Mã vạch in trên bao bì bán lẻ, loại 13 chữ số bắt đầu bằng 893 với hàng của doanh nghiệp Việt Nam, chỉ định danh loại sản phẩm, không định danh từng lô hay từng món. Hai hộp bánh cùng loại sản xuất cách nhau ba tháng mang cùng một mã. Vì vậy chỉ riêng mã vạch bán lẻ thì không truy xuất được. Hệ thống GS1 có thêm các khoá định danh khác và các trường dữ liệu đi kèm để làm việc đó, nhưng nhiều cơ sở không biết, hoặc biết mà dùng lẫn lộn.
Bài này giải thích các mã GS1 hay gặp khi làm truy xuất: mã sản phẩm, mã địa điểm, mã kiện hàng, cùng số lô và số sê-ri đi kèm. Thủ tục đăng ký sử dụng mã số mã vạch là chuyện riêng, ở đây giả định bạn đã có mã doanh nghiệp và đang muốn dùng nó cho truy xuất. Bài cũng không bàn kiến trúc phần mềm, chỉ bàn chọn mã nào, gắn vào đâu, để chuỗi lần ngược không bị đứt.
Mã vạch bán lẻ và mã cho truy xuất: cùng một hệ, khác việc
GS1 là tổ chức quốc tế quản lý hệ thống mã số dùng trong thương mại, Việt Nam tham gia từ giữa thập niên 1990 và được cấp tiền tố 893. Đơn vị quản lý mã số mã vạch quốc gia thuộc ngành khoa học và công nghệ. Khi doanh nghiệp đăng ký, họ nhận một dãy mã riêng, từ đó tự gán mã cho từng sản phẩm. Mã sản phẩm đó in thành vạch trên bao bì để quầy thu ngân quét tính tiền.
Quầy thu ngân chỉ cần biết món hàng là loại gì, giá bao nhiêu. Truy xuất cần biết nhiều hơn: món hàng thuộc lô nào, sản xuất ở đâu, đã đi qua kho nào, nằm trong thùng nào, trên pallet nào. Mã vạch bán lẻ không chứa được những thông tin này vì nó chỉ có chỗ cho một con số cố định.
Điều nhiều người không để ý là cùng một hệ GS1 đã có sẵn cách mã hoá thêm thông tin, bằng các "số nhận dạng ứng dụng" đặt trong ngoặc trước mỗi trường dữ liệu. Ví dụ trường số lô, trường hạn dùng, trường số sê-ri. Các trường này nằm trong những loại vật mang dữ liệu lớn hơn mã vạch bán lẻ, như mã vạch dài trên thùng carton hay mã hai chiều. Truy xuất theo chuẩn GS1 thực chất là dùng đúng những trường đó, thay vì tự đặt một kiểu đánh số riêng không ai ngoài cơ sở đọc được.
Lợi ích của việc theo chuẩn là đối tác trong chuỗi, từ nhà phân phối, siêu thị đến nhà nhập khẩu, đọc được dữ liệu của bạn bằng thiết bị và phần mềm họ đang có. Một mã do cơ sở tự đặt có thể rất gọn, nhưng tới tay người khác thì họ phải hỏi lại từng con số nghĩa là gì.
Năm khoá định danh hay gặp trong truy xuất
Không phải cơ sở nào cũng cần cả năm. Hộ sản xuất nhỏ bán qua một đầu mối thường chỉ cần hai dòng đầu và số lô; doanh nghiệp xuất khẩu theo container thì gần như dùng đủ.
| Mã | Định danh cái gì | Dùng ở chặng nào |
|---|---|---|
| GTIN (mã thương phẩm) | Một loại sản phẩm ở một quy cách đóng gói, ví dụ gói 500 gam và thùng 20 gói có mã khác nhau | Mọi chặng, in trên bao bì bán lẻ và thùng |
| GLN (mã địa điểm toàn cầu) | Một pháp nhân hoặc một địa điểm vật lý: vườn, nhà xưởng, kho, cửa hàng | Ghi trong dữ liệu sự kiện: hàng đi từ đâu tới đâu |
| SSCC (mã côngtenơ vận chuyển theo xê-ri) | Một kiện hàng hậu cần cụ thể: một pallet, một thùng lớn ghép từ nhiều loại | Kho, vận chuyển, giao nhận |
| Số lô đi kèm GTIN | Một mẻ sản xuất hoặc một đợt đóng gói của một loại sản phẩm | Từ đóng gói trở đi, cốt lõi của truy xuất |
| Số sê-ri đi kèm GTIN | Từng món riêng lẻ, mỗi món một số không trùng | Hàng giá trị cao, thuốc, thiết bị, hàng cần chống sao chép tem |
Hai dòng cuối không phải khoá độc lập mà là trường bổ sung đi cùng GTIN. GTIN cộng số lô cho biết "loại hàng này, lô này"; GTIN cộng số sê-ri cho biết "loại hàng này, đúng món này". Khi nói chuyện với đối tác nước ngoài, họ hay dùng chữ "batch/lot" và "serial" cho hai trường này.
Số lô và số sê-ri: phần thông tin hay bị bỏ quên
Số lô phải được in trên bao bì, không chỉ nằm trong sổ. Nhiều xưởng có sổ ghi lô rất đầy đủ nhưng bao bì không in số lô, hoặc in bằng tay lúc có lúc không. Khi khách phản ánh một gói hàng, không ai biết gói đó thuộc lô nào. Máy in phun ngày giờ trên dây chuyền đóng gói thường làm được việc này, chỉ cần quy định thêm trường số lô.
Quy tắc đánh số lô nên đọc được bằng mắt. Chuẩn GS1 cho phép số lô gồm chữ và số, độ dài có giới hạn. Nhiều cơ sở chọn kiểu ghép ngày đóng gói, mã ca và mã dây chuyền. Dù chọn kiểu nào, hãy viết quy tắc thành văn bản để người mới vào làm vẫn đánh số đúng.
Đổi nguyên liệu giữa ca thì mở lô mới. Lô có ý nghĩa khi mọi món trong lô có chung lịch sử. Nếu giữa ca bạn chuyển sang thùng nguyên liệu từ vườn khác, đó là lúc nên mở số lô mới, dù máy vẫn chạy liên tục.
Số sê-ri không thay số lô. Có sê-ri từng món mà không ghi món đó thuộc lô nào thì khi cần thu hồi cả lô, bạn phải tra từng số một. Hệ thống tốt lưu cả hai: sê-ri để định danh món, lô để khoanh vùng.
Sê-ri phải là số không đoán được nếu dùng chống sao chép. Đánh sê-ri tăng dần 1, 2, 3 thì kẻ làm tem giả chỉ cần đoán số kế tiếp. Khi tem truy xuất còn có mục đích chống hàng giả, số sê-ri nên được sinh ngẫu nhiên và được hệ thống kiểm tra là đã cấp thật.
Mã vạch một chiều, DataMatrix hay QR: chọn vật mang dữ liệu
Các khoá và trường dữ liệu ở trên phải được mã hoá vào một hình nào đó để máy đọc. Có ba nhóm vật mang dữ liệu hay gặp. Nhóm thứ nhất là mã vạch một chiều: mã bán lẻ 13 số chỉ mang được GTIN, còn loại mã vạch dài dùng trên thùng carton, gọi là GS1-128, mang được thêm số lô, hạn dùng, SSCC. Nhóm này quét bằng máy quét laser ở kho rất nhanh, nhưng chiếm nhiều chỗ.
Nhóm thứ hai là GS1 DataMatrix, một hình vuông nhỏ gồm các ô đen trắng. Nó mang được nhiều trường trong diện tích rất nhỏ, chịu được in mờ một phần, nên ngành dược và thiết bị y tế dùng nhiều. Điện thoại thông thường đọc được hình, nhưng ứng dụng quét phổ thông có thể chỉ hiện ra một dãy ký tự khó hiểu, không mở ra trang nào.
Nhóm thứ ba là mã QR. Người tiêu dùng quen quét QR bằng điện thoại, nên đa số tem truy xuất hướng tới người mua đều dùng QR. Vấn đề nằm ở chỗ: nếu QR chỉ chứa một đường dẫn do nền tảng tự đặt, máy quét ở kho và ở quầy thu ngân không lấy ra được GTIN hay số lô theo chuẩn. Cơ sở khi đó phải in hai thứ: mã vạch cho chuỗi cung ứng và QR cho người mua.
Chọn nhóm nào phụ thuộc vào người cần đọc. Hàng đi siêu thị và kho phân phối cần mã máy quét đọc được; hàng bán trực tiếp cần QR mà điện thoại mở ra trang; hàng xuất khẩu theo yêu cầu khách có khi chỉ định sẵn loại mã. Trước khi đặt in số lượng lớn, hãy hỏi khách hàng lớn nhất của bạn họ quét bằng gì.
GS1 Digital Link: một mã QR cho cả máy quét kho lẫn điện thoại
Để khỏi phải in hai loại mã, GS1 đưa ra chuẩn gọi là Digital Link. Nguyên lý là: mã QR vẫn chứa một đường dẫn web, nhưng đường dẫn đó được cấu trúc theo quy tắc chung, trong đó có sẵn GTIN, số lô hoặc số sê-ri ở vị trí cố định. Điện thoại quét thì mở trang truy xuất như bình thường. Phần mềm của kho hay quầy thu ngân thì tách được các con số từ đường dẫn mà không cần mở trang.
Với cơ sở làm truy xuất, lợi ích lớn nhất là dữ liệu định danh nằm ngay trong mã, không phụ thuộc vào cơ sở dữ liệu của nền tảng nào. Nếu một ngày bạn đổi nhà cung cấp phần mềm, đường dẫn có thể được chuyển hướng sang hệ thống mới, còn GTIN và số lô trong mã vẫn đúng. Ngược lại, tem chứa mã ngẫu nhiên do nền tảng tự sinh thì chỉ nền tảng đó hiểu được.
GS1 quốc tế đang theo lộ trình để các điểm bán lẻ quét được mã hai chiều tại quầy, mốc thường được nhắc là khoảng năm 2027 ở một số thị trường. Lịch này do các tổ chức GS1 và nhà bán lẻ từng nước tự áp dụng nên có thể khác nhau; nếu bạn bán vào chuỗi bán lẻ nước ngoài, hãy hỏi trực tiếp yêu cầu của họ.
Khi trao đổi với đơn vị làm tem, câu cần hỏi rất đơn giản: mã QR có chứa GTIN và số lô theo chuẩn GS1 không, hay chỉ chứa một mã riêng. Câu trả lời quyết định tem của bạn còn dùng được bao lâu.
Mã GLN cho vùng trồng, nhà xưởng, kho và chuyện trùng tên với mã vùng trồng
GLN là mã định danh địa điểm theo GS1, do chính doanh nghiệp gán từ dãy mã của mình cho các địa điểm của mình, hoặc đăng ký thêm khi cần. Trong dữ liệu truy xuất, mỗi sự kiện "hàng rời khỏi kho A tới nhà máy B" cần định danh được A và B; dùng GLN thì đối tác hiểu ngay đó là nơi nào.
Ở Việt Nam, nông sản xuất khẩu còn có mã số vùng trồng và mã số cơ sở đóng gói do cơ quan ngành nông nghiệp và môi trường cấp, phục vụ việc nước nhập khẩu kiểm soát nguồn hàng. Hai loại mã này không phải mã GS1 và không thay được cho nhau. Mã vùng trồng chứng minh vùng đã được cơ quan nhà nước công nhận đạt điều kiện; GLN chỉ là cách định danh một địa điểm trong dữ liệu thương mại.
Cách làm gọn là trong hệ thống truy xuất, mỗi vùng trồng hoặc cơ sở đóng gói có một bản ghi địa điểm, bản ghi đó mang cả GLN nếu bạn dùng, cả mã số do cơ quan nông nghiệp cấp, cả tên gọi thông thường. Dữ liệu sự kiện dùng GLN; trang truy xuất cho người đọc hiện tên gọi và mã vùng trồng. Như vậy không ai phải nhớ hai hệ mã cùng lúc.
Lưu ý là mã vùng trồng có thể bị tạm dừng hoặc thu hồi theo quyết định của cơ quan quản lý, trong khi GLN thì vẫn tồn tại. Hệ thống cần một trường trạng thái riêng cho mã vùng trồng để không vô tình hiện mã đã bị tạm dừng trên tem của lô mới.
Những lỗi dùng mã khiến chuỗi truy xuất đứt
Phần lớn lỗi không nằm ở công nghệ mà ở cách gán mã. Đây là những lỗi gặp nhiều ở cơ sở vừa và nhỏ:
- Dùng một GTIN cho nhiều quy cách: gói 250 gam và 500 gam chung một mã, đến khi lần lô thì không tách được.
- Đổi thành phần hoặc đổi trọng lượng mà vẫn giữ GTIN cũ, khiến dữ liệu lô mới lẫn với lô cũ.
- In số lô trên thùng carton nhưng không in trên gói nhỏ bên trong; khi khách lẻ phản ánh, gói hàng không còn thùng đi kèm.
- Gán SSCC cho pallet nhưng không lưu danh sách lô nằm trên pallet đó, nên mã kiện hàng không nói được gì.
- Dùng mã vạch của đơn vị gia công hoặc của nhà phân phối mà không có thoả thuận rõ ai là chủ sở hữu sản phẩm trong dữ liệu.
- Tự đặt mã nội bộ trùng hình thức với GTIN nhưng không đăng ký, khiến máy quét đối tác đọc nhầm sang sản phẩm khác.
- Không lưu lại quy tắc gán mã, người phụ trách nghỉ việc là không ai hiểu dãy số cũ.
Nếu cơ sở đang dùng mã vạch của người khác hoặc chưa rõ quyền dùng mã, nên xử lý chuyện đăng ký mã trước khi làm truy xuất, vì mọi dữ liệu về sau đều dựng trên mã sản phẩm đó.
Câu hỏi thường gặp
Có mã vạch 893 trên bao bì rồi thì đã truy xuất được chưa?
Chưa. Mã vạch bán lẻ chỉ định danh loại sản phẩm, mọi lô dùng chung một mã. Muốn truy xuất cần thêm số lô hoặc số sê-ri, cùng hồ sơ cho biết lô đó làm từ nguyên liệu nào, ở đâu, khi nào.
Hộ kinh doanh nhỏ có cần dùng GLN và SSCC không?
Thường là chưa cần. Hộ bán qua một đầu mối có thể bắt đầu với mã sản phẩm và số lô in trên bao bì, cộng sổ ghi nhập xuất theo lô. GLN và SSCC hữu ích khi bạn có nhiều địa điểm, giao hàng theo pallet hoặc khách hàng lớn yêu cầu.
Mã QR truy xuất có bắt buộc phải theo chuẩn GS1 không?
Không có yêu cầu chung bắt buộc mọi tem QR phải theo GS1, nhưng một số khách hàng, chuỗi bán lẻ và thị trường nhập khẩu có thể yêu cầu. Dùng chuẩn giúp đối tác đọc được dữ liệu và giúp bạn đổi nhà cung cấp phần mềm mà không phải in lại tem.
Mã số vùng trồng có thay được cho GLN không?
Không. Mã số vùng trồng do cơ quan ngành nông nghiệp và môi trường cấp để công nhận vùng đạt điều kiện, phục vụ kiểm soát xuất khẩu. GLN là mã địa điểm trong hệ GS1 dùng cho dữ liệu thương mại. Hai mã có thể cùng tồn tại trong một bản ghi địa điểm.
Số lô nên đánh theo ngày hay theo vườn?
Tuỳ nguồn rủi ro chính của sản phẩm. Nếu rủi ro nằm ở nguyên liệu, lô nên tách theo nguồn vườn hoặc chuyến nhập; nếu rủi ro nằm ở quá trình chế biến, lô theo ca hoặc theo mẻ. Lô càng nhỏ thì thu hồi càng gọn nhưng quản lý càng tốn công.
Đổi bao bì nhưng giữ nguyên sản phẩm thì có cần đổi GTIN không?
Nếu chỉ đổi thiết kế mà quy cách, trọng lượng và thành phần giữ nguyên thì thường không cần. Đổi trọng lượng, đổi số lượng trong gói hoặc đổi thành phần chính thì nên dùng GTIN mới. Đối chiếu hướng dẫn gán mã của GS1 khi phân vân.