Tem truy xuất là công cụ tự nguyện hoặc theo yêu cầu riêng của ngành, của khách hàng; nhãn hàng hoá là nghĩa vụ bắt buộc với hàng lưu thông; tem chống giả là biện pháp bảo vệ thương hiệu; còn mã vạch bán lẻ phục vụ quầy thu ngân. Bốn thứ này không thay được cho nhau. Có tem truy xuất không làm cho một cái nhãn thiếu nội dung bắt buộc trở thành đủ. Có tem chống giả cũng không làm cho hàng có nguồn gốc rõ ràng nếu sổ sách phía sau trống rỗng.
Bài phân biệt các loại "tem" hay bị nói lẫn, chỉ ra chỗ đặt tem truy xuất sao cho không vướng nghĩa vụ ghi nhãn, giải thích trách nhiệm của bên đứng tên trên trang truy xuất, và lưu ý riêng cho nhà phân phối dán tem của mình lên hàng do người khác sản xuất. Phần nội dung bắt buộc của nhãn và chuyện nhãn điện tử thuộc lĩnh vực ghi nhãn, ở đây chỉ nhắc đến mức cần để không làm sai.
Bốn thứ hay bị gọi chung là "tem"
Bảng dưới đặt cạnh nhau bốn thứ mà người bán hàng, người mua và cả cán bộ đôi khi gọi lẫn. Cột thứ ba chỉ mang tính nguyên tắc; nghĩa vụ cụ thể của từng ngành hàng cần đối chiếu văn bản hiện hành.
| Loại | Mục đích | Có bắt buộc không | Ai chịu trách nhiệm nội dung |
|---|---|---|---|
| Nhãn hàng hoá | Cung cấp thông tin tối thiểu để người mua nhận biết, sử dụng an toàn | Bắt buộc với hàng lưu thông, nội dung theo quy định về nhãn | Tổ chức, cá nhân đứng tên trên nhãn |
| Tem truy xuất | Cho biết lô, chặng, nguồn nguyên liệu khi quét | Thường tự nguyện; có thể bắt buộc theo ngành, theo thị trường hoặc hợp đồng | Đơn vị đứng tên trên trang truy xuất |
| Tem chống giả | Giúp phân biệt hàng thật với hàng giả mạo thương hiệu | Tự nguyện, trừ một số tem do nhà nước phát hành cho mặt hàng riêng | Chủ thương hiệu và đơn vị cung cấp tem |
| Mã vạch bán lẻ | Định danh loại sản phẩm cho thu ngân, kho | Không bắt buộc chung, nhưng kênh bán lẻ hiện đại gần như đòi | Doanh nghiệp được cấp quyền sử dụng mã |
Một con tem vật lý có thể gộp nhiều vai trò: vừa có lớp chống giả, vừa in mã QR truy xuất, vừa có mã vạch. Gộp được, miễn là từng vai trò vẫn làm đúng việc của nó, và không vai trò nào bị dùng để thay cho nghĩa vụ ghi nhãn.
Tem truy xuất không làm nhãn đủ hơn
Lỗi gặp nhiều ở cơ sở nhỏ là nghĩ rằng có mã QR thì nhãn chỉ cần tên sản phẩm và logo, mọi thứ còn lại "quét mã sẽ thấy". Quy định về nhãn hàng hoá yêu cầu một số nội dung phải thể hiện ngay trên nhãn, như tên hàng hoá, tên và địa chỉ tổ chức chịu trách nhiệm, xuất xứ, cùng các nội dung khác tuỳ nhóm hàng như định lượng, ngày sản xuất, hạn dùng, thành phần, cảnh báo.
Quy định hiện hành có cho phép một số nội dung nhãn được thể hiện bằng phương thức điện tử, nhưng chỉ với những nội dung và điều kiện cụ thể; đó là cơ chế của pháp luật về nhãn, không phải là "có tem truy xuất thì được bỏ bớt nhãn". Nếu bạn định chuyển nội dung nhãn vào mã, hãy đối chiếu quy định về nhãn hàng hoá trước, vì đó là chuyện của nhãn, không phải chuyện truy xuất.
Chiều ngược lại cũng cần lưu ý: tem truy xuất không được nói khác nhãn. Nếu nhãn ghi một đơn vị chịu trách nhiệm, trang truy xuất ghi đơn vị khác; nhãn ghi xuất xứ một nơi, trang truy xuất kể nguyên liệu từ nơi khác mà không giải thích, thì người kiểm tra sẽ hỏi cái nào đúng. Hai nguồn thông tin về cùng một món hàng phải nhất quán.
Cách làm an toàn là coi nhãn là lớp thông tin bắt buộc, tem truy xuất là lớp bổ sung chi tiết. Trang truy xuất được phép kể chi tiết hơn nhãn, nhưng không được nói khác nhãn, và không được thay cho nhãn.
Dán tem truy xuất ở đâu cho đúng
Vị trí dán tưởng là chuyện thẩm mỹ, nhưng có vài điểm liên quan trực tiếp tới nghĩa vụ ghi nhãn và tới việc tem có dùng được hay không:
- Không dán đè lên nội dung bắt buộc của nhãn: tên hàng, đơn vị chịu trách nhiệm, định lượng, ngày sản xuất, hạn dùng, cảnh báo.
- Không dán đè lên nhãn phụ của hàng nhập khẩu hay nhãn gốc của nhà sản xuất khi bạn chỉ là bên phân phối.
- Dán ở mặt phẳng, khô, không bị gấp nếp khi đóng thùng, để điện thoại quét được.
- Với hàng có bao bì ngoài và bao bì trong, cân nhắc in số lô ở cả hai lớp vì người mua lẻ thường vứt bao bì ngoài.
- Tem có lớp chống bóc thì dán ở vị trí người mua thấy được tem còn nguyên khi nhận hàng.
- Không dán tem truy xuất lên vị trí con dấu, tem do cơ quan nhà nước phát hành cho mặt hàng đặc thù.
Trước khi in số lượng lớn, dán thử lên vài mẫu bao bì thật, cho chạy qua khâu đóng thùng, vận chuyển rồi quét lại. Tem bong, mã bị trầy là lỗi phổ biến với túi nhựa mềm và hàng bảo quản lạnh.
Tem chống giả và tem truy xuất: kết hợp thế nào
Tem chống giả vật lý dựa vào khó làm lại. Lớp ảnh nổi đổi màu, giấy vỡ khi bóc, mực đặc biệt là những cách làm cho việc sao chép tốn kém. Chúng giúp người mua kiểm bằng mắt, không cần điện thoại.
Tem truy xuất dựa vào dữ liệu. Giá trị của nó nằm ở hồ sơ phía sau mã. Một mã QR in trên giấy thường rất dễ chụp lại; muốn chống sao chép phải dùng mã riêng từng món kèm nhật ký quét, hoặc kết hợp với lớp vật lý.
Kết hợp hai lớp. Một số cơ sở dùng tem có lớp cào che một mã phụ: người mua cào ra, nhập mã phụ để xác thực, mã chỉ dùng được một lần. Cách này tăng khả năng phát hiện hàng giả nhưng cũng tăng thao tác cho người mua.
Đừng hứa quá với người mua. Trên trang hay trên bao bì, tránh các câu như "tem chống giả tuyệt đối". Nếu sau này có hàng giả dùng tem nhái, câu đó quay lại làm bạn khó xử với khách.
Tem do nhà nước phát hành là chuyện khác. Một số mặt hàng như rượu, thuốc lá nhập khẩu có tem do cơ quan nhà nước phát hành theo quy định riêng. Tem truy xuất của doanh nghiệp không thay thế loại tem này và không được làm giống nó.
Trang truy xuất sai nguồn gốc là chuyện pháp lý, không chỉ là chuyện uy tín
Khi bạn công bố trên trang truy xuất rằng lô hàng đến từ một vùng, một cơ sở, đó là thông tin về nguồn gốc hàng hoá. Thông tin này phải đúng sự thật. Ghi sai do nhầm lẫn thì phải sửa và có thể bị xử lý hành chính tuỳ mức độ; còn cố ý ghi một nguồn gốc khác với thực tế để bán được giá cao hơn thì có thể bị coi là giả mạo nguồn gốc hàng hoá, với hậu quả nặng hơn nhiều theo quy định hiện hành.
Ví dụ giả định: một cơ sở có mã số vùng trồng cho chanh leo ở một xã, nhưng mùa thiếu hàng thu mua thêm từ hộ ngoài vùng, đóng chung thùng, dán chung tem truy xuất ghi vùng có mã. Trên trang, mọi thứ hiện rất đẹp. Nhưng đó chính là kiểu sai mà cơ quan kiểm tra và nước nhập khẩu tìm kiếm, và nó có thể kéo theo việc tạm dừng mã của cả vùng.
Nguyên tắc đơn giản: hàng từ nguồn nào thì tem ghi nguồn đó. Nếu trộn nhiều nguồn, lô phải ghi đủ các nguồn, hoặc tách lô. Không có cách "khéo" nào để trộn mà vẫn ghi một nguồn.
Khi đã bị kiểm tra, bị khách khiếu nại hay bị yêu cầu giải trình về thông tin nguồn gốc trên tem, bạn nên chuẩn bị hồ sơ lô đầy đủ: phiếu nhận nguyên liệu, sổ đóng gói, danh sách mã đã cấp và nhật ký sửa dữ liệu trên trang, để chứng minh từng dòng thông tin đã công bố.
Nhà phân phối dán tem của mình lên hàng người khác sản xuất
Nhà phân phối, đại lý hay chuỗi cửa hàng đôi khi muốn dán tem truy xuất mang thương hiệu của mình lên hàng nhập từ nhiều nhà sản xuất. Việc này không bị cấm chung, nhưng có ba điều phải giữ. Thứ nhất, trang truy xuất phải ghi đúng nhà sản xuất hoặc đơn vị chịu trách nhiệm trên nhãn, nhà phân phối chỉ ghi vai trò của mình ở chặng phân phối.
Thứ hai, dữ liệu về lô phải lấy từ nhà sản xuất, có thoả thuận về việc cung cấp và cập nhật. Nhà phân phối tự điền ngày sản xuất, vùng nguyên liệu theo phỏng đoán là tự nhận trách nhiệm về thông tin mình không kiểm soát được.
Thứ ba, tem không được che nhãn gốc hay nhãn phụ, và không được làm người mua hiểu rằng nhà phân phối là nhà sản xuất. Với hàng nhập khẩu, trang truy xuất của nhà phân phối nên nói rõ hàng được nhập từ đâu, bởi ai, và các chặng trước đó dừng ở mức thông tin nhà sản xuất nước ngoài cung cấp.
Nếu nhà sản xuất đã có tem truy xuất riêng, hai tem trên một món hàng dễ gây rối. Thường cách hợp lý hơn là nhà phân phối ghi nhận mã của nhà sản xuất vào hệ thống của mình, thay vì dán thêm tem thứ hai.
Kiểm lại trước khi đặt in một đợt tem
Trước khi gửi file cho nhà in hoặc bấm đặt hàng trên nền tảng, đi lần lượt các câu dưới đây. Mỗi câu trả lời "chưa chắc" là một chỗ nên dừng lại:
- Nhãn của sản phẩm đã đủ nội dung bắt buộc khi chưa tính tới tem truy xuất chưa?
- Tên đơn vị chịu trách nhiệm trên tem, trên trang và trên nhãn có giống nhau từng chữ không?
- Vị trí dán đã thử trên bao bì thật, không che nội dung bắt buộc, không che nhãn phụ chưa?
- Tem này phục vụ truy xuất, chống giả hay cả hai; nếu chống giả thì có mã riêng từng món hoặc lớp vật lý chưa?
- Trên tem có chữ nào dễ bị hiểu là tem do nhà nước phát hành hay chứng nhận không? Nếu có, bỏ đi.
- Nếu bạn là nhà phân phối, đã có thoả thuận với nhà sản xuất về dữ liệu lô chưa?
- Có người chịu trách nhiệm cập nhật trang khi thông tin lô, chứng nhận hay đơn vị đóng gói thay đổi chưa?
Một đợt tem in sai thường không chỉ tốn tiền in lại. Hàng đã dán tem sai phải gỡ, dán lại, có khi phải giải trình với khách hàng và cơ quan kiểm tra, nên vài phút kiểm trước rẻ hơn nhiều.
Câu hỏi thường gặp
Có tem truy xuất thì có được bỏ bớt nội dung trên nhãn không?
Không. Nhãn hàng hoá vẫn phải có các nội dung bắt buộc theo quy định về nhãn. Một số nội dung có thể được thể hiện bằng phương thức điện tử theo điều kiện riêng của pháp luật về nhãn, nhưng đó không phải là hệ quả của việc có tem truy xuất.
Dán tem truy xuất đè lên hạn sử dụng có bị phạt không?
Che khuất nội dung bắt buộc của nhãn như hạn sử dụng có thể bị coi là vi phạm quy định về nhãn hàng hoá. Mức xử lý cụ thể bạn nên đối chiếu văn bản hiện hành. Tốt nhất là dán tem ở vị trí trống, không che nội dung nào trên nhãn.
Tem truy xuất có phải là tem chống hàng giả không?
Không hẳn. Tem truy xuất cho biết nguồn gốc và lô hàng; muốn có tác dụng chống giả phải kết hợp mã riêng từng món, nhật ký quét hoặc lớp bảo vệ vật lý. Một mã QR in thường rất dễ bị sao chép.
Nhà phân phối có được dán tem truy xuất mang tên mình lên hàng nhập khẩu không?
Có thể, nếu trang truy xuất ghi đúng nhà sản xuất và đơn vị chịu trách nhiệm trên nhãn, tem không che nhãn gốc hay nhãn phụ, và dữ liệu lô lấy từ nguồn có thoả thuận. Không được làm người mua hiểu nhà phân phối là nhà sản xuất.
Trộn hàng từ hai vùng vào một lô thì tem ghi thế nào?
Tem và trang truy xuất phải ghi đủ các nguồn của lô đó, hoặc bạn tách thành hai lô riêng. Ghi một nguồn cho hàng trộn nhiều nguồn là thông tin sai về nguồn gốc, có thể kéo theo xử lý và ảnh hưởng tới mã số vùng trồng.