Nhà nhập khẩu được coi như người đưa hàng ra thị trường Việt Nam, nên chịu trách nhiệm truy xuất gần tương đương nhà sản xuất: phải biết lô hàng đến từ nhà sản xuất nào ở nước ngoài và đã giao cho ai trong nước. Nhà phân phối, đại lý, nhà bán buôn ở chặng giữa có nghĩa vụ hẹp hơn nhưng không kém phần quan trọng: biết mình nhận lô nào từ ai và giao cho ai, để khi có thu hồi thì chuỗi không đứt ở chính mình.
Chặng giữa là nơi chuỗi truy xuất đứt nhiều nhất. Hàng được chia nhỏ, đóng lại, trộn lô, chuyển qua nhiều kho. Mỗi lần chia tách mà không ghi lại mã lô là một lần mất dấu. Bài này đi qua hồ sơ cần giữ của hai nhóm chủ thể, những điểm hay đứt chuỗi, và cách phân định trách nhiệm trong hợp đồng.
Vì sao nhà nhập khẩu chịu trách nhiệm gần như nhà sản xuất
Với hàng sản xuất trong nước, cơ quan quản lý có thể đến tận xưởng để kiểm tra. Với hàng nhập khẩu, nhà sản xuất ở ngoài tầm với của pháp luật Việt Nam, nên pháp luật chất lượng sản phẩm hàng hoá và pháp luật an toàn thực phẩm đặt trách nhiệm lên người đưa hàng vào: nhà nhập khẩu. Họ phải bảo đảm hàng đáp ứng yêu cầu khi nhập, giữ hồ sơ nguồn gốc, và tổ chức thu hồi khi hàng có vấn đề.
Trên thực tế, nhà nhập khẩu là đầu mối mà cơ quan liên hệ khi có cảnh báo từ nước xuất khẩu hoặc từ hệ thống cảnh báo quốc tế về một lô hàng. Nếu nhà nhập khẩu không xác định được lô đó đã đi tới đâu, cơ quan có thể yêu cầu thu hồi diện rộng toàn bộ hàng cùng loại.
Với nhà nhập khẩu uỷ thác, trách nhiệm giữa bên uỷ thác và bên nhận uỷ thác phân định theo hợp đồng và theo quy định chuyên ngành; người đứng tên trên tờ khai và người đưa hàng ra thị trường đều có thể bị hỏi. Đây là chỗ nên làm rõ bằng văn bản ngay từ đầu.
Hồ sơ nhà nhập khẩu cần giữ cho mỗi lô
Danh sách dưới là bộ cốt lõi. Hàng thuộc nhóm phải kiểm tra nhà nước về chất lượng hoặc an toàn thực phẩm sẽ có thêm hồ sơ theo quy định ngành.
- Thông tin nhà sản xuất nước ngoài: tên, địa chỉ, giấy tờ chứng minh tư cách khi có.
- Chứng từ thương mại: hợp đồng, hoá đơn, phiếu đóng gói ghi mã lô của nhà sản xuất.
- Tờ khai hải quan và chứng từ vận tải.
- Kết quả kiểm tra nhà nước hoặc hồ sơ công bố, hợp quy với hàng thuộc diện phải có.
- Giấy chứng nhận xuất xứ khi có, giấy chứng nhận lưu hành tự do, phiếu kiểm nghiệm của nhà sản xuất nếu được cung cấp.
- Sổ nhập kho theo lô, ghi rõ mã lô gốc và mã lô nội bộ nếu cơ sở gán thêm.
- Danh sách khách hàng đã nhận từng lô: tên, ngày, số lượng.
Điểm mấu chốt là dòng sổ nhập kho: mã lô của nhà sản xuất phải được ghi lại và đi theo hàng tới tận phiếu xuất. Nhiều nhà nhập khẩu chỉ quản lý theo mã hàng, không theo lô, nên khi nhà sản xuất nước ngoài thông báo thu hồi một lô cụ thể thì không biết lô đó đã bán cho ai.
Nghĩa vụ của từng vai trò ở chặng giữa
Bảng sau tóm tắt phần việc. Trong thực tế một doanh nghiệp có thể kiêm nhiều vai trò.
| Vai trò | Phải biết được | Hồ sơ cốt lõi |
|---|---|---|
| Nhà nhập khẩu | Nhà sản xuất nước ngoài, lô nhập, khách hàng nhận từng lô | Chứng từ nhập khẩu, kết quả kiểm tra, sổ kho theo lô, danh sách khách |
| Nhà phân phối độc quyền | Lô nhận từ nhà sản xuất hoặc nhà nhập khẩu, đại lý nhận | Hoá đơn nhập, phiếu giao có mã lô, danh sách đại lý |
| Nhà bán buôn, đại lý cấp một | Lô nhận từ ai, giao cho đại lý cấp dưới hay cửa hàng nào | Sổ nhập xuất theo lô hoặc theo hạn dùng |
| Đơn vị kho vận thuê ngoài | Hàng của chủ hàng nào, lô nào, đã xuất theo lệnh nào | Phiếu nhập xuất kho theo lô, theo chủ hàng |
| Đơn vị chia nhỏ, đóng gói lại | Lô gốc nào thành lô đóng lại nào | Hồ sơ đóng gói lại, nhãn mới, liên kết mã lô cũ và mới |
Dòng cuối quan trọng đặc biệt: đóng gói lại là tạo ra một lô mới. Bên đóng gói lại phải giữ được liên kết giữa lô gốc và lô mới, đồng thời chịu trách nhiệm về nhãn hàng hoá của sản phẩm sau đóng gói.
Những điểm hay đứt chuỗi ở chặng giữa
Chia nhỏ mà không ghi lô. Một pallet nhập khẩu được chia cho mười đại lý, phiếu giao chỉ ghi tên hàng và số lượng. Khi có thu hồi, không biết đại lý nào nhận lô nào, phải thu hồi toàn bộ.
Trộn lô trong kho. Hàng cùng mã nhập nhiều đợt được xếp chung, xuất theo tiện tay. Quản lý xuất theo hạn dùng hoặc theo thứ tự nhập, và ghi lô khi xuất, giúp tránh trộn.
Hàng trả về nhập lại kho. Hàng đại lý trả về được đưa lại kệ chung mà không ghi nhận, làm lẫn với hàng mới.
Chuyển kho nội bộ. Doanh nghiệp có nhiều kho, chuyển hàng giữa kho bằng phiếu nội bộ không ghi lô.
Đại lý bán chéo cho nhau. Đại lý thiếu hàng mua của đại lý khác, không có chứng từ. Chuỗi rẽ nhánh mà nhà phân phối không biết.
Hàng khuyến mại, hàng mẫu. Hàng tặng kèm, hàng dùng thử thường xuất kho bằng phiếu riêng không ghi lô, nhưng vẫn đến tay người tiêu dùng. Khi lô đó bị thu hồi, phần hàng tặng là phần khó tìm nhất.
Nhà phân phối nhận hàng từ nhà sản xuất trong nước: kiểm gì khi nhận
Nhà phân phối hàng sản xuất trong nước không phải lo tờ khai, nhưng vẫn phải chứng minh nguồn gốc và lần được lô. Khi nhận hàng, nên kiểm và lưu những thứ sau.
- Hoá đơn của nhà sản xuất hoặc nhà phân phối cấp trên, khớp với hàng thực nhận.
- Mã lô hoặc ngày sản xuất trên bao bì, ghi vào phiếu nhập kho.
- Bản sao giấy tờ pháp lý của nhà sản xuất còn hiệu lực với nhóm hàng phải có, như giấy chứng nhận đủ điều kiện, bản tự công bố hoặc hồ sơ hợp quy.
- Tình trạng hàng khi nhận: bao bì nguyên vẹn, nhiệt độ với hàng lạnh, hạn dùng còn đủ theo thoả thuận.
- Biên bản giao nhận ghi chênh lệch, hư hỏng nếu có, có chữ ký hai bên.
Nếu nhà cung cấp không cung cấp được giấy tờ tối thiểu, bạn đang nhận về phần rủi ro của họ. Từ chối nhận hoặc yêu cầu bổ sung trước khi nhập kho luôn dễ hơn giải trình sau khi hàng đã bán.
Ví dụ giả định: một lô sữa bột nhập khẩu bị cảnh báo
Một doanh nghiệp ở Hà Nội nhập sữa bột từ một nhà sản xuất châu Âu, phân phối qua ba nhà phân phối vùng và khoảng hai trăm cửa hàng. Nhà sản xuất gửi thông báo thu hồi tự nguyện một lô vì nghi nhiễm khuẩn trong dây chuyền. Doanh nghiệp tra sổ kho, thấy đã nhập hai lô trong số các lô bị nêu tên, một lô đã bán hết, một lô còn một nửa ở kho.
Nhờ phiếu xuất ghi mã lô, doanh nghiệp xác định trong vài giờ lô đã bán hết đi tới nhà phân phối nào, bao nhiêu thùng. Hai nhà phân phối vùng giữ sổ theo lô nên lần tiếp được tới cửa hàng; nhà phân phối thứ ba chỉ ghi theo mã hàng, nên phải thông báo cho toàn bộ cửa hàng trong vùng kiểm hàng thủ công. Chi phí và thời gian ở vùng thứ ba gấp nhiều lần hai vùng kia.
Ví dụ cho thấy chuỗi chỉ mạnh bằng mắt xích yếu nhất. Nhà nhập khẩu làm tốt phần mình vẫn chịu ảnh hưởng nếu nhà phân phối không ghi lô. Đó là lý do hợp đồng phân phối nên đặt nghĩa vụ ghi lô thành điều khoản bắt buộc, kèm quyền kiểm tra định kỳ.
Phân định trách nhiệm trong hợp đồng phân phối
Khi có sự cố, câu hỏi đầu tiên giữa các bên thường là "lỗi ở chặng nào". Hàng hỏng do sản xuất, do bảo quản ở kho nhà phân phối, hay do đại lý để hàng dưới nắng? Hồ sơ truy xuất là căn cứ để trả lời. Nhưng hợp đồng phải đặt nền cho câu trả lời đó từ trước.
Một hợp đồng phân phối nên có các điều khoản về: nghĩa vụ ghi nhận mã lô ở mỗi chặng; điều kiện bảo quản và cách chứng minh đã tuân thủ, ví dụ nhật ký nhiệt độ; thời gian phải cung cấp danh sách khách hàng nhận lô khi được yêu cầu; quy trình phối hợp thu hồi và cách chia chi phí thu hồi theo nguyên nhân; nghĩa vụ bảo mật dữ liệu khách hàng của nhau.
Điều khoản chia chi phí thu hồi là nơi tranh chấp nhiều nhất. Nhà sản xuất hoặc nhà nhập khẩu muốn đại lý tự chịu chi phí rút hàng ở điểm bán; đại lý muốn được hoàn toàn bộ. Không có công thức chung; quan trọng là ghi rõ trước khi có sự cố. Khi tranh chấp đã phát sinh, số tiền lớn hoặc liên quan nhiều bên, việc đầu tiên là gom đủ hồ sơ lô, nhật ký bảo quản và thư từ trao đổi giữa các bên, vì đó là chứng cứ quyết định chặng nào phải chịu phần chi phí nào.
Khi nhận thông báo thu hồi từ nhà sản xuất nước ngoài
Nhà nhập khẩu thường là người đầu tiên ở Việt Nam nhận được thông báo. Trình tự dưới giúp làm đúng phần truy xuất.
- Xác nhận chính xác lô bị thu hồi theo mã lô của nhà sản xuất, đối chiếu với sổ nhập kho xem đã nhập lô nào trong số đó.
- Kiểm tồn kho: lô đó còn bao nhiêu ở kho nào; tạm ngưng xuất ngay.
- Lần xuôi theo phiếu xuất: lô đó đã giao cho khách nào, bao nhiêu.
- Thông báo cho khách hàng nhận lô, đề nghị tạm ngưng bán và phối hợp thu hồi.
- Báo cơ quan quản lý ngành theo quy định nếu sản phẩm thuộc diện phải báo cáo.
- Ghi lại toàn bộ diễn biến, số lượng đã thu về, số lượng chưa thu được và lý do.
Trình tự thông báo thu hồi chi tiết và xử lý hàng thu hồi về kho có trong chuyên mục sự cố, thu hồi của Truy Xuất Số. Ở đây cần nhớ: bước một và bước ba chỉ làm được nếu sổ kho và phiếu xuất có mã lô.
Câu hỏi thường gặp
Nhà phân phối có phải chịu trách nhiệm khi hàng lỗi do nhà sản xuất không?
Trách nhiệm cuối cùng về lỗi sản xuất thuộc nhà sản xuất hoặc nhà nhập khẩu, nhưng nhà phân phối vẫn có nghĩa vụ phối hợp truy xuất, ngưng bán và thu hồi. Nhà phân phối không lần được lô đã giao cho ai có thể phải chịu phần chi phí hoặc trách nhiệm phát sinh từ chỗ đứt chuỗi đó.
Nhập khẩu uỷ thác thì bên nào giữ hồ sơ truy xuất?
Thường cả hai bên đều cần giữ phần liên quan: bên nhận uỷ thác giữ hồ sơ hải quan, bên uỷ thác giữ hồ sơ phân phối trong nước. Hợp đồng uỷ thác nên ghi rõ ai chịu trách nhiệm truy xuất và thu hồi trước cơ quan, ai cung cấp hồ sơ cho ai và trong bao lâu.
Đơn vị kho vận thuê ngoài có trách nhiệm truy xuất không?
Đơn vị kho vận chịu trách nhiệm theo hợp đồng với chủ hàng, thường là ghi nhận lô khi nhập, xuất theo lệnh và cung cấp dữ liệu khi được yêu cầu. Với hàng thực phẩm, điều kiện bảo quản cũng là nghĩa vụ. Chủ hàng vẫn là người chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý.
Hàng nhập khẩu không có mã lô của nhà sản xuất thì làm sao?
Nên gán mã lô nội bộ ngay khi nhập kho, gắn với tờ khai và ngày nhập, rồi ghi mã đó trên mọi phiếu xuất. Đồng thời yêu cầu nhà sản xuất cung cấp mã lô trong các đơn sau. Với nhóm hàng phải ghi lô theo quy định, thiếu mã lô có thể là vấn đề về nhãn hàng hoá.
Bán qua sàn thương mại điện tử thì truy xuất xuôi tới đâu?
Bạn cần biết lô nào được đưa lên kho của sàn hoặc giao cho đơn vị vận chuyển, và nếu tự giao thì đơn hàng nào nhận lô nào. Dữ liệu đơn hàng trên sàn giúp liên hệ người mua khi cần thu hồi, nhưng việc sử dụng phải tuân thủ điều khoản của sàn và quy định về dữ liệu cá nhân.