địa điểm, các giấy tờ về phòng cháy, môi trường nếu thuộc diện phải có.
- Sổ theo dõi nhập, xuất lâm sản của kỳ được hỏi, kèm biên bản kiểm kê gần nhất.
- Bìa hồ sơ nhập theo lô: bảng kê, hoá đơn, tờ khai, giấy tờ nguồn của từng lô.
- Bìa hồ sơ xuất: bảng kê bán ra, hoá đơn.
- Bảng tỷ lệ hao hụt của xưởng và cách tính.
- Người nắm sổ có mặt để giải trình, không phải chỉ có chủ cơ sở.
Nếu đoàn kết luận có vi phạm và bạn không đồng ý với cách tính, hãy ghi ý kiến vào biên bản và giữ bản sao. Khi số tiền hoặc khối lượng lớn, hoặc có dấu hiệu bị xem xét nặng hơn xử phạt hành chính, bạn nên nhờ người làm nghề pháp lý lâm nghiệp xem lại hồ sơ trước khi giải trình tiếp.
Câu hỏi thường gặp
Xưởng mộc gia đình chỉ làm vài bộ bàn ghế một tháng có phải ghi sổ không?
Cơ sở chế biến lâm sản có nghĩa vụ ghi sổ, kể cả quy mô hộ gia đình. Sổ có thể ngắn và đơn giản, nhưng cần có để chứng minh nguồn gỗ khi bán sản phẩm và khi được kiểm tra.
Ghi sổ theo dõi có thay được sổ sách kế toán không?
Không. Sổ theo dõi lâm sản phục vụ quản lý nguồn gốc theo pháp luật lâm nghiệp, sổ kế toán phục vụ nghĩa vụ thuế, tài chính. Hai loại nên khớp số với nhau nhưng tồn tại song song.
Có phải nộp sổ cho kiểm lâm định kỳ không?
Cơ sở thường phải báo cáo tình hình nhập, xuất lâm sản định kỳ hoặc khi được yêu cầu. Kỳ báo cáo, mẫu báo cáo và cách nộp theo văn bản hiện hành và hướng dẫn của Chi cục Kiểm lâm tỉnh.
Gỗ nhận gia công cho khách có ghi vào sổ của mình không?
Có, nên ghi riêng phần gỗ nhận gia công, kèm giấy tờ của chủ gỗ. Gỗ nằm trong xưởng của bạn thì khi kiểm tra bạn phải giải thích được nó của ai và có nguồn gốc từ đâu.
Sổ ghi sai thì sửa thế nào?
Gạch một nét để vẫn đọc được số cũ, ghi số đúng bên cạnh, ký nháy và ghi lý do. Với sổ điện tử, ghi dòng điều chỉnh thay vì xoá dòng cũ. Không tẩy xoá, không dán đè.
Cơ sở mới mở cần làm gì với kiểm lâm?
Ngoài đăng ký kinh doanh, cơ sở chế biến lâm sản nên liên hệ kiểm lâm địa bàn để được hướng dẫn về sổ theo dõi, báo cáo và các nghĩa vụ khác áp dụng cho loại hình của mình.