Với một số loại quả và một số thị trường, lô hàng phải được xử lý kiểm dịch như chiếu xạ, xử lý hơi nước nóng, xử lý lạnh hoặc xông hơi tại cơ sở được công nhận cho thị trường đó, và chuỗi hồ sơ từ nhà đóng gói tới cơ sở xử lý phải liền mạch để chứng minh đúng lô đã được xử lý đúng cách. Nhà đóng gói không tự chọn biện pháp: biện pháp do thoả thuận kiểm dịch giữa hai nước quy định cho từng loại quả.
Bài này không bàn kỹ thuật xử lý, liều lượng hay nhiệt độ, vì đó là việc của cơ sở xử lý và cơ quan chuyên ngành. Bài tập trung vào phần thủ tục: khi nào cần, chọn cơ sở xử lý ra sao, hợp đồng và giao nhận lô thế nào, giấy tờ nào nối hai bên, và những chỗ dễ đứt chuỗi hồ sơ.
Biện pháp xử lý do đâu mà có
Khi một nước mở cửa cho một loại quả tươi của Việt Nam, hai cơ quan kiểm dịch thường đàm phán một bộ điều kiện: vùng trồng và cơ sở đóng gói phải đăng ký, loại sinh vật gây hại nào phải kiểm soát, và biện pháp xử lý sau thu hoạch nào được chấp nhận. Có thị trường chấp nhận chiếu xạ, có thị trường yêu cầu xử lý nhiệt bằng hơi nước nóng, có nơi chấp nhận xử lý lạnh trong quá trình vận chuyển, có nơi chỉ yêu cầu kiểm tra và không bắt buộc xử lý.
Vì vậy cùng một loại quả, đi hai thị trường khác nhau có thể cần hai cách xử lý khác nhau; cùng một thị trường, hai loại quả khác nhau cũng vậy. Ví dụ thường được nhắc tới: một số loại quả như thanh long, nhãn, vải đi một số thị trường xa phải chiếu xạ, trong khi thanh long hay xoài đi một số thị trường Đông Bắc Á lại dùng xử lý hơi nước nóng. Danh sách thay đổi theo từng thoả thuận và có thể đã được cập nhật.
Trước khi nhận đơn hàng, bạn nên hỏi cơ quan bảo vệ thực vật hoặc tra trên nguồn chính thức yêu cầu hiện hành cho đúng cặp loại quả và thị trường, thay vì dựa vào kinh nghiệm của một mùa trước.
Các tình huống tổ chức xử lý thường gặp
Tuỳ vị trí và quy mô, nhà đóng gói có thể tổ chức việc xử lý theo những cách khác nhau. Mỗi cách có điểm cần lưu ý về thủ tục.
| Tình huống | Cách làm | Điểm cần lưu ý |
|---|---|---|
| Thiết bị xử lý đặt ngay tại xưởng | Xưởng đầu tư thiết bị, ví dụ buồng hơi nước nóng, và xin công nhận | Thiết bị và quy trình phải được công nhận cho thị trường; hồ sơ vận hành từng mẻ |
| Gửi lô tới cơ sở xử lý độc lập | Đóng thùng tại xưởng, vận chuyển tới cơ sở xử lý, xử lý xong đi thẳng ra cảng | Chuỗi niêm phong và giao nhận giữa hai địa điểm |
| Cơ sở xử lý kiêm đóng gói | Quả thô đưa tới, cơ sở xử lý vừa đóng gói vừa xử lý | Mã cơ sở đóng gói là mã của địa điểm đó, không phải của bạn |
| Xử lý lạnh trong vận chuyển | Container lạnh được giám sát nhiệt độ suốt hành trình | Thiết lập, ghi nhận và hồ sơ nhiệt độ theo yêu cầu thị trường |
Thông tin về các cơ sở xử lý được công nhận cho từng thị trường thường do cơ quan bảo vệ thực vật quản lý hoặc công bố. Đừng dựa vào lời giới thiệu miệng; hỏi bằng văn bản hoặc tra trên nguồn chính thức.
Chọn cơ sở xử lý: hỏi gì trước khi ký
Có được công nhận cho đúng thị trường và loại quả không. Công nhận cho chiếu xạ quả đi một nước không tự động có giá trị cho nước khác. Xin xem văn bản và đối chiếu với danh sách chính thức.
Lịch xử lý và công suất mùa cao điểm. Mùa vụ chính, nhiều nhà đóng gói cùng gửi hàng, thời gian chờ có thể kéo dài. Quả chờ lâu ngoài kho lạnh là rủi ro chất lượng.
Có cán bộ kiểm dịch giám sát không và lịch làm việc của họ. Một số thị trường yêu cầu cán bộ kiểm dịch có mặt hoặc giám sát quá trình xử lý; lịch của họ quyết định lịch xử lý của bạn.
Quy định về đóng gói đầu vào. Cơ sở xử lý thường có yêu cầu về loại thùng, cách xếp pallet, khối lượng mỗi pallet để xử lý đồng đều. Đóng sai phải đóng lại.
Hồ sơ họ trả lại cho bạn. Giấy chứng nhận xử lý hoặc biên bản xử lý ghi những gì, nối với mã lô của bạn ra sao, bao lâu sau khi xử lý thì có.
Chuỗi giao nhận một lô từ xưởng tới cơ sở xử lý
Khi xưởng và cơ sở xử lý ở hai địa điểm, chuỗi giao nhận là chỗ dễ đứt nhất. Một trình tự đủ chặt có thể như sau:
- Xưởng đóng thùng theo quy cách cơ sở xử lý yêu cầu, ghi mã lô trên từng thùng và từng pallet.
- Lập phiếu giao lô ghi mã lô, số pallet, số thùng, khối lượng, loại quả, thị trường đích.
- Xếp lên xe lạnh, niêm phong xe, ghi số niêm phong vào phiếu giao.
- Tại cơ sở xử lý, kiểm niêm phong còn nguyên, đếm pallet, ký nhận trên phiếu.
- Cơ sở xử lý thực hiện xử lý, ghi biên bản cho từng mẻ, nêu các mã lô có trong mẻ.
- Sau xử lý, hàng được giữ trong khu cách ly hoặc đưa thẳng vào container được niêm phong theo yêu cầu.
- Cơ sở xử lý gửi giấy tờ xử lý cho chủ hàng; xưởng lưu bản sao nối với sổ xuất.
Ở mỗi bước, mã lô phải giữ nguyên. Nếu cơ sở xử lý gộp hay tách pallet để xếp mẻ, việc gộp tách phải được ghi lại để biết lô nào ở mẻ nào.
Những chỗ chuỗi hồ sơ hay đứt
Phần lớn rắc rối ở khâu xử lý không đến từ thiết bị mà từ giấy tờ không khớp. Các điểm hay gặp:
- Mã lô trên phiếu giao của xưởng khác với mã lô trên biên bản xử lý vì hai bên dùng hai cách đánh mã.
- Số thùng giao và số thùng xử lý chênh nhau vì có thùng bị loại ở cơ sở xử lý mà không lập biên bản.
- Lô bị tách thành hai mẻ nhưng chỉ có một biên bản.
- Niêm phong xe không được ghi số hoặc ghi sai.
- Hàng chờ xử lý quá lâu, chất lượng giảm, chủ hàng tự ý đổi thùng mà không báo.
- Giấy tờ xử lý về muộn, chứng thư kiểm dịch đã lập theo thông tin cũ.
Cách phòng đơn giản là hai bên thống nhất một mẫu phiếu giao nhận chung, dùng chung một cách đánh mã lô, và có một người đầu mối mỗi bên chịu trách nhiệm đối chiếu trước khi hàng rời cơ sở xử lý.
Chi phí và thời gian: các yếu tố cấu thành
Phí xử lý của cơ sở. Thường tính theo khối lượng, theo pallet hoặc theo mẻ, tuỳ cơ sở. Bài không nêu mức cụ thể; hỏi báo giá bằng văn bản và hỏi rõ phí phát sinh khi phải xử lý lại.
Vận chuyển lạnh hai chặng. Từ xưởng tới cơ sở xử lý, rồi từ cơ sở xử lý ra cảng hoặc sân bay. Khoảng cách xa làm tăng cả chi phí lẫn rủi ro chất lượng.
Thời gian chờ. Chờ lịch xử lý, chờ cán bộ giám sát, chờ đủ hàng cho một mẻ. Mỗi ngày chờ là một ngày quả mất độ tươi, có khi phải trả thêm phí lưu kho lạnh.
Hao hụt. Quả bị loại sau xử lý vì không đạt chất lượng, thùng bị hỏng khi bốc xếp. Nên thoả thuận trước cách ghi nhận hao hụt và ai chịu.
Chi phí hồ sơ. Thời gian người làm hồ sơ đối chiếu, dịch thuật nếu cần, chi phí làm lại khi giấy tờ sai. Khoản này nhỏ nhưng hay bị bỏ qua khi tính giá thành.
Lập kế hoạch mùa vụ cùng cơ sở xử lý
Đừng đợi tới khi có đơn hàng mới gọi cơ sở xử lý. Trước mùa chính, nhà đóng gói và chủ hàng nên gặp cơ sở xử lý để thống nhất sản lượng dự kiến theo tuần, những ngày cao điểm, quy cách đóng gói đầu vào, mẫu phiếu giao nhận và đầu mối liên lạc hai bên. Cơ sở xử lý cũng cần biết sớm để sắp lịch với cán bộ giám sát, nếu thị trường có yêu cầu này.
Nên có phương án dự phòng cho những ngày cơ sở xử lý quá tải hoặc thiết bị bảo trì: có cơ sở thứ hai được công nhận không, có thể lùi ngày hái không, có kho lạnh chờ đủ điều kiện không. Ví dụ giả định: một hợp tác xã nhãn ở Hưng Yên biết cơ sở xử lý thường kín lịch vào tuần giữa vụ, nên thoả thuận với vùng trồng dàn ngày hái và đặt lịch xử lý trước hai tuần.
Kế hoạch này nên được viết ra, gửi cho cả vùng trồng, nhà đóng gói và cơ sở xử lý, cập nhật mỗi tuần trong mùa. Một tờ lịch chung giúp ba bên tránh đẩy rủi ro cho nhau.
Trách nhiệm khi lô đã xử lý vẫn bị phát hiện vấn đề
Nếu lô hàng đã qua xử lý mà nước nhập khẩu vẫn phát hiện sinh vật gây hại sống, câu hỏi sẽ đặt ra cho cả ba phía: vùng trồng, nhà đóng gói và cơ sở xử lý. Hồ sơ giao nhận, biên bản xử lý và dữ liệu vận hành là căn cứ để xác định khâu nào có vấn đề, chẳng hạn xử lý chưa đạt, hay hàng bị nhiễm lại sau xử lý do niêm phong không đảm bảo.
Hợp đồng giữa chủ hàng, nhà đóng gói và cơ sở xử lý nên ghi rõ nghĩa vụ cung cấp hồ sơ khi có sự cố, và cách phân chia trách nhiệm theo kết quả điều tra. Khi có tranh chấp đáng kể về thiệt hại, bạn nên hỏi luật sư trên AI Cố Vấn trước khi thương lượng.
Về phía cơ quan quản lý, việc xử lý vi phạm cụ thể theo văn bản hiện hành; bài này không nêu mức xử lý. Điều bạn kiểm soát được là giữ chuỗi hồ sơ đủ chặt để trả lời được mọi câu hỏi.
Câu hỏi thường gặp
Chiếu xạ có làm quả mất quyền ghi là tự nhiên không?
Một số thị trường yêu cầu ghi nhãn hoặc biểu tượng cho thực phẩm đã chiếu xạ. Nội dung ghi nhãn thuộc quy định của nước nhập khẩu; bạn nên đối chiếu yêu cầu hiện hành của thị trường đó và thống nhất với người mua.
Nhà đóng gói có thể tự xử lý hơi nước nóng không?
Có thể nếu đầu tư thiết bị và được công nhận cho đúng thị trường, loại quả. Việc công nhận thường gồm kiểm tra thiết bị, quy trình, thử nghiệm và giám sát. Đây là khoản đầu tư lớn, nên cân nhắc sản lượng và độ ổn định của thị trường.
Xử lý xong có cần kiểm dịch lại không?
Thường lô hàng vẫn phải qua kiểm tra để được cấp chứng thư kiểm dịch, và giấy tờ xử lý là một phần của bộ hồ sơ. Trình tự cụ thể tuỳ thị trường và hướng dẫn của cơ quan kiểm dịch.
Có được gộp quả của nhiều nhà đóng gói vào một mẻ xử lý không?
Tuỳ quy định của cơ sở xử lý và yêu cầu thị trường. Nếu được gộp, biên bản xử lý phải ghi rõ các mã lô và mã cơ sở đóng gói có trong mẻ để truy xuất. Nhiều chủ hàng chọn xử lý riêng để tránh liên đới.
Thời gian từ đóng thùng tới xử lý có bị giới hạn không?
Một số thoả thuận có yêu cầu về thời gian hoặc điều kiện bảo quản trước xử lý; nếu không có, chất lượng quả vẫn là giới hạn thực tế. Hãy hỏi cơ sở xử lý và cơ quan kiểm dịch để lập kế hoạch giao lô phù hợp.
Giấy tờ xử lý do ai giữ?
Cơ sở xử lý giữ hồ sơ vận hành gốc; chủ hàng nhận giấy chứng nhận hoặc biên bản để làm thủ tục. Nhà đóng gói nên giữ bản sao gắn với mã lô để khi có câu hỏi truy xuất, không phải đi xin lại.