Tem truy xuất in chung một mã cho cả lô là đủ cho phần lớn nông sản và thực phẩm bán phổ thông; mã riêng cho từng món chỉ đáng làm khi hàng có giá trị cao, dễ bị làm giả, hoặc khách hàng và quy định chuyên ngành đòi định danh tới từng đơn vị. Hai cách khác nhau rất nhiều về chi phí in, công dán và cách quản lý cuộn tem. Chọn sai theo hướng nào cũng mất: làm quá kỹ thì tốn mà không ai dùng hết, làm quá sơ thì khi có sự cố không khoanh vùng được hoặc tem bị chép tràn lan.
Phần dưới so sánh ba cấp định danh, chỉ ra khi nào cấp nào hợp, rồi đi vào chỗ mà các cơ sở hay vấp nhất: dán tem nhầm lô, tem thừa thất lạc, tem hỏng không huỷ. Đó là những lỗi biến một hệ thống truy xuất đúng trên giấy thành sai ngoài thực tế.
Ba cấp định danh: theo sản phẩm, theo lô, theo từng món
Cấp thấp nhất là định danh theo sản phẩm: mọi gói cùng loại mang một mã, quét ra một trang giống hệt nhau. Cấp này chỉ cho biết sản phẩm là gì và ai làm, tương tự như mã vạch bán lẻ hay một trang giới thiệu. Nó không giúp lần lô khi có sự cố, nên về bản chất chưa phải truy xuất dù tem có ghi chữ truy xuất.
Cấp giữa là định danh theo lô: mọi gói trong cùng một lô mang một mã, lô khác mang mã khác. Quét ra thì biết ngày đóng gói, vùng nguyên liệu, kết quả kiểm tra của lô. Khi có phản ánh, cơ sở biết ngay phải rà lô nào, thu hồi lô nào. Đây là cấp mà hầu hết hướng dẫn về truy xuất thực phẩm nhắm tới.
Cấp cao nhất là định danh từng món: mỗi gói, mỗi chai, mỗi hộp có một mã không trùng. Hệ thống biết món này thuộc lô nào, xuất cho đại lý nào, đã được quét bao nhiêu lần ở đâu. Cấp này cho phép phát hiện tem bị sao chép, theo dõi hàng bán lấn vùng, và với một số ngành, đáp ứng yêu cầu định danh từng đơn vị của cơ quan quản lý hoặc thị trường nhập khẩu.
Ba cấp này không loại trừ nhau. Một cơ sở có thể định danh từng món với dòng hàng đắt tiền và theo lô với dòng hàng phổ thông. Điều quan trọng là quyết định có chủ đích, ghi thành quy tắc, chứ không phải do đơn vị bán tem mặc định gói nào thì dùng gói đó.
So sánh tem theo lô và tem riêng từng món
Bảng dưới so sánh hai cấp hay được cân nhắc nhất. Chi phí không ghi bằng tiền vì tuỳ nhà in và nền tảng, chỉ ghi yếu tố làm chi phí tăng giảm.
| Tiêu chí | Tem theo lô | Tem riêng từng món |
|---|---|---|
| Cách in | In một mã lặp lại cho cả lô, có thể in thẳng lên bao bì bằng máy in phun | Mỗi tem một mã, thường in sẵn thành cuộn hoặc in biến đổi dữ liệu trên dây chuyền |
| Công dán, kích hoạt | Thấp, ít nhầm nếu đổi mã đúng lúc đổi lô | Cao hơn, phải gắn từng mã với lô, có khâu kích hoạt |
| Khả năng khoanh vùng sự cố | Tới mức lô | Tới mức lô và biết món nào đi đâu |
| Chống sao chép | Yếu: chụp một tem là in lại được cho cả nghìn món | Tốt hơn: mã chép bị quét nhiều nơi sẽ lộ |
| Dữ liệu phải quản lý | Ít, một bản ghi mỗi lô | Nhiều, một bản ghi mỗi món, cộng nhật ký quét |
| Hợp với | Rau quả, gạo, thực phẩm chế biến phổ thông, hàng bán sỉ | Hàng giá trị cao, đặc sản dễ bị nhái, mỹ phẩm, sản phẩm có bảo hành |
Cột chống sao chép là lý do chính khiến nhiều cơ sở muốn chuyển lên mã riêng từng món. Nhưng nếu nỗi lo thật sự của bạn là sự cố an toàn thực phẩm chứ không phải hàng nhái, tem theo lô làm chắc tay thường đem lại nhiều hơn tem từng món làm cẩu thả.
Khi nào tem theo lô là đủ
Tem theo lô thường đủ dùng nếu sản phẩm của bạn rơi vào phần lớn các trường hợp dưới đây:
- Hàng có giá trị mỗi đơn vị không cao, người làm giả không có lợi khi chép tem.
- Sản phẩm bán qua kênh có kiểm soát như siêu thị, bếp ăn tập thể, nhà phân phối có hợp đồng, nơi nguồn hàng đã được kiểm ở đầu vào.
- Rủi ro chính là chất lượng và an toàn của nguyên liệu, cần khoanh vùng theo lô khi có sự cố.
- Dây chuyền đóng gói nhanh, khó dừng để dán và kích hoạt từng tem.
- Khách hàng doanh nghiệp chỉ yêu cầu truy xuất tới lô trong hợp đồng.
- Cơ sở chưa có người chuyên quản lý dữ liệu, cần một hệ thống ít việc để duy trì được lâu.
Điều kiện để tem theo lô có giá trị là lô phải được chia đúng: một lô là một nhóm hàng có chung lịch sử. Nếu bạn gộp cả tuần vào một lô cho đỡ đổi tem, khi có sự cố sẽ phải thu hồi cả tuần hàng. Lô nhỏ hơn thì đổi tem nhiều hơn nhưng phạm vi thu hồi hẹp hơn.
Khi nào nên dùng mã riêng cho từng món
Hàng đắt và dễ bị nhái. Yến sào, sâm, mật ong đặc sản, rượu, trà cao cấp là những nhóm hay gặp tem bị chép. Với mã riêng từng món, hệ thống ghi nhận lần quét đầu; một mã bị quét ở nhiều tỉnh cách xa nhau trong vài ngày là dấu hiệu tem bị nhân bản.
Có bảo hành hoặc chăm sóc sau bán. Thiết bị, đồ gia dụng, sản phẩm có hạn bảo hành cần biết đúng món nào bán cho ai, khi nào. Mã riêng từng món phục vụ cả truy xuất lẫn bảo hành.
Hệ thống đại lý theo vùng. Khi bạn giao vùng độc quyền cho đại lý, mã từng món cho biết hàng của đại lý vùng này có xuất hiện ở vùng khác không. Đây là chuyện quản trị kênh, nhưng dựa trên cùng dữ liệu truy xuất.
Ngành có yêu cầu định danh từng đơn vị. Một số ngành như dược phẩm, thiết bị y tế và một số thị trường nhập khẩu có hướng yêu cầu mã định danh trên từng hộp. Mức độ và lộ trình áp dụng khác nhau theo ngành và theo nước, bạn cần đối chiếu văn bản chuyên ngành hiện hành trước khi đầu tư.
Muốn tương tác với người mua. Mã riêng từng món cho phép người mua đăng ký bảo hành, tích điểm hoặc phản hồi gắn với đúng món đã mua. Phần này kéo theo nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân của người mua, cần tính trước.
Chỗ hay hỏng nhất: dán và kích hoạt tem
Tem riêng từng món thường được in sẵn thành cuộn với mã ngẫu nhiên. Khi in, mã chưa gắn với lô nào; đến lúc đóng gói, công nhân dán tem lên hàng rồi "kích hoạt", tức là báo cho hệ thống biết dãy mã này thuộc lô này. Nếu bước kích hoạt làm cuối ca theo trí nhớ, hoặc một người kích hoạt cho cả ba bàn đóng gói, thì dữ liệu lô gần như chắc chắn có chỗ sai.
Cách làm chắc tay là kích hoạt theo đoạn cuộn: mỗi cuộn hoặc mỗi đoạn tem có mã đầu và mã cuối, khi lắp đoạn tem vào bàn đóng gói thì quét mã đầu và chọn lô đang chạy. Hết lô thì cắt đoạn, quét mã cuối. Tem thừa của đoạn đó được đánh dấu là chưa dùng, không mang sang lô khác mà không quét lại.
Với tem theo lô in thẳng lên bao bì, chỗ hay hỏng là quên đổi mã khi đổi lô. Máy in phun vẫn chạy mã của lô sáng sang lô chiều. Cách phòng là gắn việc đổi mã in vào cùng thao tác mở lô trên sổ, và kiểm gói đầu tiên của mỗi lô bằng cách quét thử.
Cả hai trường hợp, khâu kiểm cuối cùng nên làm như nhau: lấy ngẫu nhiên vài gói của lô vừa đóng, quét, so với sổ đóng gói. Năm phút mỗi lô rẻ hơn rất nhiều so với một đợt thu hồi phải mở rộng vì dữ liệu lô sai.
Quản lý cuộn tem như quản lý hàng hoá
Tem truy xuất riêng từng món là thứ có giá trị: lọt ra ngoài là bị dán lên hàng không rõ nguồn gốc, mang tên cơ sở của bạn. Quy trình tối thiểu nên có các bước:
- Nhận tem từ nhà in theo phiếu, ghi dãy mã đầu cuối của từng cuộn, cất ở chỗ có khoá.
- Cấp tem cho bàn đóng gói theo phiếu cấp phát, ghi người nhận, ca, dãy mã.
- Kích hoạt từng đoạn tem với đúng lô ngay khi lắp vào bàn đóng gói.
- Cuối ca thu hồi tem chưa dùng, quét để hệ thống đánh dấu trạng thái chưa kích hoạt.
- Tem in lỗi, rách, dán hỏng thì quét đánh dấu huỷ, gom lại và huỷ có biên bản theo định kỳ.
- Đối chiếu hằng tháng: số tem nhận bằng số tem đã kích hoạt cộng tem tồn cộng tem huỷ. Lệch thì tìm ngay.
- Không bán, cho hoặc đưa tem cho bên khác dán hộ, kể cả đối tác gia công, nếu không có hợp đồng quy định trách nhiệm.
Quy trình này nghe như thủ tục kho, và đúng là như vậy. Tem lọt ra ngoài là con đường dễ nhất để hàng không rõ nguồn gốc khoác danh nghĩa của bạn, và khi sự cố xảy ra, người ta sẽ hỏi cơ sở chủ tem trước.
Chuyển từ tem theo lô sang mã riêng từng món: làm dần
Cơ sở đang dùng tem theo lô không cần đổi toàn bộ một lần. Cách hợp lý là chọn một dòng sản phẩm có rủi ro bị nhái cao nhất, chạy thử mã riêng từng món trong vài tháng, đo xem khâu đóng gói chậm đi bao nhiêu, tỉ lệ tem huỷ là bao nhiêu, và dữ liệu quét có thật sự cho thấy điều gì mới không.
Trong thời gian chuyển, hàng cũ dán tem lô và hàng mới dán tem từng món sẽ cùng có trên thị trường. Trang truy xuất phải đọc được cả hai loại và hiện đúng thông tin. Nếu bạn đổi luôn nhà cung cấp nền tảng cùng lúc, cần chắc rằng mã trên tem cũ vẫn mở ra trang đúng cho tới khi hết hạn dùng của lô cuối cùng.
Một điểm hay bị quên là đào tạo người bán. Đại lý và nhân viên bán hàng cần biết tem mới khác tem cũ thế nào để trả lời khách, và cần biết báo cho cơ sở khi khách phản ánh một mã quét ra thông báo lạ. Phản ánh của người bán thường là tín hiệu sớm nhất của tem giả.
Nếu sau giai đoạn thử thấy chi phí tăng mà lợi ích không rõ, quay lại tem theo lô cho dòng hàng đó là quyết định hợp lý. Truy xuất tốt là truy xuất duy trì được hằng ngày, không phải truy xuất phức tạp nhất.
Câu hỏi thường gặp
Tem theo lô có bị coi là không đủ truy xuất không?
Với phần lớn thực phẩm và nông sản, định danh tới lô là mức mà các hướng dẫn truy xuất thường nhắm tới. Một số ngành hoặc khách hàng có thể đòi tới từng đơn vị. Bạn nên kiểm yêu cầu chuyên ngành và hợp đồng của mình trước khi quyết định.
Tem in sẵn mã ngẫu nhiên có cần kích hoạt không?
Nên có. Nếu không kích hoạt, mã chỉ là một dãy số chưa gắn với lô nào, quét ra không có dữ liệu thật hoặc chỉ ra trang chung. Kích hoạt là bước nối từng đoạn tem với đúng lô đang đóng gói.
Tem hỏng, tem thừa xử lý thế nào?
Tem hỏng nên được quét đánh dấu huỷ trên hệ thống rồi huỷ vật lý có biên bản. Tem thừa chưa dùng thu về kho tem, ghi trạng thái chưa kích hoạt. Không để tem rời trên bàn đóng gói qua đêm hay cho người ngoài mang về.
Cơ sở gia công đóng gói cho nhiều chủ hàng thì dán tem của ai?
Thông thường dán tem của chủ sở hữu sản phẩm, người đứng tên chịu trách nhiệm trên nhãn. Hợp đồng gia công nên ghi rõ ai cấp tem, ai kích hoạt, tem thừa trả về ai và ai chịu trách nhiệm khi dữ liệu lô sai.
Dùng mã riêng từng món có chống được hàng giả hoàn toàn không?
Không có tem nào chống giả tuyệt đối. Mã riêng từng món giúp phát hiện tem bị nhân bản nhờ nhật ký quét, nhưng kẻ gian vẫn có thể dùng lại bao bì thật. Tem chỉ là một lớp, cần đi kèm quản lý kênh bán và xử lý khi phát hiện.
In số lô bằng máy in phun có cần đăng ký gì không?
Việc in số lô lên bao bì là việc nội bộ của cơ sở, không cần thủ tục riêng. Điều cần làm là có quy tắc đánh số lô bằng văn bản và giữ sổ ghi lô khớp với số in trên bao bì để lần lại được.