Người bán trên sàn thương mại điện tử cần một bộ hồ sơ nguồn gốc cho từng sản phẩm, khác nhau theo ngành hàng: mỹ phẩm cần phiếu công bố và chứng từ nhập, thực phẩm cần hồ sơ công bố hoặc tự công bố, đồ chơi và đồ điện cần giấy tờ về đánh giá phù hợp, hàng có thương hiệu cần chứng minh được quyền bán. Sàn đòi các giấy này khi mở ngành hàng, khi duyệt sản phẩm, và mỗi khi có khiếu nại.
Nhiều người bán chỉ chuẩn bị giấy tờ cho lần đăng sản phẩm đầu tiên, rồi lúng túng khi bị gỡ hàng vì khiếu nại hàng giả hay khi đoàn kiểm tra hỏi lô hàng đang ở kho. Bài này gom bộ hồ sơ theo ngành hàng và chỉ cách nối giấy tờ với từng lô thực bán. Chuyện chính ngạch hoá hàng nhập ngoài luồng và chuyện bán hàng ngoại đã có bài riêng trong cụm; ở đây là khung chung cho mọi người bán.
Vì sao sàn đòi chứng từ nguồn gốc
Theo pháp luật về thương mại điện tử, nhà vận hành sàn có trách nhiệm kiểm soát người bán và hàng hoá đăng bán, gỡ bỏ hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ, hàng không đủ điều kiện lưu thông khi phát hiện hoặc khi được yêu cầu. Khung pháp lý này đã được siết lại nhiều lần trong những năm gần đây. Vì vậy, sàn chuyển một phần gánh nặng chứng minh sang người bán: muốn bán ngành hàng có điều kiện, hãy cho sàn thấy giấy tờ.
Ngoài yêu cầu của pháp luật, sàn còn chịu áp lực của chủ thương hiệu. Các thương hiệu lớn đăng ký với sàn để được ưu tiên xử lý khiếu nại, và khi họ báo một sản phẩm là hàng giả hay bán không được phép, sàn thường gỡ trước rồi mới yêu cầu người bán giải trình. Lúc đó, chỉ có chứng từ nguồn gốc mới đưa sản phẩm trở lại.
Điều cần hiểu là giấy tờ sàn đòi chỉ là một phần của nghĩa vụ. Người bán vẫn chịu trách nhiệm về nguồn gốc, chất lượng và nhãn hàng hoá theo pháp luật chung, kể cả với những ngành hàng sàn không hỏi giấy. Sàn không hỏi không có nghĩa là bạn không cần.
Giấy tờ thường được hỏi theo ngành hàng
Bảng dưới là khung tham khảo; mỗi sàn có danh mục và yêu cầu riêng, và quy định chuyên ngành có thể đổi. Bạn có thể xem hồ sơ từng loại giấy phép trên GiayPhep.com trước khi mở một ngành hàng mới.
| Ngành hàng | Giấy tờ về sản phẩm | Giấy tờ về quyền bán và nguồn hàng |
|---|---|---|
| Mỹ phẩm | Phiếu tiếp nhận công bố của bên chịu trách nhiệm đưa ra thị trường | Hoá đơn mua hàng; với hàng nhập khẩu thì chứng từ nhập khẩu của nhà nhập khẩu |
| Thực phẩm thường | Hồ sơ tự công bố hoặc đăng ký bản công bố tuỳ nhóm; giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện nếu bạn tự sản xuất | Hoá đơn, hợp đồng với nhà sản xuất, nhà phân phối |
| Thực phẩm bảo vệ sức khoẻ | Giấy tiếp nhận đăng ký bản công bố sản phẩm | Hoá đơn; ngành hàng này thường bị sàn kiểm chặt |
| Trang thiết bị y tế | Giấy tờ lưu hành theo phân loại | Hoá đơn từ bên đứng tên hoặc nhà phân phối; kiểm quy định riêng về kinh doanh |
| Đồ chơi trẻ em, đồ điện – điện tử | Giấy tờ về đánh giá, công bố hợp quy theo quy chuẩn tương ứng | Hoá đơn, chứng từ nhập khẩu |
| Hàng có thương hiệu | Nhãn hàng hoá đầy đủ | Hoá đơn từ nhà phân phối chính thức, hoặc giấy uỷ quyền phân phối liên tục tới bạn |
Thuốc là trường hợp đặc biệt: bán thuốc qua mạng chịu quy định riêng của pháp luật về dược, gắn với cơ sở bán lẻ thuốc đủ điều kiện, và các sàn thương mại điện tử phổ thông thường không cho người bán thông thường đăng thuốc. Nếu bạn là nhà thuốc muốn bán trực tuyến, hãy đối chiếu quy định hiện hành của ngành y tế trước khi làm.
Giấy tờ không chỉ nộp một lần: nối lô trên kệ ảo với lô nhập
Sai lầm phổ biến nhất của người bán là coi giấy tờ như thủ tục mở cửa. Bạn nộp hoá đơn của lô hàng đầu tiên để sàn duyệt sản phẩm; ba tháng sau, hàng đang bán đến từ lô thứ năm, có khi từ nhà cung cấp khác rẻ hơn, trong khi trang sản phẩm vẫn dựa trên giấy tờ cũ. Khi có khiếu nại về một đơn hàng, giấy tờ cũ không chứng minh được hàng đã giao cho khách đó.
Cách làm đúng là ghi lô hoặc ít nhất ngày nhập và nhà cung cấp cho mỗi đợt hàng, và biết đơn hàng nào được lấy từ đợt nào. Với người bán dùng kho của sàn, phiếu nhập kho của sàn có thể ghi lô; với người bán tự đóng hàng, ghi đợt hàng vào phần ghi chú của đơn trong phần mềm bán hàng là đủ dùng. Khi nhà cung cấp đổi, giấy tờ của nhà cung cấp mới phải được bổ sung trước khi bán hàng của họ dưới cùng trang sản phẩm.
Nối được lô như vậy, bạn trả lời được ba câu khó nhất: khách mua ngày đó nhận hàng từ nguồn nào; một lô bị nhà sản xuất thu hồi thì những đơn nào bị ảnh hưởng; đoàn kiểm tra chỉ vào một thùng hàng trong kho thì chứng từ của thùng đó ở đâu.
Bộ hồ sơ nên lưu sẵn cho mỗi sản phẩm
Mỗi sản phẩm đang bán nên có một thư mục riêng, đặt tên theo mã sản phẩm của bạn, gồm:
- Ảnh chụp đầy đủ các mặt bao bì, nhãn chính, nhãn phụ tiếng Việt của sản phẩm thực bán.
- Giấy tờ về sản phẩm theo ngành hàng như bảng trên, kiểm còn hiệu lực.
- Hoá đơn, hợp đồng của từng đợt nhập, ghi rõ nhà cung cấp, ngày, số lượng, lô nếu có.
- Giấy tờ về quyền bán với hàng có thương hiệu: hoá đơn từ nhà phân phối chính thức hoặc chuỗi uỷ quyền.
- Thông tin nhà cung cấp: tên, mã số thuế, địa chỉ, người liên hệ, giấy tờ kinh doanh của họ.
- Lịch sử khiếu nại và cách đã xử lý, nếu có.
- Ngày rà soát gần nhất và người rà soát.
Đặt lịch rà soát định kỳ, ví dụ mỗi quý một lần, để kiểm giấy tờ nào sắp hết hiệu lực và sản phẩm nào đã đổi nguồn. Một thư mục cập nhật đều đặn rút ngắn thời gian giải trình từ vài ngày xuống vài giờ.
Khi sản phẩm bị gỡ hoặc bị khiếu nại hàng giả
Trình tự sau giúp bạn xử lý gọn và giữ được quyền của mình:
- Đọc kỹ thông báo của sàn: lý do gỡ, bên khiếu nại, giấy tờ được yêu cầu, thời hạn phản hồi.
- Tạm dừng bán sản phẩm tương tự nếu nghi cùng nguồn, tránh phát sinh thêm đơn có vấn đề trong lúc giải trình.
- Lấy thư mục hồ sơ của sản phẩm, đối chiếu giấy tờ với lô hàng của các đơn bị khiếu nại.
- Nếu hàng đúng nguồn: gửi giấy tờ theo đúng kênh sàn yêu cầu, kèm giải thích ngắn gọn chuỗi từ nhà cung cấp tới đơn hàng.
- Nếu chính bạn không chắc nguồn: liên hệ nhà cung cấp yêu cầu chứng từ, ngừng nhập từ họ cho tới khi rõ, và cân nhắc chủ động thu hồi các đơn đã bán.
- Lưu toàn bộ trao đổi với sàn, với nhà cung cấp và với bên khiếu nại.
- Khi khiếu nại đến từ chủ thương hiệu và có dấu hiệu tranh chấp về quyền sở hữu trí tuệ hoặc yêu cầu bồi thường, hỏi luật sư trên AI Cố Vấn trước khi ký cam kết hay thoả thuận nào.
Không mua hay làm giấy tờ để "cho đủ bộ" khi bị gỡ hàng. Giấy tờ không khớp với hàng thực bán dễ bị phát hiện khi đối chiếu, và đẩy một khiếu nại thương mại thành vấn đề pháp lý nặng hơn nhiều.
Những lỗi người bán hay mắc với giấy tờ nguồn gốc
Dùng giấy của người khác. Chụp phiếu công bố hay giấy uỷ quyền của một người bán khác trên mạng để nộp cho sàn. Giấy đó không gắn với nguồn hàng của bạn và không có giá trị chứng minh.
Giấy hết hiệu lực. Giấy công bố, giấy uỷ quyền, chứng nhận có thời hạn. Nộp bản đã hết hạn thường bị từ chối, và cho thấy người bán không theo dõi hồ sơ.
Tên không khớp. Tên sản phẩm, dung tích, quy cách trên hoá đơn khác với trang bán hoặc bao bì. Một chữ khác nhau đủ để sàn nghi ngờ.
Chuỗi uỷ quyền đứt đoạn. Bạn có giấy uỷ quyền từ đại lý cấp hai, nhưng đại lý đó không chứng minh được họ được nhà phân phối chính thức uỷ quyền. Chuỗi uỷ quyền phải liên tục tới chủ thương hiệu hoặc nhà phân phối chính thức.
Mô tả vượt giấy tờ. Trang bán ghi công dụng, xuất xứ hay chứng nhận mà giấy tờ không có. Phần mô tả cũng là căn cứ để xử lý, không chỉ hàng hoá.
Bán qua mạng xã hội và livestream: nghĩa vụ không nhẹ hơn
Nhiều người bán chuyển sang trang cá nhân, nhóm, hay phiên livestream vì nghĩ ở đó không ai đòi giấy tờ. Thực tế, nghĩa vụ về nguồn gốc hàng hoá, nhãn hàng hoá và bảo vệ người tiêu dùng áp dụng cho hàng bạn bán bất kể bán ở đâu. Cơ quan quản lý thị trường kiểm tra hàng bán trực tuyến bằng cách đặt mua, theo dõi kho, và đối chiếu chứng từ như với cửa hàng.
Khác biệt duy nhất là trên mạng xã hội không có bộ lọc của sàn ở phía trước. Nếu có khiếu nại từ khách hoặc kiểm tra, bạn đối diện trực tiếp với cơ quan chức năng mà không qua bước giải trình với sàn. Vì vậy, bộ hồ sơ như mô tả ở trên còn cần thiết hơn với người bán chủ yếu qua mạng xã hội.
Lời khuyên thực tế: dùng cùng một hệ thống hồ sơ cho mọi kênh bán. Hàng lấy từ một kho, một nguồn, mang một bộ giấy tờ, dù đơn đến từ sàn, từ trang riêng hay từ phiên livestream. Khi kênh bán thay đổi theo xu hướng, hồ sơ nguồn gốc là phần không phải làm lại.
Câu hỏi thường gặp
Bán hàng hộ kinh doanh nhỏ trên sàn có cần đủ hồ sơ như doanh nghiệp không?
Nghĩa vụ chứng minh nguồn gốc hàng hoá không phụ thuộc quy mô. Hộ kinh doanh nhỏ có thể làm hồ sơ gọn hơn, nhưng vẫn phải có giấy tờ về sản phẩm theo ngành hàng và chứng từ mua hàng cho từng đợt nhập.
Nhà cung cấp chỉ bán hàng không hoá đơn thì có nên nhập?
Không nên với hàng định bán trên sàn. Không có hoá đơn hoặc chứng từ hợp lệ, bạn không chứng minh được nguồn gốc khi bị khiếu nại hay kiểm tra, và có thể bị coi là kinh doanh hàng không rõ nguồn gốc.
Hàng tự sản xuất thủ công bán trên sàn cần giấy tờ gì?
Tuỳ ngành hàng. Thực phẩm, mỹ phẩm tự làm có yêu cầu riêng về điều kiện sản xuất và công bố sản phẩm; đồ thủ công mỹ nghệ thông thường thì nhẹ hơn. Hãy xác định đúng ngành hàng rồi kiểm yêu cầu tương ứng trước khi đăng bán.
Sàn yêu cầu giấy uỷ quyền nhưng thương hiệu không cấp cho người bán nhỏ thì sao?
Bạn có thể chứng minh nguồn bằng hoá đơn mua từ nhà phân phối chính thức. Một số sàn chấp nhận cách này với ngành hàng không đòi uỷ quyền bắt buộc. Nếu sàn chỉ chấp nhận uỷ quyền, đó là điều kiện của sàn và bạn cần cân nhắc có bán ngành hàng đó không.
Lưu hồ sơ nguồn gốc bao lâu là đủ?
Ít nhất trong thời gian sản phẩm còn có thể bị khiếu nại hoặc kiểm tra, và không ngắn hơn thời hạn lưu chứng từ theo pháp luật kế toán, thuế. Lưu bản điện tử có sao lưu là cách tiết kiệm và an toàn.
Bị gỡ sản phẩm sai thì có đòi lại được không?
Bạn có quyền giải trình theo quy trình của sàn và gửi chứng từ chứng minh. Nếu khiếu nại của bên thứ ba là sai và gây thiệt hại, bạn có thể xem xét các biện pháp pháp lý, nên trao đổi với luật sư về khả năng và chi phí trước khi quyết định.