Nhà máy dăm gỗ và viên nén gỗ phải chứng minh nguồn gốc hợp pháp của toàn bộ nguyên liệu đầu vào giống như mọi cơ sở chế biến lâm sản khác: mỗi lần nhập có bảng kê, mỗi lô có sổ theo dõi, và tổng đầu vào phải cân đối được với tổng sản phẩm bán ra. Cái khó riêng của ngành này là nguyên liệu nhỏ, rẻ, đến từ rất nhiều hộ và nhiều lớp thu gom, cộng thêm phụ phẩm từ xưởng khác, nên chuỗi giấy tờ dễ đứt nhất.
Dăm gỗ và viên nén là mặt hàng xuất khẩu lớn, chủ yếu sang các thị trường châu Á dùng làm nguyên liệu giấy và nhiên liệu sinh khối. Khách mua ngày càng hỏi không chỉ chuyện hợp pháp mà cả chuyện bền vững: nguyên liệu có làm mất rừng không, có phải gỗ lẽ ra dùng làm đồ gỗ bị băm ra không. Bài này đi vào phần hồ sơ và tổ chức thu mua để nhà máy trả lời được những câu hỏi đó. Yêu cầu cụ thể của từng thị trường thay đổi theo thời gian; hãy kiểm với khách hàng và nguồn chính thức của nước nhập khẩu.
Vì sao chuỗi nguyên liệu dăm và viên nén dễ đứt
Một nhà máy dăm cỡ vừa có thể nhận gỗ từ hàng trăm, thậm chí hàng nghìn hộ trồng rừng mỗi năm. Phần lớn gỗ không đến thẳng từ hộ mà qua thương lái, qua bãi tập kết, có khi qua hai ba lớp. Mỗi xe gỗ chỉ đáng giá vài chục triệu, nên người ta ít chịu khó làm giấy tờ cho từng xe.
Viên nén còn phức tạp hơn, vì ngoài gỗ tròn nhỏ, nguyên liệu còn có mùn cưa, bìa bắp, đầu mẩu, phôi lỗi mua từ các xưởng xẻ, xưởng mộc. Mỗi loại phụ phẩm này lại có nguồn gốc là gỗ đầu vào của xưởng bán, nên muốn chứng minh hợp pháp phải dựa vào hồ sơ của chính xưởng đó.
Hệ quả là khi khách hàng hoặc người đánh giá hỏi "lô viên nén này làm từ gỗ ở đâu", nhiều nhà máy chỉ trả lời được bằng tổng: năm qua mua bao nhiêu tấn từ những tỉnh nào. Cách trả lời đó không còn đủ với những khách hàng có yêu cầu cao. Nhà máy cần một hệ thống thu mua đủ chi tiết để trả lời: xe gỗ này đến từ hộ nào, lô rừng nào, với giấy tờ gì.
Hồ sơ theo từng loại nguyên liệu đầu vào
Mỗi loại nguyên liệu có giấy tờ nền riêng. Bảng dưới là hướng chuẩn bị; mẫu biểu theo văn bản hiện hành.
| Nguyên liệu | Nguồn thường gặp | Hồ sơ nên có khi nhập | Điểm cần kiểm |
|---|---|---|---|
| Gỗ tròn nhỏ rừng trồng | Hộ trồng rừng, thương lái, công ty lâm nghiệp | Bảng kê của chủ lâm sản; giấy tờ đất hoặc thông tin lô rừng; phiếu cân | Khối lượng so với diện tích khai thác |
| Cành ngọn, gỗ tận dụng sau khai thác | Hộ trồng rừng, đội khai thác | Bảng kê ghi rõ là cành ngọn từ lô rừng nào | Không để lẫn với gỗ thân không rõ nguồn |
| Gỗ cây phân tán, cây vườn | Hộ dân, thương lái | Bảng kê; giấy tờ đất | Số cây, kích thước so với khối lượng |
| Mùn cưa, bìa bắp, đầu mẩu | Xưởng xẻ, xưởng mộc, nhà máy đồ gỗ | Bảng kê phụ phẩm của xưởng bán; thông tin loài gỗ chính | Xưởng bán có sổ theo dõi và nguồn gỗ hợp pháp không |
| Gỗ nhập khẩu làm nguyên liệu | Doanh nghiệp nhập khẩu | Tờ khai, bản tự khai báo, bảng kê | Nước khai thác, loài rủi ro |
| Gỗ sau xử lý tịch thu | Đợt bán tài sản | Giấy tờ bán tài sản; bảng kê | Khối lượng còn lại sau mỗi lần bán |
Nếu nhà máy cam kết với khách chỉ dùng một số loại nguyên liệu, ví dụ chỉ phụ phẩm và gỗ rừng trồng, thì bảng này cũng là căn cứ để chứng minh cam kết đó.
Tổ chức thu mua để giấy tờ không đứt
Hồ sơ tốt bắt đầu từ cổng nhà máy. Trình tự dưới giúp nhà máy kiểm soát được nguồn gốc mà không làm chậm việc nhập hàng.
- Lập danh sách nhà cung cấp được chấp nhận: thương lái, bãi tập kết, xưởng bán phụ phẩm. Mỗi người có hồ sơ cơ bản và cam kết chỉ giao gỗ có nguồn gốc.
- Yêu cầu mỗi xe có bảng kê của chủ lâm sản, kèm thông tin hộ và lô rừng hoặc xưởng phát sinh phụ phẩm.
- Tại trạm cân, nhân viên đối chiếu bảng kê với xe, ghi số phiếu cân lên bảng kê và ngược lại.
- Nhập dữ liệu vào sổ theo dõi trong ngày: nhà cung cấp, hộ nguồn, tỉnh, xã, loại nguyên liệu, khối lượng.
- Xe thiếu giấy tờ thì không nhận vào khu nguyên liệu chính; nếu nhà máy có chính sách nhận tạm để chờ bổ sung, phải để riêng và có hạn chót.
- Định kỳ kiểm tra ngẫu nhiên một số hộ nguồn để xác nhận thông tin thương lái cung cấp là thật.
Bước kiểm tra ngẫu nhiên hộ nguồn là bước nhiều nhà máy bỏ qua vì tốn công, nhưng nó là cách duy nhất để biết thương lái có đang ghi tên hộ cho đủ thủ tục hay không. Chỉ cần thăm vài hộ mỗi tháng là đã đủ tạo kỷ luật trong chuỗi thu mua.
Cân đối khối lượng: phép thử mà mọi người đánh giá đều làm
Đầu vào phải giải thích được đầu ra. Tổng khối lượng gỗ, phụ phẩm nhập theo sổ, trừ hao hụt và độ ẩm mất đi khi sấy, phải tương ứng với tổng dăm hoặc viên nén bán ra. Chênh lệch lớn là dấu hiệu có nguyên liệu không qua sổ.
Độ ẩm là biến số lớn nhất. Gỗ tươi có thể chứa nhiều nước; viên nén thành phẩm rất khô. Nhà máy nên đo độ ẩm đầu vào theo mẫu và ghi lại, để có hệ số quy đổi đáng tin thay vì một con số ước chừng.
Tỷ lệ phụ phẩm phải hợp lý với nguồn bán. Một xưởng mộc nhỏ không thể bán ra lượng mùn cưa nhiều hơn khả năng sinh ra từ lượng gỗ họ xẻ. Đối chiếu khối lượng phụ phẩm mua với quy mô xưởng bán là cách phát hiện nguồn đáng ngờ.
Làm cân đối theo kỳ ngắn. Cân đối hằng tháng giúp phát hiện sớm. Cân đối hằng năm thì khi phát hiện vấn đề đã quá muộn để lần ra lô nào.
Ghi lại phương pháp tính. Người đánh giá sẽ hỏi cách tính. Một bản mô tả phương pháp, có số liệu đo thực tế làm căn cứ, có giá trị hơn mọi bảng tổng hợp đẹp.
Yêu cầu của khách hàng nước ngoài: hợp pháp và bền vững
Với dăm gỗ làm giấy, khách hàng thường hỏi về tính hợp pháp và tỷ lệ nguyên liệu từ rừng có chứng nhận quản lý bền vững. Với viên nén làm nhiên liệu sinh khối, một số nước nhập khẩu gắn cơ chế hỗ trợ điện sinh khối với yêu cầu chứng minh tính hợp pháp và tính bền vững của nhiên liệu, nên người mua cuối cùng ở những nước đó đòi hồ sơ rất kỹ. Chi tiết yêu cầu và lịch áp dụng do từng nước quy định và thay đổi theo thời gian.
Điểm chung là khách không chỉ cần một chứng nhận treo tường. Họ muốn dữ liệu theo lô: lô hàng này có bao nhiêu phần trăm gỗ rừng trồng, bao nhiêu phần trăm phụ phẩm, nguồn từ những vùng nào, có phần nào từ rừng có chứng nhận. Hệ thống thu mua ở phần trên là nền để trả lời.
Điều nhà máy phải tránh tuyệt đối là khai về tỷ lệ chứng nhận hoặc loại nguyên liệu cao hơn thực tế để bán được giá. Những khai báo như vậy, nếu bị phát hiện, ảnh hưởng không chỉ tới một nhà máy mà tới uy tín của cả ngành hàng. Khi khách đưa ra cam kết mà nhà máy không chắc đáp ứng, hãy thương lượng lại câu chữ trước khi ký.
Nếu nhà máy gặp tranh chấp với khách vì một lô hàng bị cho là không đạt yêu cầu nguồn gốc, hoặc bị cơ quan trong nước xem xét về hồ sơ nguyên liệu, hãy tập hợp hồ sơ theo lô và nhờ người làm nghề thương mại xem trước khi trả lời chính thức.
Làm việc với nhóm hộ và hợp tác xã trồng rừng
Cách bền nhất để có hồ sơ nguyên liệu tốt là không chỉ dựa vào thương lái mà xây quan hệ trực tiếp với nhóm hộ, hợp tác xã trồng rừng ở vùng nguyên liệu chính. Hợp tác xã có danh sách thành viên, diện tích, năm trồng, kế hoạch khai thác; nhà máy biết trước được lượng gỗ sẽ về và nguồn của từng lô.
Một số nhà máy hỗ trợ nhóm hộ làm hồ sơ quản lý rừng, lấy toạ độ lô rừng, thậm chí hỗ trợ chi phí đánh giá chứng nhận, đổi lại là cam kết bán gỗ cho nhà máy. Cách làm này cần hợp đồng rõ ràng về giá, khối lượng, thời hạn và quyền sử dụng thông tin của hộ, để tránh tranh chấp khi giá thị trường biến động.
Thương lái vẫn có chỗ đứng trong mô hình này, vì họ lo khâu khai thác và vận chuyển. Điều thay đổi là thương lái làm việc trên danh sách hộ và lô rừng đã biết, thay vì tự gom từ những nơi nhà máy không biết. Khi một xe gỗ về, thông tin nguồn đã có sẵn trong hệ thống của nhà máy, nhân viên trạm cân chỉ cần đối chiếu.
Những việc nhà máy nhỏ có thể làm ngay
Không phải nhà máy nào cũng có phần mềm hay bộ phận chuyên trách. Với nguồn lực hạn chế, các việc sau mang lại nhiều nhất:
- Thống nhất một mẫu bảng kê và một mẫu phiếu thông tin hộ nguồn, phát cho mọi thương lái.
- Đặt quy tắc "không bảng kê, không cân" tại cổng, áp dụng cho mọi người kể cả nhà cung cấp quen.
- Ghi sổ trong ngày, không để dồn cuối tuần.
- Làm cân đối khối lượng mỗi tháng, ghi rõ hệ số độ ẩm và hao hụt đã dùng.
- Thăm ngẫu nhiên vài hộ nguồn và vài xưởng bán phụ phẩm mỗi tháng.
- Lưu hồ sơ theo lô xuất, không theo năm.
Sáu việc này không đòi đầu tư lớn, nhưng đủ để nhà máy trả lời phần lớn câu hỏi của cơ quan kiểm tra và khách hàng. Khi đã quen, việc chuyển lên phần mềm chỉ là đổi công cụ.
Câu hỏi thường gặp
Mùn cưa và bìa bắp có cần bảng kê lâm sản không?
Phụ phẩm gỗ vẫn là lâm sản. Khi bán và vận chuyển với khối lượng đáng kể, nên có bảng kê ghi rõ loại phụ phẩm và nguồn phát sinh, để bên mua có căn cứ ghi sổ và chứng minh nguồn.
Nhà máy dăm có phải ghi sổ theo dõi nhập xuất lâm sản không?
Có. Nhà máy dăm, viên nén là cơ sở chế biến lâm sản, có nghĩa vụ ghi sổ theo dõi nhập, xuất và báo cáo theo quy định hiện hành như các cơ sở chế biến khác.
Thương lái không chịu cung cấp tên hộ nguồn thì làm sao?
Giải thích rằng thông tin hộ nguồn là điều kiện để nhà máy bán được cho khách có yêu cầu cao, và cân nhắc chính sách giá khác cho xe có đủ thông tin. Về lâu dài, nên ưu tiên thương lái minh bạch.
Viên nén làm từ gỗ rừng trồng có được coi là bền vững không?
Tuỳ tiêu chí của thị trường và khách hàng. Gỗ rừng trồng hợp pháp là điều kiện nền, nhưng một số tiêu chí còn xét đến việc rừng có được trồng lại, có chứng nhận quản lý hay không. Đọc kỹ yêu cầu của khách.
Có nên mua phụ phẩm từ xưởng không có hồ sơ gỗ đầu vào không?
Không nên. Phụ phẩm kế thừa nguồn gốc của gỗ đầu vào; xưởng bán không chứng minh được gỗ của họ thì phụ phẩm cũng không chứng minh được. Lô đó có thể làm hỏng cả lô hàng xuất của bạn.
Khách hàng yêu cầu toạ độ lô rừng của từng hộ thì có khả thi không?
Khả thi nếu tổ chức tốt, đặc biệt khi làm việc qua hợp tác xã hoặc nhóm hộ. Thu thập dần khi mua, lưu theo mã hộ, và chỉ dùng thông tin cho mục đích chứng minh nguồn gốc.